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RPA Alternative: iPaaS als Konkurrenztechnologie

September 15, 2021
RPA Alternative

Robotic Process Automation (RPA) ist in den letzten Jahren richtig durch die Decke gegangen und wird häufig schon synonym mit Prozessautomatisierung verwendet. RPA verspricht, einfach zu implementieren und skalierfähig sei sowie in vielen Unternehmensbereichen und Branchen Mehrwert schafft. RPA basiert auf sogenannten Bots, also Software Robotern, die menschliche Klicks emuliert und so eigenständig Prozesse ausführen können.  

Dabei wird RPA klassischerweise zur Oberflächenautomatisierung genutzt. Das heißt klicken, tippen oder die Maus bewegen, um mit einer Anwendung zu interagieren, werden automatisiert. Das Besondere dabei: RPA kommt ohne Schnittstellen der Software aus. Genau hier kommt allerdings auch die RPA Alternative ins Spiel: iPaaS.  

iPaaS als RPA Alternative

IPaaS ist eine Wettbewerbstechnologie der RPA und funktioniert etwas anders: Statt Aktionen auf einer Oberfläche nachzuahmen, überträgt die RPA Alternative die Daten, die in einer Software verarbeitet werden, über die vorhandenen Schnittstellen an eine andere Software. Alternativ kann auch in der gleichen Anwendung eine weitere Aktion ausgelöst werden. So entstehen automatisierte Geschäftsprozesse und eigenständige Abläufe.  

IPaaS bietet dabei eine Reihe von Vorteilen gegenüber RPA. Stumpf gesagt, ermöglicht RPA zahlreiche komplexe Individualentwicklungen, insbesondere von on-premise aber auch von Cloud Software. Das bedeutet, dass auch dein selbst gehostetes ERP System dank RPA automatisiert werden kann und somit Prozesse ausführt und Daten überträgt.  

IPaaS hingegen funktioniert modular: Es werden verschiedene Tools miteinander verknüpft und dank zahlreicher Filter, Funktionen und Abhängigkeiten individualisiert. Den Schlüssel zum Erfolg bilden hierbei die Schnittstellen, die von der verwendeten Software zur Verfügung gestellt werden. So werden bei der RPA Alternative simpel gesagt nur die Applikationen verknüpft, die sowieso schon vorhanden sind.

Die bedeutendsten Vorteile daraus sind:

  • iPaaS erfordert weniger Zeit für die Entwicklung und Einrichtung
  • Außerdem fällt die RPA Alternative günstiger aus, da keine Individualentwicklungen nötig sind
  • Automatisierungen mit iPaaS können einfacher an veränderte Prozesse angepasst werden
  • Es ist egal, welche Datenmenge verarbeitet wird: iPaaS wächst mit, sodass du dein Unternehmen skalieren kannst.  

RPA Alternative für sich nutzen - Prozesse automatisieren ohne RPA

Die Herangehensweise an Automatisierung ist sehr ähnlich, egal ob du RPA oder eine alternative Technologie verwendest. Die nachfolgenden 5 Schritte sollen dir aufzeigen, was es alles zu bedenken gilt, wenn du Geschäftsprozesse automatisieren möchtest. Grundsätzlich gilt: Gehe die Sache strategisch an und definiere Prozesse klar und effizient.  

1. Bestimme, welche Prozesse automatisiert werden sollen

Meistens ergeben sich die Prozesse für die Automatisierung von selbst, als ob sie sich aufdrängen würden. Aber wie? Denk einmal an die fünf Prozesse in deinem Unternehmen, die notwendig und für das langfristige Überleben unerlässlich, aber auch zeit- und ressourcenintensiv sind. Genau hier solltest du ansetzen, möchtest du eine RPA Alternative nutzen. Und dann ist da noch die vielleicht wichtigste Frage:

Handelt es sich um einen vollständig digitalen Prozess? Wenn nicht, ist die Digitalisierung der erste und wichtigste Schritt. Denn ohne sie geht es nicht.

