Tipps und Beispiele

Was kann man automatisieren? 10 Projektbeispiele

April 12, 2021
Was kann man automatisieren

Automatisierung ist ein Begriff, der häufig nur schwer greifbar ist. Ursprünglich meinte er besonders die Automatisierung in der Produktion oder Herstellung. Erst durch Fließbänder und dann durch Roboter werden Tätigkeiten vom Menschen auf Maschinen übertragen. Doch das betrifft nicht ansatzweise alle Unternehmen, besonders nicht Dienstleister:innen aber auch solche Unternehmen, die viele digitale Prozesse zusätzlich zur Produktion haben.  

In diesem Kontext meint Automatisierung, dass digitale Prozesse eigenständig ablaufen können, anstatt Klicks von Menschen zu benötigen. So werden Daten automatisch übergeben und liegen stets an der richtigen Stelle aktuell vor. Daraus ergeben sich unfassbar viele Möglichkeiten. Aber was kann man automatisieren? Was ist überhaupt möglich? Um ein besseres Verständnis hierfür zu schaffen, haben wir gesammelt und stellen hier 10 Beispiele vor, die wir für Kund:innen automatisiert haben.

So möchten wir ein Bewusstsein schaffen, für alles was möglich ist. Denn Automatisierung ist ganz bestimmt nicht nur was für große Konzerne mit noch größeren Produktionsstraßen. Im Gegenteil, besonders kleine und mittelständische Unternehmen können von der Automatisierung profitieren. Wir zeigen, was alles möglich ist.

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Was kann man automatisieren?

Bestellabwicklung im E-Commerce

Ein Kunde, der den Luftreiniger Markt auf Grundlage neuester Technologie revolutionieren möchte, erhielt Unterstützung bei der gesamten Bestellabwicklung. Als Erfinder einer bahnbrechenden Möglichkeit, um Luftreiniger ohne schädliche Abfälle oder Zusatzstoffe zu nutzen, steht das Ziel, pure, saubere Luft für zu Hause oder das Büro zu ermöglichen, im Mittelpunkt. Ultrafreine Partikel, Schadstoffe, Viren und Bakterien werden aus der Luft gefiltert. Doch so neu wie diese Technologie, ist auch der Prozessablauf des Unternehmens.  

Zu Beginn der Automatisierung war noch kein Customer Onboarding etabliert. Zunächst wurden alle Prozessschritte händisch erledigt. Der Shopify Shop stand alleine da und war weder mit der Datenbank noch der Kund:innen- sowie Produktverwaltung verknüpft. Die Lösung war darum nicht nur eine Automatisierung, sondern zunächst auch eine Implementierung zahlreicher Tools: Pipedrive als CRM, Airtable als Datenbank, der bestehende Shopify Store sowie Lexoffice für die Buchhaltung.  

Das Ziel war es, einen nahtlosen, effizienten und vor allem skalierfähigen Onboarding Prozess zu schaffen, da das Unternehmen in der Zukunft mit starkem Wachstum rechnet. Kernstück sind Pipedrive und Airtable, um die verschiedenen Stufen des Onboardings zu erfassen und durch Buttons zu verändern. Je nach Status werden dann unterschiedliche E-Mails mit relevanten Informationen versendet.

Der Shopify Shop wurde ebenfalls mit Airtable und Lexoffice integriert, um den Überblick über Bestellungen und Rechnungen zu behalten. Die Rechnungserstellung verläuft nun automatisiert und speist sich aus den Informationen aus Airtable und Shopify direkt in Lexoffice. Schlussendlich wurde in Airtable ein Bestandsmanagement realisiert, das Übersicht über den Bestand schafft.  

Projektmanagement für Agenturen

Eine internationale Beratungs-Agentur stellte sich ebenfalls die Frage, “was kann man automatisieren?” Für sie konnten wir eine stark veraltete Datenbank durch eine Prozessoptimierung samt Implementierung und Integration neuer Tools ersetzen. Die veraltete Datenbank wurde für nahezu alle Prozesse genutzt: als CRM, für das Projektmanagement aber auch als Grundlage für die Projektabrechnung in der Buchhaltung. Doch das System kam an seine Grenzen: Neue Mitarbeiter:innen brauchten lange, um sich in die Datenbank einzugewöhnen, die Übersicht war schon lange verloren und auch die Suche nach den richtigen, relevanten Daten war zeitaufwändig.

