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Salesforce Integration: was bringt's? 5 Tipps

January 15, 2021
Salesforce Integration

Salesforce ist ein CRM, das sicherlich den meisten ein Begriff sein wird, die sich mit diesem Thema schon mal auseinandergesetzt haben. Das Tool richtet sich insbesondere an mittlere und große Unternehmen und hat es geschafft, dass sich ganze Agenturen mit ihrem Geschäftsmodell nur diesem CRM widmen.  

Salesforce Integration = Marketing Automatisierung 

Das Ziel eines CRMs lautet für die Meisten wahrscheinlich so oder so ähnlich: Leads identifizieren, administrieren, generieren und letztendlich an sie verkaufen. Ein CRM ist meist das Kernstück der Salesaktivitäten im Unternehmen. Ganze Abteilungen widmen sich diesem Ziel, doch verbringen die dort Angestellten wirklich die meiste Zeit mit dem Vertrieb? Wahrscheinlich kaum. 

Denn je umfassender ein CRM aufgestellt ist (und Salesforce bietet wahrlich unzählige Funktionen), desto mehr Zeit wird besonders für organisatorische und administrative Tätigkeiten aufgewendet. Daten (ein)pflegen, Abstimmungen, andere Tools, die im Unternehmen verwendet werden, ebenfalls auf den neusten Stand bringen. Im Laufe eines Arbeitstages fallen so unzählige Minuten für kleine Brückenaufgaben an, die wirklich wichtig sind. Aber müssen diese wirklich von den Mitarbeiter:innen ausgeführt werden? 

Nein! Denn das Stichwort hierfür lautet: Salesforce integrieren (oder auch Salesforce automatisieren, wie du möchtest). 

Denn über die API (Schnittstelle) erlaubt Salesforce es uns, Verbindungen mit zahlreichen anderen Tools herzustellen aber auch innerhalb Salesforce’ gibt es Unmengen an Möglichkeiten für kleine Automatisierungen, welche die administrativen Aufgaben übernehmen. 

So gewinnen die Mitarbeiter:innen im Vertrieb wieder mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. 

Mehr Zeit für Wertschöpfung: Nutzen der Salesforce Integration

Eine Studie aus 2020 hat ergeben, dass Mitarbeiter:innen bis zu 60 Prozent ihres Arbeitstages mit Routineaufgaben wie E-Mails verfassen, interne und externe Kommunikation oder Daten erfassen verbringen. Schnell wird klar, dass die produktive und tatsächlich wertschöpfende Arbeitszeit weniger als die Hälfte ausmacht.  

Na klar, manche Abteilungen und Funktionen sind genau darauf ausgelegt: Kommunikation. E-Mails schreiben oder Telefonieren ist dabei die Hauptaufgabe. Aber besonders in Abteilungen wie dem Vertrieb sollte die Kund:innenakquise und -pflege überwiegen. Salesforce Integration kann dabei helfen, diese Zeit anzuheben. Der Nutzen daraus ist eindeutig:  

1. Zeitersparnis bedeutet gleichzeitig Zeitgewinn 

Wenn die Tools und Software administrative Aufgaben übernehmen, etwa Datenerfassung oder Terminplanung, spart das den Mitarbeiter:innen Zeit, die sie wiederum für andere, verkaufsorientierte Tätigkeiten gewinnen. 

2. Optimierung 

Der gesamte Prozess einer Salesforce Integration baut darauf auf, dass bestehende Prozesse optimal ausgeführt werden. Hierfür ist es aus unserer Erfahrung häufig nötig, dass ebendiese Prozesse überdacht und gegebenenfalls umstrukturiert werden müssen. Diese Prozessoptimierung gepaart mit der anschließenden Automatisierung stellt einen riesigen Nutzen für Unternehmen dar. 

3. Das Beste aus dem CRM rausholen 

Wie anfangs erwähnt: ein Customer-Relationship-Management-System stellt meist das Herzstück des Vertriebs dar. Alle wesentlichen Daten werden hier erfasst und gesammelt. Doch diese sind nicht fixiert. Daten ändern sich, unterschiedliche Daten werden je nach Zeitpunkt der Customer Journey wichtiger, über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg kann und soll ein CRM wie Salesforce unterstützen. Die Salesforce Integration unterstützt diesen Aspekt, sodass stets alle bedeutenden Daten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.  

