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Vergleich RPA und iPaaS: Unterschied von RPA zu iPaaS und Cloud-BPA.

May 10, 2020

iPaaS vs. RPA Vorteile und Nachteile

Die Vor-und Nachteile von RPA und APIs.

SaaS, IOT oder künstlicher Intelligenz: Immer mehr Technologien sollen die digitale Transformation in Unternehmen vorantreiben. Doch ein Großteil aller Geschäftsprozesse wird immer noch manuell bearbeitet. Das muss nicht sein: Abläufe automatisieren und so Wachstum vorantreiben.

Wachstum mit iPaaS und Cloud-BPA
Wachstum mit iPaaS und Cloud-BPA

Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) ist der Prozess der Automatisierung Ihrer organisatorischen Arbeitsabläufe und Aktivitäten mit Software- und Anwendungsintegration. So kann Ihr Unternehmen effizienter, transparenter und kostengünstig arbeiten. Zu diesem Zweck ist eine Reihe von Technologien entstanden, die unterschiedliche Ansätze bieten, um verschiedene Automatisierungsaufgaben zu meistern.

Systeme zur Geschäftsprozessautomatisierung können in allen Abteilungen Ihres Unternehmens implementiert werden, wie zum Beispiel im Personalwesen, Vertrieb, Marketing, IT und Kundensupport. Damit können alle Arten von Aufträgen automatisch ausgeführt werden - von einfachen Aufgaben wie der Verwaltung der Urlaubstagen bis hin zu komplexen Aufgaben wie Mitarbeiterbindung, Lösung von Kundentickets und Verwaltung der Vertriebs-Pipeline, um Routine-Geschäftsprozesse schneller, fehlersicher und kosteneffektiv zu gestalten. 

Dennoch ist es wichtig zu verstehen, dass Automatisierung um der Automatisierung willen auch kontraproduktiv sein kann. Das Ziel der Geschäftsprozessautomatisierung besteht nicht nur darin, Ihre organisatorischen Arbeitsabläufe zu automatisieren; sie muss die Geschäftsprozesse einfacher und effizienter machen. Der beste Weg, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, zwei entscheidende Faktoren zu berücksichtigen, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen.

1. Was muss automatisiert werden?

Sie können alle Ihre Geschäftsprozesse automatisieren. Aber nicht alle Prozesse sind gleich. Einige sind leichter zu automatisieren als andere. Um sicherzustellen, dass Sie Ressourcen für die Automatisierung der Geschäftsprozesse investieren, die tatsächlich automatisiert werden müssen und die bessere Ergebnisse erzielen würden, beginnen Sie mit denjenigen, die die folgende Parameter erfüllen:

1. Geschäftsprozesse, die fehlerfrei sein müssen.

2. Geschäftsprozesse, die in der gesamten Organisation konsistent sind.

3. Geschäftsprozesse, die wiederholbar sind.

2. Werkzeuge, die Sie für die Automatisierung benötigen

Das beste Werkzeug für die Automatisierung von Geschäftsprozessen: iPaaS und Cloud-BPA - Keine RPA!

Das Schreiben benutzerdefinierter Integrationen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kann ziemlich teuer, zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Der beste Weg zur Automatisierung ist die Einführung einer Integrationslösung, die einen reibungslosen B2B-Datenaustausch ermöglicht, gemeinsame Prozesse automatisiert, die IT-Komplexität reduziert und die Gemeinkosten im gesamten Prozess minimiert.    

Enterprise iPaaS (Integration Platform as a Service) wird mit einsatzbereiten Workflows oder Vorlagen für verschiedene Anwendungen geliefert, die einfach konfiguriert werden können, um Anwendungen nahtlos zu integrieren. 

Hier sind einige weitere Vorteile der Verwendung von iPaaS für BPA:

1. Wenig oder keine Einrichtung erforderlich

2. Benutzer mit wenig oder keinem technischen Fachwissen können es benutzen

3. Schnelle und zuverlässige Skalierung ist durch die Cloud-basierte Infrastruktur möglich

4. Keine Vorabkosten; mit dem SaaS-Modell können Sie sofort bezahlen

5. Protokolle und Datenprüfungsoptionen zur Verfolgung und Überwachung von Echtzeit- und historischen Daten

Was ist RPA? Und warum könnte sie wichtig sein?

RPA (robotergestützte Prozessautomatisierung) und APIs, bzw. iPaaS gelten als wettbewerbsfähige Ansätze für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wenn man von der klassischen Definition ausgeht, hat jeder Ansatz seine Vorzüge. 

