Tipps und Beispiele

Tipps: Workflow Freeware 2022

9.6.2022
Tipps: Workflow Freeware 2022 Welche Tools
Erfahre wie du diese Workflows kostenfrei automatisieren kannst in unserem neuesten Post!

Als Work Ninjas arbeiten wir komplett online und aus der Ferne. Wir nutzen verschiedene Workflow-Tools, um richtig zusammenarbeiten zu können und unsere Arbeitsprozesse in der richtigen Reihenfolge und Richtung ablaufen zu lassen. Ein Workflow ist die logische Abfolge von Aktivitäten, die durchzuführen sind, um ein vordefiniertes Ergebnis zu erreichen. Gerade in dieser Zeit, in der das Arbeiten von zu Hause aus für viele Menschen die Norm ist, möchten wir Ihnen einen Einblick in einige der von uns verwendeten Workflow-Tools geben. Auf diese Weise kann der Arbeitsablauf von Ihnen und Ihrem Team noch weiter optimiert werden - auch aus der Ferne.

Integromat als bestes Freeware tool

Tipps: Workflow Freeware 2022 Welche Tools

Make.com (formerly Integromat) ist ein einfaches, robustes Workflow- und Prozessmanagement-Tool. Dieses Tool ist eine der einfachsten Lösungen für ein Team, um Arbeitsabläufe und wiederkehrende Prozesse Ihres Teams zu verwalten. Als Ninjas machen wir auch häufig davon Gebrauch. In Process.st arbeiten Sie mit "Prozessvorlagen" und "Checklisten". Sie beginnen mit der Erstellung einer Vorlage, auf deren Basis Sie für jede Wiederholung der Arbeit eine neue Checkliste erstellen. In Ihrer Vorlage dokumentieren Sie strukturiert Ihren Arbeitsprozess. Neben Text können Sie auch Bilder und Videos hinzufügen, damit jeder Ihren Prozess verfolgen und ausführen kann. Sie können Ihren Prozess mit Feldern, Häkchen und bedingter Logik weiter strukturieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge passieren.

Tipps: Workflow Freeware 2022 Welche Tools

Zapier als einfachere Alternative

Zapier ist eines der bekanntesten und meistgenutzten Projektmanagement-Tools. Es basiert auf der Idee von Haftnotizen und Kanban. Dieses Werkzeug bietet viele Freiheiten, die es ermöglichen, den Arbeitsablauf ganz nach Ihren Wünschen einzurichten. Das Prinzip von Zapier besteht darin, ein Online-Board mit zu erledigenden Aufgaben (das sind Karten) zu erstellen und einzurichten. Diese Aufgaben können mit Personen und einem Termin verknüpft werden. Als Work Ninjas verwenden wir Zapier, um unseren Teammitgliedern persönlich Aufgaben zuzuweisen. Ein Vorteil ist, dass es sehr übersichtlich ist. Es gibt auch eine Zapier-App, mit der Sie die Boards auf Ihrem Handy ansehen können.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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