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Wie du deine Buchhaltung in nur 10 Schritten automatisieren kannst

19.9.2022
Wie du deine Buchhaltung in nur 10 Schritten automatisieren kannst

Die Buchhaltung ist aus mehreren Gründen ein wichtiger Aspekt deines Buchhaltungsprozesses. Wenn du die Transaktionsaufzeichnungen auf dem neuesten Stand hältst, kannst du zuverlässige Finanzberichte erstellen, die dir helfen, den Geschäftserfolg zu überwachen. Mit Automatisierungstechnologien wird eine schwierige Tätigkeit zu einem Kinderspiel. Lass uns die einzelnen Schritte durchgehen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen!  

Hier sind unsere 10 Schritte

1. Finde das perfekte cloudbasierte Tool  

Die erste und einfachste Möglichkeit, deine Buchhaltung zu rationalisieren, ist die Verwendung einer Buchhaltungs-App. Dadurch bist du in der Lage Einnahmen, Ausgaben, Rechnungsstatus sowie monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Steuern zu Verwalten. Besorge dir ein cloudbasiertes Tool mit einer API für dein CRM-, ERP- und Buchhaltungssystem wie beispielsweise Hubspot, Pipedrive, oder Lexoffice. Mit diesem Buchhaltungsautomatisierungstool kannst du Zeit und Geld sparen, indem du deine Aufgaben automatisierst.  

2. Richte deine Tools richtig ein  

Mach dich mit dem Tool vertraut, das du ausgewählt hast, und beginne damit, die Anforderungen auszufüllen. Es ist wichtig, die derzeitigen Content-Management-Verfahren, Inhaltstypen und die Informationsarchitektur eines Unternehmens zu untersuchen, die CMS-Ziele und Content-Management-Anforderungen zu definieren und den Umfang der Lösung zu beschreiben (z. B. anpassbare Inhaltsvorlagen, KI-basierte Inhaltspersonalisierung, eingebaute SEO-Tools, mehrsprachige Unterstützung).

3. Verbinde dein CRM mit deiner Buchhaltungssoftware

Die Integration deiner Buchhaltungssoftware mit deinem CRM ist der einfachste Ansatz, um festzustellen, woher dein Geld kommt. Es vereinfacht die Verwaltung; wenn deine Systeme miteinander synchronisiert sind, kannst du die Einnahmen besser verfolgen und das Risiko von Fehlern verringern.  

4. Definiere ein Szenario  

Bevor du das System einrichtest, führe eine Testbuchhaltung oder Rechnungsschreibung/-zahlung durch. Auf diese Weise kannst du dich leicht mit dem System vertraut machen und mögliche Fehler erkennen, die dir Kopfschmerzen bereiten würden.

Dank der intelligenten Systeme musst du dir keine Sorgen mehr machen, alles im Kopf behalten zu müssen, denn das machen sie für dich. Du kannst ganz einfach Warnmeldungen für Zahlungen, Überweisungen oder finanzielle Fristen einrichten. Es ist immer gut, ein Miro oder BPMN zu erstellen, um den Prozess aufzuzeichnen und abzubilden, bevor wir ihn konstruieren.  

5. Verbinde deine Zahlungsmittel  

Die Verknüpfung der Konten deiner Zahlungsanbieter mit deinem Buchhaltungsprogramm ist eine nützliche Technik, um deine Einkommenstransaktionen zu automatisieren. Wenn du zum Beispiel PayPal nutzt, um Kredit- und Debitkarten- oder Scheckzahlungen zu akzeptieren, kannst du die Einnahmen automatisch verfolgen, indem du diese Anwendungen über eine integrierte Schnittstelle verknüpfst. Du kannst auch andere Zahlungsmethoden wie Stripe oder KonfiPay verwenden.  

6. Verbinde deine Geschäftskonten  

Eine weitere nützliche Methode, um die Buchhaltung zu rationalisieren und zu vereinfachen, ist die Verknüpfung deiner Unternehmenskonten - Debitkarte, Kreditkarte und Bankkonto - mit deinem Buchhaltungstool, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. So kannst du jede Transaktion auf deinen Konten nachverfolgen, vom Einkauf von Büromaterial bis zum Kundenessen.  

7. Verfolge deine Ausgaben  

Wenn du deine Kreditkarte oder dein Bankkonto verknüpft hast, sollten sie einfließen, aber wenn du das nicht getan hast oder wenn du eine genauere Überwachung für jede Art von Ausgaben möchtest, kannst du deine Gebühren hinzufügen und hast einen klaren Überblick über dein Geld.

8. Build-Prozess in Make.com  

Make ist eine Automatisierungswebsite, auf der du alle deine Werkzeuge an einem Ort speichern und nutzen kannst. Neben seiner Effizienz bietet es gut durchdachte Dienste für jeden, ohne dass du programmieren musst.  

Make ermöglicht es Menschen, Teams und Organisationen in allen Branchen, leistungsstarke individuelle Lösungen zu erstellen, mit denen sie ihr Geschäft schneller als bisher ausbauen können.  

9. Teste es, bevor du es benutzt  

Mit Make optimierst du deine Website kontinuierlich. Überprüfe die Unterschiede zwischen verschiedenen Überarbeitungen einer Seite. Dein gewähltes System wird den Fortschritt verfolgen und die beste Wahl präsentieren. Eine Testabrechnung kann dir helfen, die Grundlagen zu beherrschen.  

Make.com Szenario

10. Live gehen und dein Leben einfacher machen  

Das war's, wir sind bereit! Das war doch nicht schwer, oder? Und du musstest nicht einmal programmieren lernen. Es ist einfach, leicht und effektiv.  

Fazit

Wenn du deine Abläufe mit einer Lohnbuchhaltungsanwendung automatisierst, verringert sich die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und du kannst beruhigt sein. Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Funktion bestimmter Buchhaltungssoftwaresysteme, aber auch andere Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme wie ADP oder SurePayroll können diese Arbeit übernehmen. Die Funktionen zur Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen die Arbeitsstunden der Beschäftigten, berechnen ihre Vergütung, berechnen die Lohnsteuerbeträge und erstellen die Gehaltsabrechnungen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung dir wertvolle Zeit spart.  

Wenn du mehr über die automatisierte Buchhaltung erfahren möchtest und dir nicht sicher bist, welches System du für dein Unternehmen verwenden sollst, zögere nicht, Wemakefuture zu kontaktieren, und wir kümmern uns um alles für dich!  

Erfahre, welche Tools wir empfehlen: https://www.wemakefuture.com/tools

Wie du deine Buchhaltung in nur 10 Schritten automatisieren kannst
Wie du deine Buchhaltung in nur 10 Schritten automatisieren kannst

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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