Retail
Digitale HR-Prozesse
Diese Fallstudie zeigt, wie wir zusammen mit Personio und Make das Mitarbeiter*innen-Onboarding automatisieren konnten.
Diese Fallstudie zeigt, wie wir zusammen mit Personio und Make das Mitarbeiter*innen-Onboarding automatisieren konnten.
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Natsana ist ein großer Onlinehändler, der sich derzeit in einer starken Wachstumsphase befindet. Das Umsatzwachstum spiegelt sich auch im Wandel des Personalwesens wider. Es wird mehr Personal eingestellt, Mitarbeiter*innen wechseln die Abteilung, ebenso werden neue Abteilungen gegründet. Natsana stellte sich also die Frage: wie können wir das Onboarding von unseren neuen Mitarbeiter*innen möglichst effizient für alle Beteiligten gestalten?
Mit dem Personalwachstum gingen umfassende administrative Aufgaben einher. Jeder Mitarbeitende musste sowohl im Personaltool, in der Office-Landschaft als auch in Azure Flow erfasst und angelegt werden. Eine händische Erfassung nahm dabei nicht nur viel Zeit ein, sondern birgte auch die Gefahr von Fehlern. Zusätzlich wollte Natsana sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter*innen sich vom ersten Tag an willkommen im neuen Unternehmen fühlen. Dazu gehörte natürlich auch, dass die IT von Beginn an reibungslos funktionierte. Schließlich ist es nervenaufreibend, wenn man am ersten Tag im neuen Job mehrere Stunden mit der IT-Abteilung telefonieren muss, weil man noch nicht als Mitarbeiter*in im System angelegt ist.
Um diesen Schritt zu vermeiden, automatisierten wir die Synchronisation zwischen den einzelnen Systemen. So müssen nicht alle Mitarbeiter*innen einzeln erfasst und aktualisiert werden, sondern werden zunächst von Natsana in Personio angelegt. Sobald ein*e Vorgesetzte*r zugeordnet wird, werden die Daten automatisch an die anderen Systeme übertragen. Das Gleiche gilt auch, wenn sich eine Änderung der Personaldaten bei einem*r Mitarbeiter*in ergibt. Wenn sich beispielsweise der*die Vorgesetzte*r oder der Jobtitel ändert, muss die Anpassung nur in Personio zentral erfolgen. Alles andere macht die Automatisierung im Nachgang mit Power Automate sowie Make ganz von alleine.
Dank der Automatisierung der Personaldaten musste sich Natsana keine Sorgen mehr über den Verlust von Personaldaten machen. Die automatische Synchronisation stellte sicher, dass die Daten in allen Systemen immer auf dem gleichen Stand sind. Zudem fiel enorm viel händische Arbeit weg. So sparte Natsana viel Zeit und konnte sich auf das weitere Umsatzwachstum konzentrieren.
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