4. Verkaufsstrategien umsetzen 

Vertrieb passiert nicht zufällig. Häufig steckt dahinter eine ausgeklügelte Strategie, die Arbeitsabläufe organisiert und ausrichtet. Deren Umsetzung kann von der Salesforce Anbindung profitieren. Hierzu ein einfaches Beispiel: Durch automatisierte Erinnerungen werden Mitarbeiter:innen zum festgelegten Zeitpunkt an Folgetermine oder Nachfassen erinnert. Das Erstgespräch ist bereits 7 Tage her und die versprochene Antwort der Kund:innen ist immer noch nicht eingetroffen? Ein telefonisches oder schriftliches Nachfassen kann hierbei bedeutend sein und Salesforce erinnert daran.  

5. Reporting und Analysen 

Klar, das Reporting gehört ebenfalls zum Vertrieb. Berichte und Auswertungen informieren nicht nur, sondern zeigen auch bisher ungenutzte Potenziale auf. Selbstverständlich können wir auch das Reporting in Salesforce integrieren. So sind zu jeder Zeit sowohl Mitarbeiter:innen als auch das Management auf dem aktuellen Stand.  

API Integration Salesforce: Wie funktioniert's?

Der Begriff, auf dem die Salesforce Integration aufbaut, ist zuvor schon gefallen: API. Eine API ist eine Programmierschnittstelle, die von Salesforce aber eben auch vielen anderen Tools bereitgestellt wird. An dieser Schnittstelle können andere Programme anbinden und verknüpft werden. Die API dient dabei sozusagen als “Übersetzerin”, denn nicht alle Tools sprechen die gleiche Sprache. Man kann also auch von der Salesforce API Integration sprechen. (Hier wird der Begriff nochmal ausführlicher erläutert). 

Das klingt, als bräuchte man dafür ganz schön viel technisches Know-how, oder? 

Jein. Es gibt mehr und mehr Tools auf dem Markt, die ebendiese API Integration oder auch Automatisierung von Tools über eine schlanke Oberfläche ermöglichen, ohne dass die Anwender:innen selbst viel programmieren müssen. Eines dieser Tools heißt Integromat. Integromat bietet eine Oberfläche auf der zahlreiche Cloud-Apps miteinander verbunden werden können und somit unzählig viele Funktionen ausführen können. Hierfür werden per se keine Programmierkenntnisse benötigt, nichtsdestotrotz erweisen diese sich als sehr hilfreich. Der Kern dieser Automatisierungen ist immer: Daten. Daten werden von A nach B und gegebenenfalls C geschoben. Dabei helfen Filter und Funktionen, ebendiese Daten zu identifizieren, die gewünscht sind. Aber auch zu Integromat und dessen Funktionsweise haben wir schon einen ausführlicheren Blogpost verfasst. Hier soll es schließlich um Salesforce Anbindung gehen.  

Salesorce anbinden: Wie hängen CRM- und Marketing Automatisierung zusammen? 

Bei beiden Feldern gibt es zahlreiche Überschneidungen. Denn der Übergang von Leads zu Kund:innen ist meist schleichend. Für die Identifizierung und Ansprache ist meist das Marketing zuständig, für den Verkauf (na klar) der Verkauf. Während des Lebenszyklus von Kontakt über Lead zu Interessent:innen bis hin zu Kund:innen ist es wichtig, dass zum einen das Unternehmen ein schlüssiges Bild abgibt und die Kommunikation passt, zum anderen, dass ein aufschlussreiches und datengetriebenes Profil der Person erstellt wird. 

Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass sich Marketingautomatisierung mehr auf die ersten Phasen einer Customer Journey fokussiert: Lead-Generation und Pflege. CRM Automatisierung oder auch Salesforce Integration kann im Anschluss auf dieser Marketing-Automatisierung aufbauen und so auf umfassende Informationen über die (potenziellen) Kund:innen zugreifen.  

Die Salesforce Schnittstelle für sich nutzen 

Ein CRM wie Salesforce bietet für sich schon unfassbar viele Möglichkeiten, um ein Unternehmen zu unterstützen. Die Funktionen sind so umfassend, dass meist gar nicht das gesamte Potenzial ausgeschöpft werden kann. Der Blick auf die Salesforce Integration kann dabei helfen, mehr aus dem CRM rauszuholen und gleichzeitig Zeit für Administration und Pflege zu reduzieren. Daten von A nach B schieben (beispielsweise aus Mails ins CRM oder vom CRM in die Buchhaltung) ist eine enorm wichtige, aber wahrlich keine freudige Aufgabe. Dennoch nehmen solche Tätigkeiten viel Zeit in Anspruch. Salesforce zu integrieren und automatisieren kann diese Zeit einsparen, um sie an anderer Stelle wertschöpfend einzusetzen: im Sales. 

Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren. Damit deine Salesforce Integration gelingt, analysieren wir bestehende Prozesse, optimieren diese und schaffen einmalige Automatisierungen, die skalierbar, nachhaltig und effizient sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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