Die Lösung besteht nun aus einer Integration verschiedener Anwendungen: Lexoffice für die Buchhaltung, Plutio für das Projektmanagement, Airtable als zugrundeliegende Datenbank und DocuPilot sowie DocuSign für die automatisierte Angebots- und Vertragserstellung. Die alte Datenbank wurde durch Airtable ersetzt, die über die Cloud zugänglich ist und leicht mit anderen Diensten verbunden werden kann. Über einen Button können in Airtable automatisch Projekte innerhalb von Plutio angelegt oder gestartet werden. Am Ende eines Monats werden fällige Rechnungen automatisch mit Lexoffice erstellt und die Vertragsunterzeichnung für Kunden wird mit DocuPilot automatisiert. Alles ist mit Airtable verbunden, um das Stadium der Projekte und Kund:innen stets im Blick zu behalten.

Durch Ankreuzen einer Checkbox können außerdem automatisch Erinnerungsmails zu bestehenden Angeboten versendet werden, damit potentiellen Kund:innen nicht vergessen gehen. Wird das Angebot akzeptiert, braucht es keine händische Erstellung des Vertrags: Ein Klick auf einen Button im CRM genügt und der Rest wird im Hintergrund erledigt, ohne dass Sie es merken.  

Kund:innen-Onboarding für individualisierte Produkte

Ein weiteres Projekt haben wir für einen Kunden erfolgreich umgesetzt, der individuell gestaltbare Catering-Anhänger anbietet. Diese können online angefordert und an eine Vielzahl von Anforderungen angepasst werden. Da der Produktionsprozess sehr individuell ist, ist es notwendig, dass die Kund:innen zu Beginn umfangreiche Informationen angeben. Dieses Einholen der Informationen und Ausarbeiten von Angeboten geschah zuvor völlig manuell. Die Automatisierung hat in diesem Falle nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen erhöht, da weniger zeitaufwändige und lästige Aufgaben ausgeführt werden müssen.

Der erste Schritt geschieht nun über ein Formular, das in die Automatisierung integriert und mit dem CRM und den E-Mails verknüpft ist. Auf Grundlage der Informationen in Airtable sowie in einem Datenspeicher werden zunächst Newsletter automatisiert an Interessent:innen versendet mit Erinnerungen nach einer gewissen Zeit. Außerdem geschieht die Zuordnung von Kund:innen zu verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter:innen automatisch, wodurch die Zeit, die es braucht, bis Interessent:innen mit dem korrekten Teammitglied verbunden wird, drastisch sank.

Auch hier wird der gesamte Kund:innen-Onboarding-Prozess durch automatisierte E-Mails begleitet, so dass von Anfang an eine enge Kundenkommunikation und -bindung aufgebaut wird. Werden E-Mails im ersten Schritt nicht beantwortet, können ebenfalls Reminder von den Mitarbeiter:innen ausgelöst werden. So oder so, sämtliche Stufen, in denen sich die Kund:innen gerade befinden, werden sowohl im CRM als auch im Datenspeicher gespeichert, um den Mitarbeiter:innen stets einen einfachen Zugang zu diesen Informationen zu ermöglichen.  

Kund:innen-Administration für Finanzhäuser

Ein Finanzhaus für Vermögens- und Finanzierungsberatung wollte die bisher händisch ablaufenden Prozesse für die Kund:innenadministration verbessern. Bisher wurden relevante Kund:innendaten sowie ergänzende Unterlagen wie Ordner auf einem lokalen Server händisch gespeichert. Auch das Ausfüllen der Unterlagen sowie die Zuordnung der Unterlagen zu den Kund:innen geschah händisch. Für all diese Tätigkeiten gab es zudem kein zentrales System für das Customer Relationship Management.  

Die Lösung stellt eine Mischung aus Google Mail, Google Drive, Pipedrive und Calendly dar:

Als ersten Schritt implementierten wir ein Google Formular auf der Website des Finanzhauses, das die dort angegebenen Daten automatisch in einem Datenspeicher ablegt. Im Anschluss wird für jede:n Kund:in ein eigener Ordner in Google Drive angelegt. Außerdem wird ein neuer Kontakt in Pipedrive, ein Cloud-CRM, angelegt. Wird nun ein Verkaufsgespräch mit der entsprechenden Person vereinbart, müssen die Mitarbeiter:innen nur noch das Datum und die Uhrzeit ebenfalls im Datenspeicher eingeben und es wird automatisch ein Eintrag im Kalender der entsprechenden Vertriebsmitarbeiter:innen über Calendly erzeugt. Auch eine Terminbestätigung wird in diesem Zuge an die Kund:innen versendet.  

