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PDF automatisieren: Wie erzeuge ich signierfähige Dokumente?

April 1, 2021
PDF-automatisieren

PDF-Dateien – gleichzeitig der Dinosaurier und Status Quo unter den digitalen Dokumenten, besonders wenn es um offizielle Dokumente wie etwa Verträge geht. Sie sind im Nachgang (meist) nicht bearbeitbar – logisch – was gleichzeitig den Nutzen als auch die Herausforderung darstellt. Versendest du einen Vertrag oder eine Rechnung, möchtest du natürlich, dass diese nicht abgeändert werden können. Allerdings kann es durchaus sein, dass ein kleiner Teil eines PDFs doch bearbeitbar sein soll, eben nur bestimmte Felder. So können PDFs signiert werden oder eine Vorlage mit Namen und Anschrift ergänzt werden. Aber könntest du nicht so ein PDF automatisieren? Könntest du, tatsächlich. Wir erklären, wie das möglich ist.

Für das Signieren und Vorbereiten hierfür gibt es mittlerweile einige Tools: DocuSign, HelloSign, AdobeSign, Eversign und viele mehr. Sie alle bieten die Möglichkeit, eine PDF- oder Word-Datei hochzuladen und diese für die Unterschrift vorzubereiten und zu versenden. Was einerseits sehr dankbar ist, da es digitale Unterschriften ermöglicht, kann bei einer Großzahl an Dokumenten schnell lästig werden, denn jeder Vertrag muss einzeln hochgeladen, mit den entsprechenden Feldern versehen und an die richtige Person versendet werden. Zeitaufwendig und wenig effizient.

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Warum solltest du dein PDF automatisieren?

Wie oben gesagt, gibt es Dokumente, die müssen einfach als PDF-Datei vorliegen. Gleichzeitig gewinnt aber (spätestens seit Corona) auch die digitale Signatur an Bedeutung. So enthalten solche PDFs meistens die immer gleichen Informationen, besonders wenn mit einer Dokumentenvorlage gearbeitet wird: Stammdaten der Empfänger:innen, eventuell der Absender:innen und am Ende ein Unterschriftenfeld, gegebenenfalls mit Ort und Datum versehen. Während die letzteren von den Empfänger:innen ausgefüllt werden sollen, können die Stammdaten meist schon im Voraus von dir eingefügt werden. Daraus ergibt sich ein wiederkehrender Aufbau deines PDFs. Ideal zur Automatisierung.

Ein solches PDF automatisieren stellt also nicht nur einen riesigen Zeitgewinn dar, sondern kann auch die Fehler bei der Dateneingabe reduzieren und dennoch individuell zugeschnitten werden.  

Wie kannst du ein PDF automatisieren?

Wir haben es oben kurz angeschnitten: Tools für die digitale Signatur einer PDF-Datei gibt es mittlerweile viele, DocuSign, HelloSign, AdobeSign oder Eversign sind einige der verbreitetsten. Welches Tool du genau nutzt oder ob es ein ganz anderes ist, spielt nur eine kleine Rolle, alle können eine PDF automatisieren. Die einzige Voraussetzung ist, dass es eine Cloud-Anwendung ist und über eine Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (Was ist eine API?), verfügt. Über diese API können nämlich die Daten aus dieser Software “abgeholt” und für andere Anwendungen und Prozessschritte weiterverwendet werden. So können wir über verschiedene Anwendungen hinweg automatisierte Prozesse schaffen.  

PDF automatisch ausfüllen – wie mache ich das konkret?

Also, Schritt 1: Du benötigst eine Cloud-Anwendung, die dich PDFs signieren lässt.