RPA kann einen Geschäftsprozess schnell und einfach modellieren, indem es einfach die menschliche Aktion gegen eine Benutzeroberfläche aufzeichnet und emuliert. RPA-Plattformen sorgen dafür, dass Sie in einem einzigen Durchgang von A nach B kommen. Ihnen fehlt jedoch die Flexibilität, die Ihnen eine API bieten kann. RPA wird klassischerweise zur Oberflächenautomatisierung genutzt. Dazu gehört die Emulation eines Menschen, der eine Maus bewegt, klickt und Daten eintippt, um mit der Anwendung zu interagieren. Im Gegensatz dazu bezieht sich die API-Integration weitgehend auf die Codierungsintegrationslogik zur automatischen Datenübergabe zwischen Anwendungen. Beide Technologien können sich gegenseitig ergänzen.

Einfach ausgedrückt: RPA ist nur sinnvoll für alte Software ohne Schnittstellen.

Was ist der Unterschied von RPA zu iPaaS?

RPA-Plattformen lassen sich schnell und einfach implementieren und haben geringe Wartungskosten. Während sie sich für einfache Integrationsaufgaben mit geringem Risikopotenzial und kleinen Datenmengen eignen, ist die API-basierte Integration ein Ansatz für komplexe Integrationen mit großen Datenmengen und höherem Risikopotenzial. Beispielsweise sind RPA-Werkzeuge besser in der Lage, Daten, die durch optische Zeichenerkennung (OCR) erfasst wurden, in die richtigen Formate für Anwendungen wie SAP umzuwandeln. Von dort aus kann die API-Integration den Datenfluss in andere Geschäftsprozesse verbessern.

Wenn es einen großen Integrationsaufwand oder ein begrenztes Budget mit einer vorgeschlagenen API gibt, dann bietet RPA eine bessere Sofortlösung. Im Gegensatz dazu sind APIs der bevorzugte Weg für langfristige, strategische geschäftliche Anwendungsfälle.

iPaaS kostengünstige RPA
iPaaS kostengünstige RPA

RPA muss Altsysteme nicht ersetzen. Die Fähigkeit von RPA, menschliche Interaktionen mit Altsystemen zu simulieren, erlaubt es, sie in Automatisierungs- und Modernisierungsbemühungen einzubeziehen. API-Projekte sind oft neu und beinhalten neue Anwendungen oder neue Prozesse. Daher kann es mehrere Zyklen dauern, bis das gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Warum kann es besser sein iPaaS zu nutzen statt RPA?

RPA kann als eine spröde Form der Rationalisierung betrachtet werden. Sie kann bereits bestehende Prozesse verschlanken, verbessert sie aber nicht unbedingt. Wenn sich abhängige Systeme verändern, sind RPA-betriebene Prozesse möglicherweise nicht in der Lage, die kleinen Veränderungen aufzunehmen, die Menschen aufnehmen würden, ohne es zu merken. Änderungen wie Farben, Tastenbeschriftungen oder Menüs können die RPA-Integration lähmen. Bessere OCR- und maschinelle Lernfähigkeiten könnten diese Probleme verringern, indem sie Änderungen entdecken und Konfigurationen anpassen. Trotzdem können APIs zum jetzigen Stand flexibler sein.

Wenn eine Schnittstelle vorhanden ist, bieten APIs Vorteile. Ein RPA dient nur einem Zweck, während APIs eine Sammlung von Methoden sind, die für mehrere Zwecke wiederverwendet werden können. APIs werden für ihre Echtzeit-Verbindungsvorteile gefeiert, da sie in der Lage sind, sich schnell und effizient mit Partner- und SaaS-Anwendungen zu verbinden.  APIs sind sowohl im Leben als auch in der Wirtschaft allgegenwärtig. Die meisten Unternehmensgeschäftsprozesse sind weitaus nuancierter als die, die RPA lösen kann, und beruhen auf komplexen Daten- und Anwendungsintegrationsszenarien, die je nach Bedarf funktionieren müssen. 

Doch: Technologien wie iPaaS sind komplex, leistungsstark und für die IT gemacht.

Fazit: iPaaS oder RPA? Welche Lösung sollten Unternehmen einsetzen? iPaaS, Cloud-BPA oder RPA?

Sowohl RPAs als auch APIs spielen eine Rolle bei der Erfüllung der Integrationsbedürfnisse. Tools wie RPA, die auf UI-Automatisierungen basieren, sind großartig für Legacy-Systeme, aber spröde für UI-Änderungen, unnötig für API-basierte Systeme und weniger anwendbar für moderne SaaS-Anwendungen. iPaaS-Tools sind API-basiert, stellen aber keine Verbindung zu Legacy-Systemen her. Unternehmen benötigen beides, abhängig von der zu automatisierenden Software. Aufgrund der Tatsache, dass moderne SaaS-API-basierte Software weniger kostenintensiv ist, sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, iPaaS in ihre Prozesse zu integrieren.

IPaaS Integrieren automatisch tausende APIs ohne, das Unternehmen Entwickler benötigen. Daher sollten Unternehmer eher iPaaS und Cloud-BPA statt RPA Lösungen präferieren.

iPaaS besser als RPA
iPaaS besser als RPA

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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