Zuletzt können die Mitarbeiter:innen noch eine E-Mail an eine erzeugte No-Reply Adresse mit einem bestimmten Code senden, wodurch die Datei-Anhänge automatisch in den korrekten Kund:innen-Ordner in Google Drive hochgeladen werden.  

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Was kann man automatisieren? Die gesamte Customer Journey für Unternehmensberatungen

Nautylus ist eine moderne Unternehmensberatung für Marketing, Digitalisierung und Content-Production. Die Beratung unterstützt ihre Kund:innen dabei, neue Web- und Marketingstrategien zu entwickeln und umzusetzen und hilft somit besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen ihre digitale Präsenz zu verbessern.  

Genau darum war es das Anliegen von Nautylus die eigene Customer Journey auf der Website zu verbessern. Besonders das Versenden von E-Mails und die Erstellung wichtiger Dokumente wie NDA, AGBs oder Datenschutzvereinbarungen für Projekte, standen im Mittelpunkt. Diese Prozesse sollten durch ein umfassendes Projektmanagement System erweitert und ergänzt werden, um wiederkehrende Prozessschritte nicht mehr händisch ausführen zu müssen.  

Zu Beginn wurde ein Google Formular auf der Website implementiert, in das die Kund:innen ihre Daten eingeben können und so den gesamten Prozess starten. Die Informationen werden automatisiert in eine Datenbank in Airtable übertragen. Dort können weitere Aktionen über Buttons eingeleitet werden, je nach Projektstatus. Ein Button beispielsweise löst ein neues Projekt im Projektmanagementtool Plutio aus. Anhand einer Vorlage wird ein neues Projekt erzeugt, für welches die Kund:innen zeitgleich registriert werden und so den Fortschritt ihres Projektes einsehen sowie kollaborieren können. Hieran angebunden wird automatisiert ein Ordner in Google Drive angelegt, um alle relevanten Unterlagen und Dokumente dort abzulegen und mit den Kund:innen zu teilen.

Ein weiterer Button startet die Versendung der AGBs, Datenschutzvereinbarung und einer Geheimhaltungsvereinbarung, falls diese gewünscht wird. Diese Unterlagen werden anhand einer Vorlage mit den Stammdaten aus Airtable ergänzt und anschließend für die digitale Signatur an die Kund:innen versendet. Der gesamte Prozess wird durch automatisierte E-Mails begleitet, um die Kund:innen stets über den aktuellen Stand des Onboardings und Projektes zu informieren.

Den Vertriebsprozess für Dienstleister:innen  

Für ein Hamburger Unternehmen, das Berufstätigen hilft, eine geeignete Partnerhochschule für eine Promotion zu finden und die Kund:innen während des gesamten Prozesses des Schreibens und Veröffentlichens der Promotion unterstützt, haben wir den aufwändigen Onboarding Prozess durch eine effiziente Ergänzung der bestehenden Prozesse deutlich verkürzt. Vor allem Menschen, deren Universitätskarriere schon länger zurückliegt und die in einem Vollzeitjob arbeiten, gehören zur Zielgruppe.  

Der Vertriebsprozess war zunehmend ein zeitaufwändiger Prozess geworden, der nicht skalierbar war und schnell an seine Grenzen stieß. Das Onboarding von Kund:innen und das Matching mit geeigneten europäischen Universitäten bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass die Bewerber:innen die Anforderungen für eine Promotion erfüllen, ist ein langwieriger und umfangreicher Prozess. Viele Dokumente und Unterlagen, wie Urkunden, Zeugnisse, Nachweise und Personaldokumente, müssen eingeholt werden.

Der erste Schritt war die korrekte Anbindung des Kontaktformulars auf der WordPress-Website des Kunden. Neben dem Versand einer E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter:innen werden die Informationen der Kund:innen in einer Datenbank in Airtable gespeichert.  

Da der laufende Kontakt mit Kund:innen über E-Mail abgebildet wird, wurde auch Outlook integriert. Auf diese Weise können potenzielle Kund:innen nach einem Erstkontakt an ihre Promotionsmöglichkeit erinnert werden und es können jedes Mal zum richtigen Zeitpunkt wertvolle Informationen bereitgestellt werden.    

