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Warum Change-Management und Digitalisierung untrennbar sind & Do's and Dont's, wie Sie Change erfolgreich gestalten

June 27, 2020
Change Management Automatisierung
Change Management Digitalisierung

Die Fähigkeit von Unternehmen, sich schnell und erfolgreich an den immerwährenden Wandel anzupassen ist maßgebend, um zukunftsorientiert und wettbewerbsfähig zu arbeiten. Genau hier setzt das Change-Management an. Den Wandel aktiv gestalten und als Pionier vorauszugehen, erfordert stets die Bereitschaft der eigenen Belegschaft, diesen Weg einzuschlagen. Wenn ganze Prozesse und Strukturen umgewälzt werden, können schnell Widerstand oder Sorgen unter der Belegschaft aufkommen. Doch die Digitalisierung soll nicht nur Ihre Organisation effizienter machen. Durch die aufbauende Automatisierung soll sie vor allem auch Ihre Angestellten bei repetitiven Routineaufgaben entlasten. Somit werden Kapazitäten freigesetzt, um sich wieder den Kernaufgaben zu widmen. 

(Unsicher, wo genau der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung liegt? Hier erklären wir's.)

Diese Veränderungen können nur dann erfolgreich sein, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Change-Management als wichtiger Teil des Digitalisierungs- und Automatisierungsprozesses angesehen wird. Ohne das Involvieren Ihrer Teammitglieder, die von den Folgen der Digitalisierung maßgeblich beeinflusst werden und deren Arbeitsabläufe sich letztendlich verändern, können Digitalisierungsprozesse nicht erfolgreich ablaufen. Wir geben Tipps, wie Sie emotionale Hürden abbauen und den Change der Digitalisierung gestalten.

Ihre Mitarbeiter*innen sind auch zukünftig unverzichtbarer Teil Ihrer Organisation. Nehmen Sie ihnen diese Sorgen, indem Sie die folgenden fünf Punkte umsetzen:

Change Management Digitalisierung
Change Management Digitalisierung

Gehen Sie während des gesamten Prozesses offen mit den erwarteten Veränderungen in den Tätigkeiten Ihrer Teammitglieder um. Ja, Teilaufgaben werden automatisiert und entfallen somit für das Teammitglied.  Adressieren Sie dies von Beginn an und vereinbaren Sie gemeinsam mit dem Teammitglied, wie die so frei gesetzten Kapazitäten und die neu gewonnene Arbeitszeit genutzt werden können. Vermeiden Sie bloße Vorgaben, sondern gestalten Sie einen kooperativen Prozess.  

Don’t: Aus Angst vor dem Wandel keinen Wandel initiieren

Im The Future of Jobs Report aus 2018 nahm das Weltwirtschaftsforum an, dass bis 2022 75 Millionen Jobs durch die Digitalisierung und Automatisierung wegfallen werden. Gleichzeitig schätzt es die neu entstehenden Jobs aufgrund ebendieses Wandels auf 133 Millionen. Diese Zahlen lassen vermuten, dass uns ein noch umfassenderer Wandel bevorsteht und die Anpassungsfähigkeit nicht nur von Individuen, sondern von ganzen Organisationen mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

Weniger der IQ als vielmehr der EQ werden in  Zukunft über die Wettbewerbsfähigkeit entscheiden. Aus Angst vor diesem Wandel keinen Wandel zu initiieren, kann mittelfristig zu Produktivitätsverlust und langfristig zum Verlust der Marktfähigkeit führen. Seien Sie Vorreiter auf dem Weg der Digitalisierung und Automatisierung und erschaffen Sie die Zukunft, anstatt ihr zum Opfer zu fallen. Ihr Wegbereiter dabei ist das Change-Management.

Do: Transparenz schaffen, um Akzeptanz zu erreichen

Um die Unterstützung und Mitarbeit Ihrer Belegschaft sicher zu wissen, sind Transparenz und Involvierung von Beginn an essentiell. Das gesamte Projekt der Digitalisierung muss vom Personal mitgetragen werden, denn die Akzeptanz entscheidet über Gelingen oder Nicht-Gelingen. Binden Sie also Ihre Teammitglieder während aller Projektphasen ein, hören Sie zu und begegnen Sie Sorgen und Bedenken mit einem offenen Ohr.

Vor Projektstart bietet es sich an, ein interdisziplinäres Projektteam mit Mitgliedern aus IT, Management, Personal und den betroffenen Fachabteilungen zu bilden. Bei einem Kickoff Meeting kann mithilfe von kreativen Methoden, wie etwa Design Thinking, die Automation- und Digitalization-Journey skizziert werden und die Erwartungen aller Beteiligten adressiert werden.

