Du bietest in deinem Onlinestore personalisierte Produkte an und wünscht trotzdem ein schnelles Fulfillment? Durch die Automatisierung deiner Bestellungen und des Fulfillments gewinnst du Zeit, Effizienz und lieferst deinen Kunden ein einmaliges Erlebnis.
Onlinestores mit eingeschlossener Dienstleistung zeichnen sich häufig durch Individualität und gleichzeitiger Schnelligkeit aus. So auch der Onlinestore von Tatjana. Sie arbeitet remote und hat einen Store, in dem sie digitale Musikstücke und Videoaufnahmen vertreibt. Diese werden auf Bestellung für Radiosendungen oder Video-Podcast personalisiert und geschnitten. Diese Templates werden von Kund*innen rund um den Globus gekauft.
Für das Fulfillment arbeitet Tatjana mit Freelancer*innen zusammen. Ihr Onlinestore zeichnet sich dadurch aus, dass sie eine unglaublich hohe Geschwindigkeit in der Leistungserfüllung und Lieferung ihrer Dienstleistung hat.
Doch genau dieses Fulfillment war bisher stark von Tatjanas Kapazitäten abhängig. Wenn eine Bestellung einging war sie es, die neue Aufträge je nach Kapazität an die Freelancer*innen verteilte, die Dateien zur Verfügung stellte und Informationen einholte.
Um diesen Prozess wiederkehrend, rund um die Uhr und effizient zu gestalten, gab es kein Standard Plugin oder Standard Shop. Darum wurde die Herausforderung mit der Hilfe von Automatisierung und wemakefuture gelöst.
Hierfür wurde zunächst eine simple Upload-Seite basierend auf Wordpress und Elementor für das Frontend erstellt. Über diese Seite können die Kund*innen nach Bestellung zusätzliche Dateien und Dokumente hochladen, die eingebunden werden sollen. Diese Benachrichtigung erfolgt automatisch nach Bestellung.
Im Anschluss werden die dort hochgeladenen Dateien automatisch an eine Airtable Datenbank geschickt. In dieser Datenbank werden alle wichtigen Informationen, Anforderungen und Dateien gespeichert. Zeitgleich werden die Kapazitäten der Freelancer*innen erfasst. So werden neue Bestellungen direkt den Freelancer*innen zugeordnet, die Zeit haben.
Über eine geschützte Ansicht erhalten die freien Mitarbeiter*innen dann alle relevanten Unterlagen und beginnen mit der Bearbeitung, ganz ohne Tatjanas Zutun. Die Benachrichtigung erfolgt ebenfalls automatisch.
Nach erfolgreicher Erstellung des Videomaterials wird die finale Datei ebenfalls über einen simplen Upload-Link den Kund*innen zur Verfügung gestellt werden. Diese werden sofort benachrichtigt.
Somit kann innerhalb von wenigen Stunden, in der Regel drei bis sechs Stunden, vollautomatisch eine Leistungserfüllung bzw. Dienstleistung erbracht werden. Die Kund*innen können die Videos herunterladen und direkt in den eigenen Musikstücken oder auch Podcast-Sendungen nutzen.
Der Vorteil hierbei ist eine extrem hohe Geschwindigkeit, ohne eine Leistungsabwicklung benötigt wird. Der gesamte Prozess von Kunde/ Kundin zu Freelancer*in zurück zu Kund/ Kundin erfolgt automatisiert.
Die gleiche Automatisierung ist beispielsweise auch für Bilder in einem Online-Shop oder sonstige digitale Produkte denkbar, die von einem Shop an Freelancer*innen geschickt werden müssen.
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