Du produzierst Produkte auf Anfrage und vertreibst diese über deinen Shopify Shop? Oder deine Bestellungen benötigen noch einen letzten Schliff vor dem Versand? Automatisiere die Bestellabwicklung in Shopify und verringere so die Zeit bis zum Versand.
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Individuelle Produkte sind hoch im Kurs. Egal ob kleinere Produkte, wie personalisierte Smartphone-Hüllen oder ganze Portraits, die handgefertigt werden. Für dich als Shopify Betreiber*in bedeutet das jedoch deutlich mehr Aufwand für die Bestellabwicklung. Doch besonders die Koordination kannst du dank Automatisierung vereinfachen und beschleunigen.
Es gab keinen geeigneten Prozess für die Verwaltung von Shopify-Bestellungen mit Stammdaten.
Klassische Abläufe und Prozesse:
Genau das haben wir für einen Kund*innen übernommen, der auf Anfrage Bilder im Cartoon-Stil nach Vorlage zeichnet. Hierfür griff er auf einen Pool von Freelancer*innen zurück, die je nach Kapazität mit dem neuesten Auftrag betraut wurden. Dieses Prozedere setzte aber viel Koordination voraus. Welche*r Freelancer*in hat gerade Kapazitäten? Wie lange wird die Erstellung dauern? Sind die Kund*innen darüber informiert? Durch die Automatisierung der Shopify-Bestellungen und die Anbindung einer Airtable Datenbank werden all diese Fragen nun automatisch geklärt.
Hierfür erstellten wir zunächst eine Datenbank der Freelancer*innen. Die Kapazität und Verfügbarkeit wird dort vermerkt und ständig aktualisiert, etwa wenn ein neuer Auftrag übergeben wurde. Geht eine neue Bestellung ein so wird automatisch mit der Airtable Datenbank abgeglichen, wer Kapazität hat. Diese Person erhält den Auftrag und gibt eine Zeitschätzung ab. Diese wird zurück in die Datenbank synchronisiert. Sollte es zu Verzögerungen der Bestellung kommen, werden die Kund*innen darüber automatisch benachrichtigt.
Ist ein Bild fertig gestellt, geschieht auch die Übergabe automatisch. Die Freelancer*innen laden das Bild an eine spezifischen Ort hoch und über die Auftragsnummer wird identifiziert, um welchen Kunden/ welche Kundin es sich handelt. Dieser erhält automatisch das Bild. Was zuvor Stunden an Absprache und Koordination benötigte, läuft nun voll automatisch ab. So hilft die Automatisierung der Shopify Bestellungen mit Airtable, die Durchlaufzeit drastisch zu verringern und auch die Kapazitäten der Freelancer*innen zu erhöhen.
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