Enterprise

Wemakefuture für Natsana: Einführung eines digitalen HR-Prozesses

Wie wir zusammen mit Personio und Make.com (formerly Integromat) das Mitarbeiter Onboarding automatisieren konnten

Natsana ist ein großer Onlinehändler, der sich derzeit in einer starken Wachstumsphase befindet. Das Umsatzwachstum spiegelt sich auch im Wandel des Personalwesens wider. Es wird mehr Personal eingestellt, Mitarbeiter:innen wechseln die Abteilung, ebenso werden neue Abteilungen gegründet. Natsana stellte sich also die Frage: wie können wir das Onboarding von unseren neuen Mitarbeiter:innen möglichst effizient für alle Beteiligten gestalten?

Das Problem

Mit dem Personalwachstum gehen umfassende administrative Aufgaben einher. Jeder Mitarbeiter muss sowohl im Personaltool, in der Office-Landschaft als auch in Azure Flow erfasst und angelegt werden. Eine händische Erfassung nimmt dabei nicht nur viel Zeit ein, sondern birgt auch die Gefahr von Fehlern. Zusätzlich möchte Natsana sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter:innen sich vom ersten Tag an willkommen im neuen Unternehmen fühlen. Dazu gehört natürlich auch, dass die IT von Beginn an reibungslos funktioniert. Schließlich ist es nervenaufreibend, , wenn man am ersten Tag im neuen Job mehrere Stunden mit der IT-Abteilung telefonieren muss, weil man noch nicht als Mitarbeiter:in im System angelegt ist.

Die Lösung

Um diesen Schritt zu vermeiden, haben wir die  wir die Synchronisation zwischen den einzelnen Systemen automatisiert. So müssen nicht alle Mitarbeiter:innen einzeln erfasst und aktualisiert werden. Auf diesem Wege werden alle Mitarbeiter:innen von Natsana in Personio angelegt. Sobald ein:e Vorgesetzte:r zugeordnet wird, werden die Daten automatisch an die anderen Systeme übertragen. Das gleiche gilt auch, wenn sich eine Änderung der Personaldaten bei einem:r Mitarbeiter:in ergibt. Wenn sich beispielsweise der:die Vorgesetzte:r oder der Jobtitel ändert, muss die Anpassung nur in Personio zentral erfolgen. Alles andere macht die Automatisierung im Nachgang mit PowerAutomate sowie Make.com ganz von alleine.

Das Ergebnis

Dank der Automatisierung der Personaldaten muss sich Natsana von nun an keine Sorgen mehr um verlorengegangene Daten ihres Personals machen. Die automatische Synchronisation stellt sicher, dass die Daten in allen Systemen immer auf dem gleichen Stand sind. Zudem fällt enorm viel händische Arbeit weg. Das spart Natsana viel Zeit es kann sich auf das weitere Umsatzwachstum konzentriert werden.

Benefits

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