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Ein PDF automatisch erzeugen: Wie wir PDFs automatisieren können

April 1, 2021
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PDF-Dateien sind immer noch der Status Quo, wenn es um offizielle, digitale Dokumente geht. Sie sind im Nachgang (meist) nicht bearbeitbar, was gleichzeitig den Nutzen als auch die Herausforderung darstellt. Versendest du eine Rechnung, möchtest du natürlich, dass diese nicht abgeändert werden können. Erhältst du hingegen ein Dokument zur Korrektur als PDF, dann kann es durchaus hinderlich sein, dass es nicht abänderbar ist. Aber gehen wir von dem Szenario aus, dass du ein PDF automatisch erzeugen möchtest, etwa für Auswertungen, Reportings oder Qualitätsanalysen, und diese im Anschluss anderen Personen zur Verfügung stellen möchtest – wie können wir solche PDFs automatisieren? Wir erklären’s anhand von 3 Beispielen und zahlreichen Tools, die dafür möglich sind.

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Warum solltest du PDFs automatisch erzeugen lassen?

Es gibt häufig Dokumente, die als PDF vorliegen müssen und im Prinzip immer die gleichen Informationen enthalten: Formulare für Kund:innen, in denen sich lediglich Name und Anschrift ändern, aufgearbeitete Qualitätsanalysen, die auf der gleichen Checkliste basieren oder Fragebögen und Formulare, die ausgewertet werden.

Statt für diese wiederkehrenden Prozesse immer neue, individuelle PDFs manuell zu erzeugen, können wir solche PDFs automatisieren und eine Menge Zeit einsparen.

Beispiel 1: Vertrag automatisieren mit DocuSign und DocuPilot

Ein Vertrag ist ein offizielles Dokument, das in aller Regel als PDF-Datei vorliegen muss. In einem Vertrag werden meist die immer gleichen Daten angepasst: Kund:innen- und Unternehmensinformationen, Vertragslaufzeit, Unterschriften oder das Datum. Diese Informationen liegen höchstwahrscheinlich auch in anderen Anwendungen vor, etwa im CRM oder einer Datenbank. Statt händisch diese Daten in ein Vertragsdokument zu kopieren, dieses dann als PDF zu speichern und in einer Anwendung für digitale Signaturen, beispielsweise DocuSign, hochzuladen, kann all das automatisiert werden. Möchtest du ein solches PDF automatisch erzeugen, braucht es eine Datenbank oder CRM mit den Informationen, DocuPilot, eine Software zur Erstellung von Vorlagen und DocuSign, eine Software, die digitale Unterschriften ermöglicht.

Vertrag automatisch erzeugen

Die Informationen zu den Kund:innen werden aus der Datenbank gezogen, über Platzhalter an der richtigen Stelle in DocuPilot eingefügt, in DocuSign verschoben und mit den Signaturfeldern an der richtigen Stelle versehen sowie an die betroffenen Personen versendet.

So sparst du dir das händische Einfügen der immer gleichen Informationen an den immer gleichen Stellen und sparst dir Zeit und Fehler.

Beispiel 2: Formulare und Feedback als PDF automatisieren

Umfragen und Feedback sind wertvoll, besonders von Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Während die Abfrage meist noch den geringsten Aufwand darstellt, kann die anschließende Auswertung wahrlich zeitaufwändig sein. Mittlerweile gibt es viele großartige Tools, um ein Formular zu erstellen und digital ausfüllen zu lassen, beispielsweise Typeform, Jotform oder auch ein simples Formular auf deiner WordPress Webseite.

Indem wir ebendiese Formulare mit verschiedenen Bausteinen ergänzen, lassen wir PDFs automatisch erzeugen. So kann beispielsweise selbst ein individuelles Angebot auf Grundlage eines solchen Formulars erzeugt werden: Die Kund:innen geben ihre Stammdaten an und diese Informationen werden automatisch durch eine vordefinierte Menge ergänzt.

Welche Tools braucht es hierfür?

Wie oben genannt, braucht es zunächst ein Tool für die Abfrage: Typeform, Jotform oder WordPress sind nur wenige Beispiele. Denkbar ist jedoch jedes Cloud-Tool, dass Formulare zur Verfügung stellt. Dieses kann dann mit dem CRM verbunden werden. Auch hier ist das Stichwort Cloud-Tool: Pipedrive, Hubspot, Salesforce, 1CRM, FreshSales und viele mehr sind denkbar. Integrieren wir diese beiden Tools mit einer sogenannten iPaaS Software, etwa Integromat oder Zapier, lassen wir dein PDF automatisch erzeugen und sparen dir eine Menge händischer Arbeit.