Damit all diese Informationen auch für die Mitarbeiter:innen auf übersichtliche und intuitive Weise zur Verfügung stehen, wurde das bestehende CRM Pipedrive erweitert und bildet somit die zentrale Konsole, um den Kund:innenstatus zu tracken. Durch die Zuweisung verschiedener Kund:innenstati kann somit nachvollzogen werden, in welcher Phase sich ein Lead befindet, welche nächsten Schritte zu unternehmen sind und es wird sichergestellt, dass kein:e Interessent:in verloren geht. So wird die Kommunikation zur Evaluierung und Vorbereitung einer Promotionsmöglichkeit an einer der Partnerhochschulen automatisiert.  

Statt also unnötig viel Zeit für immer wiederkehrende, standardisierte Abläufe zu investieren, erhält das Unternehmen automatisch die nötigen Unterlagen und kann sie so den Partneruniversitäten zur Verfügung stellen. Die so gesparte Zeit kann deutlich zielführender für die optimale und umfassende Beratung der bestehenden Kund:innen sowie Akquirierung Neuer investiert werden.

Die Gesprächsvorbereitung für Coaches

Eine weitere Automatisierung hatte ein ganz anderes Ziel: Für eine Kundin, die individuelles Coaching für sich und andere vernetzte Coaches anbietet, realisierten wir einen Prozess, der die Vorbereitung auf ebendiese Individualcoachings deutlich verkürzte. Über die Website unserer Kundin können Besucher:innen online Coaching-Termine bei einer Auswahl von Coaches buchen. Diese Termine werden zunächst aus Wordpress direkt mit dem CRM und Newsletter-Marketing-Tool synchronisiert. Durch diese Daten wird eine Abrechnung auf Basis der gebuchten Stunden und Tage erstellt.  

Doch nun zur eigentlichen, außergewöhnlichen Automatisierung:  

Zur Vorbereitung auf die Coaching-Sitzung werden die Coachees seit jeher gebeten, eine längere Audio-Aufnahme von sich selbst aufzunehmen und einzusenden. In dieser Aufnahme werden einige Fragen beantwortet und sie kann bis zu einer Stunde oder länger sein. Statt diese Aufnahme anzuhören, sich nebenbei Notizen zu machen, die Aufnahme immer wieder anzuhalten und zurückzuspulen, wird die Aufnahme nun automatisch transkribiert und den Coaches zur Verfügung gestellt. So können sich die Coaches optimal und effizient auf ihre Sitzung vorbereiten, ohne enorm viel Zeit dafür aufzuwenden. Dies ermöglicht es ihnen, die Menschen, die sie coachen, bestmöglich zu unterstützen.

Verbesserte Kund:innenerlebnisse für lokale Online-Shops  

Für den Schweizer Online-Shop Tomflowers haben wir eine sehr spezielle und einmalige Automatisierung geschaffen. Schon zuvor waren nutzten sie Automatisierungen an einigen Stellen im Unternehmen. Die Frage war also weniger “was kann man automatisieren?”, sondern vielmehr: “Was können wir noch automatisieren?” Für eine Verbesserung der Kund:innenbeziehung haben wir somit den Online-Shop wie folgt unterstützt: Tomflowers ermöglicht es, Blumensträuße und Gestecke online zu bestellen und zum Wunschort liefern zu lassen, egal ob Büro oder Zuhause. Dies geschieht auf Basis eines Shopify Shops.

Die Lieferung geschieht zeitnah, selbstverständlich, damit die Blumen schön frisch bei den Kund:innen ankommen. Um ein noch besseres Kund:innenerlebnis zu schaffen, haben wir Teile des Versands automatisiert. Wenn eine Bestellung eingeht, wird diese von den Mitarbeiter:innen im Lager vorbereitet. Bevor aber nun der Blumenstrauß eingepackt und versendet wird, wird zunächst ein Foto von genau diesem Blumenstrauß mit einem Teammitglied gemacht. Dieses Foto wird im Anschluss hochgeladen und automatisch an die E-Mail für die Versandbenachrichtigung angehängt.

So erhalten die Kund:innen nicht nur die Info “Ihre Blumen wurden versendet”, sondern auch ein beigefügtes Foto der eigenen Blumen, um die Vorfreude zu steigern.

