Nutzt du oder dein Unternehmen eine Datenbank, aber sie ist längst zu einem einzigen Chaos geworden und du weißt nicht, wo du etwas findest? Du möchtest eine zentrale Lösung für all deine Agenturprozesse?
Agenturen zeichnen sich durch ihre Projektarbeit aus. Doch das erfordert viel Organisation und Administration. Neben den unzähligen, spezialisierten Anwendungen gibt es noch eine weitere Lösung: Eine Airtable Datenbank als Herzstück deiner Projekte und Prozesse.
Airtable als Datenbank für eine Agentur konnten wir erfolgreich für eine Unternehmensberatung implementieren, die sich auf den Außenhandel spezialisiert hat und daher Import/Export-Beratung für Geschäftsbeziehungen mit China durchführt. Die Dienstleistungen reichen von der Risikominderung über die Beratung zur Qualitätskontrolle bis hin zur Verschiffung von Waren.
Eine alte Datenbank war zuvor für fast alle Aufgaben im Einsatz. Das Kund*innenbeziehungsmanagement basierte auf der alten Datenbank und auch die Rechnungserstellung. Für das Projektmanagement wurde ebenfalls die alte Datenbank verwendet und ein richtiges Projektmanagementsystem war nicht vorhanden. Airtable sollte als zentrale Datenbank dienen, in der die Kund*innenadministration durchgeführt werden kann. Zudem wurde das Projektmanagement-Tool Plutio implementiert, wodurch mit den Kund*innen kollaboriert werden kann. Die Airtable Datenbank dient für interne Zwecke, insbesondere der Angebots- und Rechnungserstellung.
Lexoffice, Plutio, Docu Pilot, DocuSign, Make, Airtable:
Die Datenbank wurde auf eine Airtable-Basis verlagert, die über die Cloud zugänglich ist und leicht mit anderen Diensten verbunden werden kann. Daher haben wir eine Lösung implementiert, um bestimmte Prozesse innerhalb von Airtable zu starten. Hierfür gibt es Schaltflächen, die unterschiedliche Prozesse auslösen: Anlegen und Starten eines neuen Projekts innerhalb von Plutio, Angebote erstellen oder Rechnungen versenden. Letzteres geschieht in der Regel am Ende eines Monats. Fällige Rechnungen werden automatisch mit der Buchhaltungssoftware lexoffice erstellt und die Vertragsunterzeichnung für Kund*innen wird mit Docusign automatisiert. Alles ist mit Airtable verbunden, um die verschiedenen Stadien bestimmter Prozesse zu verfolgen.
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