Don’t: Digitalisierung lediglich als operationalen Wandel ansehen

Die Digitalisierung und Automatisierung werden in Zukunft weite Teile der Arbeitswelt verändern. Für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft sind sie nicht nur ein Mittel zur Produktivitätssteigerung. Vor allem die Automatisierung bewirkt ebenso einen persönlichen und emotionalen Wandel und ihr werden künftig Auswirkungen auf sozio-ökonomische und psychologische Faktoren zugeschrieben. Unterschätzen Sie darum nicht den Einfluss, den die Digitalisierung auf alle Bereiche Ihres Unternehmens haben wird.

Um dieser Hürde zu begegnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihren Teammitgliedern die Freiheiten gewährleistet werden, die es für ein erfolgreiches Change-Management braucht. Vermeiden Sie unnötig lange Entscheidungswege, starre Hierarchien und Wissenshoheiten während des gesamten Projektes. So ermöglichen Sie Ihrem Personal eine optimale Mitarbeit und Informationen während aller Projektphasen.

Wir haben Ihnen eine Checkliste erstellt, mit Hilfe derer Sie Change-Management im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung meistern.

Checkliste als PDF

Do: Wissenstransfer ermutigen  

Ermutigen Sie Wissenstransfer, sowohl intern als auch extern. Ihre eigenen Mitarbeiter*innen können sich untereinander Hilfestellungen geben und den Erfolg der Digitalisierung und Automatisierung somit entscheidend beeinflussen. Setzen Sie hierbei auch auf Freiwilligkeit. Patenschaften fördern das Commitment bei den Coaches einerseits und erhöhen die Akzeptanz des Projektes bei den Coachees andererseits.

Doch auch externe Expertise kann zielführend sein. Zur Überwindung von Skepsis, zur Durchführung technischer Schulungen aber auch zur nachhaltigen Implementierung der Prozesse kann es sich lohnen, eine externe Beratung einzusetzen. Das Ziel soll sein, dass Ihr Personal die Digitalisierung als Erleichterung und Miteinander ansieht und akzeptiert. Denn Ihre unterstützenden Digitalisierungs-Prozesse sind nur dann wirklich unterstützend, wenn sie auch als solches wahrgenommen und eingesetzt werden. So können Reibungsverluste vermieden werden und eine optimale menschliche und digitale Zusammenarbeit entstehen. Externe Berater*innen helfen außerdem dabei, die Verbindlichkeit des Projektes zu erhöhen.  

Don’t: Digitalisierung als Ereignis statt als Prozess ansehen 

Besonders die Automatisierung ist nichts, was, einmal implementiert, ohne Ihr weiteres Zutun für die nächsten 20 Jahre läuft, während Sie sich zurücklehnen und die Profitabilitätssteigerung beobachten. Automatisierung und Digitalisierung erfordern auch weiterhin Training, Management, Monitoring und Adjustierung. Besonders im Hinblick auf Ihr Personal sollten Sie die Schulung und das Training im Umgang mit den automatisierten Prozessen nie aus den Augen verlieren.

Während der Projektphase der Implementierung sollten Sie auf short-term-wins setzen und Zwischenerfolge gebührend wertschätzen und feiern. Bedarf es vor der Automatisierung zunächst die Digitalisierung gewisser Prozessabläufe? Sehr gut, sehen Sie diesen Schritt als Teilprojekt an, deren Erfolg von allen Stakeholdern gewürdigt werden kann.

Do: Digitalisierung und Automatisierung in der Unternehmenskultur verankern

Die Automatisierung erfordert fachbereichsübergreifendes Arbeiten. Meistens ist die IT-Abteilung für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur und des Backend verantwortlich, ist jedoch nicht im Detail über die Prozesse und Tätigkeiten der Fachabteilungen informiert. Die Fachbereiche hingegen kennen Ihre Arbeitsabläufe selbstverständlich im Detail, es mangelt jedoch am technischen Know-how zur Umsetzung der Automatisierung. Genauso wie Sie zu Beginn des Projekts Automatisierung ein interdisziplinäres Projektteam zusammenstellen sollten, ist es unabdingbar Ihre Mitarbeiter*innen gezielt und langfristig zu schulen, was im Bereich Digitalisierung und Automatisierung möglich ist. Ziel ist es, dass Ihr Personal eigenständig erkennt, an welchen Schnittstellen und Prozessen eine weitere Verbesserung möglich ist. Die technische Umsetzung können Sie dann den Spezialist*innen überlassen. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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