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Airtable Automation: Mehr als nur integrierte Automatisierungen

June 16, 2021

Mehr und mehr Anwendungen bieten zusätzlich zu ihren eigenen Grundfunktionen die Möglichkeit, andere Anwendungen von vornherein zu verknüpfen. So kannst du etwa deine Zeiterfassung direkt mit deinem CRM verknüpfen und siehst, wie viel Zeit auf welche Kund:innen gebucht wurde. Diese integrierten Automatisierungen gibt es auch beim Tabellen- und Datenbanktool Airtable. So kannst du dir beispielsweise eine Benachrichtigung schicken lassen, wenn sich ein Wert in einer Zelle ändert. Doch diese Airtable Automation ist nicht nur recht überschaubar. Es ist auch noch deutlich mehr möglich.  

Airtable Automations erstellen: schnell und intuitiv

Wenn es um integrierte Automatisierungen geht, ist Airtable vorne dabei. In der Grid View in einer Base prangt das Wort Automations direkt oben rechts.  

Airtable Automation integriert

Klickst du diese an, erhältst du direkt Vorschläge für kleine, aber sehr hilfreiche Automatisierungen. So kannst du eine Slack Nachricht versenden, wenn sich ein Eintrag ändert oder einen neuen Eintrag erstellen lassen, wenn in deinem Google Kalender ein Event erstellt wird. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit, eine custom Airtable Automation zu erstellen.

Airtable Automation custom

Hierzu wählst du einen Auslöser aus, etwa: ein neuer Eintrag wird erstellt oder aktualisiert, ein Eintrag erfüllt gewisse Bedingungen oder einfach nach einem definierten Zeitplan. Dann wählst du das Tabellenblatt aus, was betroffen ist und kannst noch Bedingungen hinzufügen. Also etwa wenn Feld “Name” Peter enthält. Im Anschluss definierst du dann die auszuführende Aktion. Und hier wird es schon richtig umfassend.

GSuite, Office356, Twitter, Facebook, Salesforce oder Jira kannst du direkt mit deiner Airtable Automation ansteuern. So kannst du einen Kalendereintrag erstellen, einen Social Media Post planen, einen Salesforce Eintrag aktualisieren oder einfach eine E-Mail versenden. Alles direkt aus Airtable raus. Wenn du Airtable ausprobieren möchtest, geht’s hier mit unserem Affiliate Link los.

Nutzen:

Der Nutzen solcher kleinen Verbindungen von Software liegt auf der Hand: Du sparst dir die Klicks, es selbst zu machen. Statt die immer gleiche E-Mail zu erzeugen, macht Airtable das einfach für dich. Solche Annehmlichkeiten erhalten dann noch größere Wirkung, wenn sie regelmäßig und häufig ablaufen. So kannst du dir schon mal einige Minuten jede Woche sparen. Aber neben diesem offensichtlichen Nutzen bieten Airtable Automations noch mehr Vorteile:

  • Airtable Automations wachsen mit deinen Anforderungen. Sie laufen stabil, auch wenn sich die Datenmenge mit der Zeit vergrößert
  • Sie können deine Prozesse optimieren, etwa wenn bei der Erstellung einer Automation auffällt, dass ein bisheriger Ablauf eigentlich ineffizient ist
  • Du sparst dir ungeliebte Kleinarbeit: Copy & Paste gehört wahrscheinlich nicht zu deinen Passionen, also macht Airtable das für dich

Grenzen der integrierten Airtable Automations

So einfach und schnell eine eigene Airtable Automation erstellt ist, so schnell kommt sie leider auch an ihre Grenzen. Denn das Limit sind hier einerseits die unterstützen Anwendungen und andererseits die auszuführenden Aktionen. Circa zehn Anwendungen werden direkt in Airtable unterstützt. Das ist gelinde gesagt nicht allzu viel. Und pro Anwendung ist teilweise nur eine Aktion verfügbar, etwa “sende eine E-Mail". Auch das ist sehr limitierend. So kann es passieren, dass du gerne dein Pipedrive CRM, eine weit verbreitete Software, mit Airtable verbinden kannst. Über die integrierten Automatisierungen wird aber nur Salesforce als CRM unterstützt. Und seien wir ehrlich, das ist schon die Champions League. Die Lösung heißt also...