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Fragebögen und riesige Datenmengen für Industrie-Dienstleister:innen

Um Energieeffizienz und Klimaschutz geht kein Weg vorbei. Genau das hat Open House of Energy (OHOE) GmbH aus München, eine Dienstleisterin für Industrie und Gewerbe, erkannt. Das Unternehmen unterstützt seine Partner:innen und Kund:innen bei der Verbesserung ihrer Energieeffizienz. Besonders Unternehmen, die strenge Standards einhalten müssen, aber kaum die Ressourcen haben, diese umzusetzen, erhalten von Open House of Energy schnelle, zielgerichtete und umsetzbare Lösungen für die eigene Energieeffizienz.    

Hierfür erfassen die internen und externen Spezialist:innen von OHOE zunächst den Ist-Zustand der Industrieanlagen, den Energieverbrauch und das allgemeine Einsparpotenzial. Diese Erfassung bedeutet für alle Kund:innen eine höchst individuelle Abfrage. Genau das war die Herausforderung für Open House of Energy: die Spezialist:innen mussten bei den Kund:innen vor Ort für mehrere Stunden gemeinsam mit einer Ansprechperson die Anlagen ablaufen, Fragen beantworten und alle relevanten Informationen eintragen.  

Der erste Schritt in Richtung Automatisierung war darum ein digital ausfüllbares Formular, das die Kund:innen von OHOE selbstständig und ortsunabhängig ausfüllen konnten. Dieses umfangreiche Formular ergab für jedes einzelne Unternehmen eine riesige Menge an Daten, die kaum zu qualifizieren und zu organisieren waren. Genau aus diesem Grund suchte OHOE aktiv nach einer schlanken und effizienten Lösung. Schnell fiel die Aufmerksamkeit auf das Datenbank- und Tabellen-Tool Airtable und wemakefuture als Dienstleisterin.    

Die Voraussetzungen für eine Cloud-Automatisierung waren bei OHOE gegeben: Für die digitalen Formulare wurde JotForm eingesetzt, ein Cloud-Tool für Online-Formulare, das umfangreiche und individualisierte Fragebögen ermöglicht.  

Die aus dem Formular resultierenden Daten mussten jedoch aufbereitet und den Kund:innen auf einer zentralen Plattform zur Bearbeitung und Ansicht zur Verfügung gestellt werden. Airtable steht im Hintergrund als automatisierte Datenbank, die alle Datensätze sammelt und richtig zuordnet. Für die visuelle Darstellung der Daten wurde Stacker gewählt, eine anpassbare Benutzeroberfläche auf Basis von Airtable, die es den Kund:innen ermöglicht, von überall auf ihre eigenen Daten zuzugreifen und diese einzusehen.

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Die Daten werden nun nach dem Ausfüllen des Fragebogens in Airtable richtig zugeordnet und qualifiziert. Abhängig von den eigenen Antworten erhalten die Kund:innen von OHOE ein Ergebnis, auf dessen Basis ein weiterer, umfangreicherer Fragebogen ausgegeben wird. Auf Basis dieses Ergebnis wiederum werden verschiedene automatisierte E-Mails versendet.  

Erreichen die Kund:innen sowohl im 1. als auch im 2. Fragebogen eine feste Punktzahl, werden die individuellen Vorschläge zur Verbesserung der Energieeffizienz in Stacker bereitgestellt. Diese werden von den Kund:innen nach ihrer Machbarkeit und Effizienz bewertet, um gemeinsam eine optimale Lösung zu finden. Durch unterschiedliche Rollen und Rechte ist es zudem möglich, dass verschiedene Benutzer:innen genau die Daten in Stacker einsehen können, für die sie berechtigt sind.  

So konnten wir die gesamte Auswertung, Bereitstellung und Evaluierung der Daten für Open House of Energy automatisieren. Die Kund:innen können jederzeit ihre Ergebnisse einsehen, diese an verantwortliche Kolleg:innen weiterleiten und Einsparpotenziale werden gemeinsam und transparent ermittelt. Dieser Prozess stellte nicht nur für OHOE, sondern auch deren Kund:innen einen echten Gewinn dar. Also, was kann man automatisieren? Die Aufarbeitung, Strukturierung und Bereitstellung großer Datenmengen für genau die richtigen Personen.

Projektreportings für Organisationsberatungen

Die Berater:innenbranche muss sich Herausforderungen stellen, die so auch viele andere Branchen kennen: zeit- und personalintensive Prozesse erhöhen die internen Kosten, eine Vielzahl von Absprachen sind nötig, Controlling und KPIs gewinnen an Bedeutung aber ziehen auch einen Mehraufwand mit sich. Genau diese Herausforderung löste die Organisationsberatung IMAP aus Düsseldorf durch Automatisierung.