Nun könntest du sagen “Moment, ich nutze doch Eversign und dort gibt es doch eine Funktion für Vorlagen?”. Völlig richtig, diese Funktion ist jedoch nur sehr eingeschränkt. Dort kann beispielsweise eine Vertragsvorlage als PDF hochgeladen werden aber Informationen wie Name und Anschrift nicht mehr im Ursprungsdokument abgeändert werden. Hierfür müsstest du entweder Felder aus Eversign hinzufügen oder in Word eine Kopie mit dem richtigen Namen und Anschrift erzeugen, als PDF speichern und in Eversign hochladen. Also unterm Strich stellt diese Funktion einen wirklich kleinen Zeitgewinn dar, wenn überhaupt.  

PDF-automatisieren-PDF-automatisch-erzeugen

Wie schaffen wir es also, dass eine PDF-Datei mit einigen Feldern flexibel ausgefüllt wird, ganz ohne unser Zutun? Die nächste Komponente, möchtest du ein PDF automatisieren, ist eine Software, die es uns ermöglicht ein PDF zu rendern – also digital auszulesen. Hierfür gibt es beispielsweise DocuPilot oder CloudConvert. Diese Tools schaffen es, dass ein PDF ausgelesen werden kann und so einige Felder, wie eben Name oder Anschrift, flexibel geändert werden können. Aber woher bekommen diese Tools die Personendaten? Ganz einfach, aus deinem CRM oder einer anderen Software, in welcher die Informationen vorliegen. Indem wir dieses Tool nämlich ebenfalls in den Prozess einbinden, übergeben wir die wichtigen Informationen, die für die automatische PDF-Erstellung notwendig ist.  

Tools wie DocuPilot oder CloudConvert fügen diese Informationen dann ein und die Verträge werden im zuerst genannten Signatur-Tool finalisiert und versendet.

Alternativ zu diesem Weg gibt es aber auch die Möglichkeit, mit Templates zu arbeiten. In diesen kannst du Variable Felder definieren, beispielsweise Name, Anschrift oder Unternehmen. Diese Felder werden dann über die API (Programmierschnittstelle, s.o.) übergeben. Ganz einfach ausgedrückt bedeutet das, dass die Software weiß, wo sie die Informationen über die Person und das Unternehmen einfügen muss und genau dies im Anschluss tut.  

PDF automatisch erzeugen: How To.

Auch hier gilt wieder die Devise, dass Cloud-Anwendungen verwendet werden, damit die Schnittstellen die nötigen Daten übergeben können. Dazu ist es notwendig, dass deine PDFs ausgelesen werden können.

Abschließend müssen diese Puzzleteile nur noch zusammengefügt werden. Dies gelingt über eine Software, die dafür gemacht ist, verschiedene Anwendungen miteinander zu verknüpfen und Daten austauschen zu lassen. Diese Technologie nennt sich iPaaS – Integration Plattform as a Service – und bietet uns eine Oberfläche, auf der wir den oben beschriebenen Prozess digital abbilden können. Über solche iPaaS Anbieter wie Integromat oder Zapier können wir Tausende von Apps integrieren und sicher auch dein PDF automatisieren. Der Schlüssel dazu sind Daten und Schnittstellen.

PDF automatisieren auf Cloud-Basis

Das Wort ist häufig gefallen und wenn du nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Cloud-Anwendungen sind der Schlüssel für einen solchen Prozess aber auch für viele andere Prozesse, die du entweder heute oder in Zukunft automatisieren möchtest. Über die richtige Tool-Auswahl können nämlich Anwendungen zueinander sprechen, die sonst nicht dazu in der Lage sind. Alles ermöglicht durch iPaaS Plattformen wie Zapier oder Integromat. Die so entstehenden Automatisierungen sparen Zeit, Mühe und reduzieren Fehler – viel wichtiger ist jedoch, dass du diese Zeit für wahrlich wichtigere Dinge als ein PDF-Dokument zur Unterschrift vorzubereiten nutzen kannst.

Du bist neugierig geworden und möchtest gerne mehr erfahren? Oder du fragst dich, ob auch deine Tools und Prozesse geeignet sind, um PDFs automatisch zu erzeugen? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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