Beispiel 3: Projekt- und Umsatzreporting oder Kostenstrukturen als PDF automatisieren

Es ist wichtig, den Überblick zu behalten. Genau dafür wurden Reportings und Auswertungen erfunden. Häufig werden diese nach einem vordefinierten Zeitplan erstellt, etwa ein Mal wöchentlich, monatlich oder je nach Projektstand. Hierfür kommen die Daten entweder aus dem Projektmanagement oder der Finanzbuchhaltung. Höchstwahrscheinlich nutzt du auch dafür jeweils ein Tool, beispielsweise Plutio, Monday, Asana oder Trello. Alles Cloud-Tools, die dir dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren.

PDF-automatisieren-Reporting

Die Informationen, die für ein automatisch erzeugtes PDF nötig sind, liegen also in einem Tool schon vor. Sie müssen nur noch gebündelt und eingefügt werden. Auch dies können wir automatisieren: Indem wir das Projektmanagement- oder Finanzbuchhaltungstool integrieren, erhalten wir alle notwendigen Informationen für den Report. Diese werden im Anschluss aufqualifiziert und in eine Vorlage eingefügt. So entstehen wöchentlich, monatlich oder ganz individuell PDF-Dateien, die den aktuellen Stand wiedergeben, ohne dich viel Zeit in der Erstellung zu kosten.

Wie schon beim ersten Beispiel ist es hierfür lediglich notwendig, dass du Cloud-Tools verwendest. Diese automatisieren wir im Anschluss über Integromat oder Zapier und lassen so die verschiedenen Anwendungen automatisch Daten austauschen.

Beispiel 4: Qualitätsanalysen als PDF automatisch erzeugen

Qualitätsmanagement ist unverzichtbar und ebenfalls eine Tätigkeit, die optimal durch digitale Anwendungen unterstützt werden kann. Checklisten und Abfragen können von deinem Team genutzt werden, um standardisiert und strukturiert die Qualität der eigenen Dienstleistung oder Produkte zu erfassen. Jedoch ergibt sich hierbei ein ähnliches Bild wie bei einer Formularabfrage: Die Informationsaufnahme ist wenig aufwändig und vergleichsweise einfach, doch was passiert mit den so erzeugten Daten?

Soll (unter anderem) ein PDF automatisch erzeugt werden, können wir dies durch eine Anbindung des Abfragetools realisieren. Je nachdem, welche Punkte auf der Checkliste abgehakt werden und welche Notizen sowie Anmerkungen beigefügt werden, können wir die Qualitätsanalyse als PDF automatisch erzeugen lassen. Diese PDF-Datei wird im Anschluss automatisch an die verantwortliche Person zugewiesen und versendet. So werden nicht nur alle relevanten Daten zur Verfügung gestellt, sondern auch automatisch verteilt.

Wichtig ist auch hierbei wieder, dass alle verwendeten Tools Cloud-Anwendungen sind. Die Integration erledigen dann weitere Softwares wie Zapier oder Integromat.

PDF automatisch erzeugen lassen und Zeit sparen

Die vorangegangenen Beispiele sind wirklich simpel, aber genau darum haben wir sie angebracht: Möchtest du PDFs automatisieren, kann das ganz unterschiedliche Gründe haben oder Prozesse betreffen. Solche Anwendungsbeispiele sollen dir verdeutlichen, dass es dafür jedoch keine große Magie braucht, sondern vielmehr eine geeignete Tool-Auswahl und Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, die es uns ermöglichen, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.

Einmal automatisiert, können solche automatisch erzeugten PDFs viel Zeit und händische Arbeit einsparen. Und seien wir ehrlich, wer mag es schon, Daten von der einen Anwendung in ein PDF- Dokument zu kopieren? Genau solche Copy und Paste Aufgaben bieten sich ideal für Automatisierungen an.

Du bist neugierig geworden und möchtest gerne mehr erfahren? Oder du fragst dich, ob auch deine Tools und Prozesse geeignet sind, um PDFs automatisch zu erzeugen? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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