Starkes Wachstum prägte die jüngere Vergangenheit der IMAP GmbH. Mit diesem personellen Wachstum konnte die IT-Infrastruktur jedoch nicht mithalten. Eine veraltete lokale Server-Struktur sorgte für Unmut und Unruhe bei Mitarbeiter:innen und Führungskräften. Aus dem Wunsch, auf eine Cloud-Struktur umzustellen, entwickelten sich schnell immer neue Möglichkeiten für Cloud-Automatisierungen.

Neben der Umstellung auf eine Cloud-Struktur wurden zeitgleich interne KPIs definiert, die einen besseren Überblick über Projekte, Performance und Auslastung der gesamten Organisation schaffen sollten. Doch genau diese KPIs sollten auch visualisiert und kommuniziert werden. Die Frage, was kann man automatisieren, ergab sich hier also erst im Projektverlauf.

Was-kann-man-automatisieren-Reporting-in-Organisationsberatung

Zu diesem Zweck ist Podio, eine Cloud-Work-Management Anwendung, die IMAP zuvor bereits nutzte, das Zentrum dieser Automatisierung. Die Mitarbeiter:innen waren daran gewöhnt, ihre Arbeitszeiten, Projektstati oder Updates in Podio zu erfassen. Die dort erfassten Daten wurden jedoch nicht optimal genutzt.  
Im ersten Schritt war es darum nötig, die bisher verfügbaren Daten zu beispielsweise Aufträgen, Mitarbeiter:innen, Ausschreibungen und laufenden sowie vergangenen Projekten zu strukturieren und qualifizieren. Dies geschah, indem die Daten zunächst in Google-Sheets übermittelt wurden. Dort können alle relevanten Daten übersichtlich und zielführend aufbereitet werden. Darauf aufbauend wurde Google Datastudio, eine Anwendung zur Visualisierung von Daten, angeschlossen.

In Google Datastudio werden somit automatisiert wöchentliche Reportings erstellt, die es der Geschäftsführung, den Führungskräften und Teams ermöglichen, einen detaillierten Einblick in den Stand des Unternehmens zu gewinnen. Auf der Startseite des Intranets ist somit für alle Mitarbeiter:innen jede Woche ersichtlich, wie der aktuelle Stand ist. Diese gesammelten Daten werden in den Teams diskutiert und zur Nachsteuerung und kontinuierlichen Verbesserung genutzt.

Was kann man automatisieren? Einiges!

Wir haben uns bemüht, die vorangegangenen Beispiele unterschiedlich zu halten. Verschiedene Branchen, unterschiedliche Unternehmen, andere Prozesse – nichtsdestotrotz konnten alle von der Automatisierung profitieren. Auch der Umfang eines solchen Projekts kann sehr unterschiedlich ausfallen: Von kleineren 3- bis 4-schrittigen Prozessen bis hin zu gesamten Vorgängen über Abteilungen hinweg ist vieles umsetzbar. Die Antwort auf die Frage “Was kann man automatisieren?” ist also tatsächlich “So einiges!”. Die Technologie dahinter ist immer die Selbe: Verschiedene Programme stellen uns Schnittstellen, sogenannte APIs, zur Verfügung. Diese steuern wir an und lassen somit alle Tools zueinander sprechen. Das geschieht über sogenannte Integrations-Plattformen wie Zapier oder Integromat. So schaffen wir einen automatisierten Datenfluss, ganz ohne menschliche Interaktion.

Sowohl Zapier als auch Integromat unterstützen mehrere tausend Apps aus ganz unterschiedlichen Bereichen. Der Nutzen einer solchen Automatisierung ist jedoch für viele Unternehmen sehr ähnlich:

Zeitgewinn für wertvolle Aufgaben, die menschliche (Inter-)Aktionen erfordern, wie: Vertrieb, Projektarbeit, Beratung, Business Development, Marketing, Strategie-Entwicklung und viele mehr

Steigerung der Produktivität und Effizienz der automatisierten Prozesse

Hohe Skalierung, da die Automatisierungen unabhängig der Datenmenge stabil und performant laufen

Wenn du nach diesem Post neugierig geworden bist und dich fragst “Kann ich auch meine Prozesse automatisieren?” dann finden wir das gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch heraus. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Wir freuen uns auf dich. Und so oder so, wir hoffen, dass du nach dem Lesen dieses Blogposts Antworten auf die Frage, was kann man automatisieren erhalten hast.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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