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Warum Du Dein CRM stets auf dem neuesten Stand halten solltest

November 13, 2020
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Ein CRM-System ist wahrscheinlich das Herz deines Unternehmens oder zumindest enorm bedeutend für einen reibungslosen Ablauf. Egal wie umfassend, komplex oder einfach gehalten: ein gutes CRM hilft dir, auf dem aktuellsten Stand zu sein, Leads zu erfassen, potenzielle Leads zu erkennen und deine Tätigkeiten zu steuern.  

Eine Herausforderung ist hierbei, das CRM immer auf dem neuesten Stand zu halten. Ständig gibt es Änderungen sowie neue Informationen und Daten, die an vielen unterschiedlichen Stellen vom Unternehmen aufgenommen werden. Dabei ist die Aktualisierung deines CRM-Systems maßgeblich dafür, dein Unternehmen zu schützen oder auszubauen, egal ob es gerade besonders gut läuft oder Ungewissheit vorherrschend ist.  

Wir zeigen auf, wieso ein zeitgemäßes CRM-System so wichtig ist und wieso dessen Automatisierung dabei unabdingbar ist.

Damit ein CRM genau das bieten kann, was es soll, nämlich Überblick und Organisation, ist es von besonderer Bedeutung, dieses zu pflegen. Allerdings ist das eine Aufgabe, die gerne selbst in den besten Zeiten vernachlässigt wird. Dabei ist es im Zuge der aktuellen wirtschaftlichen Veränderungen und Unsicherheiten bedeutender denn je, dein CRM-System auf dem neuesten Stand zu halten. 

Warum dir ein aktualisiertes CRM hilft, dein Unternehmen voran zu bringen

Die aktuelle Krise trifft verschiedene Sektoren und Unternehmen unterschiedlich stark. Besonders wenn du Kund*innen aus unterschiedlichen Branchen hast, wird es schnell unübersichtlich, wer Probleme hat und wer schneller wieder auf die Beine kommt. Besonders die schwer getroffene Kunst-, Kultur- und Unterhaltungsbranche könnte laut McKinsey bis zu fünf Jahre benötigen, bis sie sich von der Corona-Krise erholt hat. Andere Branchen, wie etwa der Online-Handel, hingegen haben sogar von der Krise profitiert. Dementsprechend werden auch deine Kund*innen sehr unterschiedlich auf die Pandemie reagieren.  

Zu verstehen, welche Kund*innen-Unternehmen sich wieder erholen werden oder es schon getan haben und wer keine sicheren Aussichten hat, ist entscheidend, um dein Unternehmen zu schützen und voran zu bringen.  

Neben der Branche ist laut McKinsey aber auch das Land und die entsprechende Volkswirtschaft bedeutend für die Erholung von der Corona-Krise. Manche Länder wurden zwar anfänglich hart getroffen, haben aber eine widerstandsfähige, fortgeschrittene Volkswirtschaft. Auch der Stand der Digitalisierung und medizinischen Versorgung kann ausschlaggebend sein. Vor diesem Hintergrund kann die Kenntnis über die Situation deiner Kund*innen-Unternehmen völlig neue Möglichkeiten ergeben.  

Allerdings erfordert die Kenntnis über leistungsfähige Unternehmen und potenzielle Kund*innen eine riesige Datenmenge. Um dein CRM-System manuell und händisch optimal darauf auszurichten und zu updaten, wäre ein hoher Zeitaufwand nötig: Jede Geschäftstätigkeit aller potenziellen Kund*innen, deren Tochterunternehmen, die Lage deren Branche, Änderungen im Management und aktuelle Bemühungen. 

Automatisierung als Lösung für riesige CRM-Datenmengen

Ein Update deines CRMs-Ansatzes mittels Automatisierung ermöglicht es nicht nur, versäumte Recherche und Aktualisierung von Kund*innen-Daten nachzuholen, sondern auch einen Vorspruch gegenüber der Konkurrenz. Indem du der Zeit voraus bist, die Situationen deiner (potenziellen) Kund*innen kennst und verstehst, kannst du dein Angebot besser auf sie zuschneiden, potenzielle Risiken für dein eigenes Unternehmen frühzeitig erkennen und eine optimierte Customer-Journey schaffen.   

Dieser proaktive Ansatz verhilft dir, wertvolle Geschäftskontakte, Cross-Selling-Möglichkeiten und loyale Kund*innen zu erkennen. 

Automatisierung kann dabei helfen, Daten aus verschiedensten Kanälen zu aggregieren und diese im Anschluss strukturiert und just-in-time bereitzustellen. Nicht nur können die Daten aus der eigenen Kommunikation mit Kund*innen akquiriert werden, auch Daten aus öffentlich zugänglichen Medien können in die Analyse einbezogen werden. Die Automatisierung sammelt all diese Daten autonom und ein angeknüpftes, automatisiertes Reporting wirft die relevanten Daten aus. So erkennst du Potenziale und Gefahren, ohne viel Zeit in die händische Sammlung all dieser Informationen zu stecken. 

Do’s 

  • Auf dem neusten Stand über den Veränderungen deiner Kund*innen bleiben 
  • Dopplungen und geschlossene Unternehmen entfernen 
  • Durch dein CRM deinem Vertriebs-Team helfen, die besten Chancen für neue Leads und Closings zu erkennen 
  • Zentralisierung und Verschlankung deiner Daten und Geschäftsprozesse, indem alle Daten gesammelt und einmalig ins CRM laufen 

Dont’s 

  • Auf Grundlage von veralteten Daten aus dem CRM handeln 
  • Deinem Vertriebs-Team wertvolle Zeit stehlen, indem Leads und Kund*innen ohne gute Aussichten angesprochen werden 
  • Dein CRM als statisch betrachten: Automatisierte Updates erlauben deinem CRM, stets auf dem aktuellsten Stand zu sein 

Fazit

Zudem wird dieser Prozess nahtlos integriert und aktualisiert: So hast du mehr Zeit für Alles, was in dieser turbulenten Zeit wirklich zählt: Vertrieb, personalisierte Ansprache und Wachstum.  

Automatisierung im Allgemeinen und deines CRMs im Speziellen hilft dir auch und besonders in der aktuellen Krise, deine Geschäftstätigkeit zu sichern und voranzutreiben. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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