Airtable API: Mehr aus Airtable Automations rausholen mit Zapier und Integromat

Eine der größten Stärken von Airtable sind nicht die verschiedenen Ansichten, die zahlreichen Vorlagen oder die unendlichen Verknüpfungen untereinander: Es ist die API. Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, die uns von Airtable bereitgestellt wird. Und sie erlaubt es uns, Airtable mit tausenden anderen Anwendungen, die ebenfalls über eine API verfügen, zu verbinden. So entstehen mächtige Airtable Automations, denen kaum Grenzen gesetzt sind.  

Du liest Programmierschnittstelle und denkst “ohje, dafür braucht es doch bestimmt extrem gute technische Kenntnisse”. Keine Sorge, das ist zum Glück nicht so.

Denn genau dafür, Software über die API miteinander verknüpfen, gibt es Plattformen. Zapier und Integromat sind hier unsere Liebsten. Sie kommen mit einer Oberfläche, die keinerlei Coding-Skills benötigt. Auch hier ist der Ablauf sehr ähnlich wie bei den integrierten Airtable Automations: Du wählst einen Auslöser aus, kannst noch Bedingungen vergeben und im Anschluss wird eine definierte Aktion ausgeführt.  

Der Vorteil:

Integromat und Zapier unterstützen tausende weiterer Anwendungen und bieten unzählige Möglichkeiten, Auslöser und Aktionen zu definieren. Statt also einfach nur in Outlook eine E-Mail zu senden, kannst du eine E-Mail als Entwurf erstellen, eine Mail löschen, in einen anderen Ordner verschieben, eine Nachricht suchen, Anhänge ausgeben lassen oder herunterladen. Die Funktionen sind also viel umfassender als bei den integrierten Airtable Automations.  

Wenn du die Tools mal kennenlernen möchtest, kannst du dich hier für Integromat und hier für Zapier kostenlos registrieren.  

Außerdem sind die bisherigen Beispiele sehr simpel und nur zweischrittig gewesen: ein Auslöser in dieser Software bedingt jene Aktion in einer zweiten Anwendung. Prozess beendet. Auch da geht natürlich noch deutlich mehr.

Projektbeispiel: Airtable Automations als Unternehmenskern

So haben wir beispielsweise erst kürzlich eine riesige Airtable Datenbank für einen Kunden erschaffen, die unzählige Automatisierungen vereint:  

In der Datenbank werden unzählige Informationen zusammengefügt. Kund:innendaten, Bestellungen, Teammitglieder, Anschriften, Produktinformationen und vieles mehr. Diese werden automatisch aus den entsprechenden Kanälen eingepflegt. Das großartige sind aber vielmehr die Informationen, die ausgehen:  

So kann über einen Button in Airtable eine individuelle Rechnung für Kund:innen erzeugt werden. Dieser Button ist mit der Buchhaltungssoftware lexoffice verbunden.Verschiedene Informationen werden an verschiedenen Stellen in Airtable abgeholt, etwa Stammdaten aber auch die Einzelleistungen inklusive Menge, Einheit und Preis pro Einheit. Diese Daten erzeugen dann eine rechtskonforme Rechnung und werden automatisch an die richtige E-Mail-Adresse der Kund:innen versendet.

Diese wenigen Klicks brauchen wenige Sekunden.

Airtable Automations sind vielfältig einsetzbar

Dieses Beispiel soll zeigen, was möglich ist: nämlich nahezu alles. Eine Datenbank ist in unseren Augen sinnvoll für beinahe jedes Unternehmen. Das bedeutet nicht zwingend, dass dein Team viel damit arbeitet, sondern vielmehr, dass wichtige Informationen zusammengeführt und dann gezielt weiterverwendet werden können. Hierfür bieten sich Automatisierungsplattformen wie Integromat und Zapier hervorragend an. Sie bieten eine Oberfläche, auf der Anwendungen verknüpft werden können.  

Allerdings: Programmierkenntnisse sind durchaus nützlich. Spätestens wenn eine unklare Fehlermeldung ausgegeben wird und auch Google nicht weiter weiß. Darum setzen wir nicht nur Airtable Automations sondern auch zahlreiche weitere Automatisierungen für Unternehmen um. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Kontaktiere uns gern unverbindlich, wenn du mehr erfahren möchtest.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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