Hast du diese Prozesse erkannt, gehen wir zum nächsten Schritt über:

2. Nutze Automatisierung, indem du Prozesse standardisierst

Wie bereits erwähnt, sind wiederkehrende und standardisierte Prozesse ideale Kandidaten für die Prozessautomatisierung. Diese Standardisierung kommt jedoch nicht aus dem Nichts. Sie ist ein Ziel, das irgendwann angestrebt und umgesetzt wird. Vor allem Prozesse, die schon lange bestehen, können zunächst chaotisch erscheinen. Nicht nur im Rahmen der Automatisierung, sondern auch im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements ist eine Standardisierung unumgänglich.

Dieser Schritt sollte unserer Meinung nach nicht vernachlässigt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Prozess zum ersten Mal seit langer Zeit so gründlich untersucht wird. Schwachstellen, die jahrelang verborgen waren, treten hervor und sollten behoben werden. Prozesse zu automatisieren, bedeutet auch, Prozesse zu standardisieren.  

3. Software-Auswahl  

Höchstwahrscheinlich setzt du bereits eine oder mehrere Softwarelösungen ein, um die zuvor identifizierten und standardisierten Verfahren zu unterstützen. E-Mails, Datenbanken, ein CRM, deine Webseite, ein ERP-System, Shop-Systeme und eine Vielzahl anderer Tools können eingesetzt werden. Diese müssen in Betracht gezogen werden. Sind sie cloudbasiert? Wenn ja, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie über eine Programmierschnittstelle verfügen. Und genau diese Schnittstellen entscheiden darüber, ob ein Prozess automatisiert werden kann oder nicht.

Natürlich ist es möglich, dass sich die Software als unzureichend erweist und aktualisiert werden muss, oder dass an dieser Stelle eine neue Software eingeführt wird. Ein weiterer Vorteil von iPaaS wird an dieser Stelle deutlich: Es baut auf SaaS-Anwendungen (Software as a Service) auf. Was genau bedeutet das?

Nicht nur, dass sie alle cloudbasiert sind (und in der Regel über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen), sondern auch, dass es verschiedene Preisoptionen gibt: Je nach gewünschtem Umfang und Kriterien können verschiedene Pakete flexibel gebucht werden. So kann es sein, dass du jetzt das kleinste und damit günstigste Softwarepaket benötigst, in ein paar Monaten oder Jahren aber das größere. Auf diese Weise zahlst du nur für die Funktionen, die du tatsächlich benötigst.

4. Prozessautomatisierung dank RPA Alternative

Alles klar, du hast alle bisherigen Schritte abgeschlossen und bist jetzt so weit: Die Prozessautomatisierung steht an. Wenn die Prozesse digital ablaufen, gut standardisiert sind und du eine geeignete Softwareauswahl getroffen hast, dann ist dieser Schritt gar nicht mehr der größte.  

Denn nun werden die definierten Prozesse digital nachgebaut und verknüpft. Das geschieht allerdings nicht über Individualentwicklungen, wie bei RPA, sondern über Automatisierungsplattformen. Diese stellen uns eine Oberfläche zur Verfügung, auf der die Schnittstellen ohne Programmierung miteinander verbunden werden können.

Zwei davon sind Zapier und Integromat. Sie ermöglichen es, autonome Prozesse zu erschaffen und deine Daten so automatisch auszutauschen. Das beste: Beide Anwendungen kannst du kostenfrei testen und dir so selbst einen Überblick verschaffen. Die RPA Alternativen sind nämlich auch für Personen ohne Programmierkenntnisse geeignet. Jetzt mit Integromat starten.  

5. Automatisierung langfristig nutzen

All der bisherige Aufwand wäre umsonst, wenn deine Automatisierungen nicht langfristig Bestand haben. Genau hier kommt der zuvor erwähnte Vorteil von iPaaS zum Tragen: Deine Automatisierungen wachsen mit dir und deinem Unternehmen mit. Wenn du in eine Wachstumsphase eintrittst, ist das kein Problem. Du buchst einfach das nächstgrößere Paket für dein CRM und alles geht weiter wie bisher.  

Skalierung ist hier das Stichwort. Und genau das bietet die Prozessautomatisierung mit iPaaS: eine langfristige Lösung zur Standardisierung und Automatisierung, die dir an vielen Stellen Arbeit abnimmt und deine digitalen Prozesse selbstständig ausführt.  

RPA Alternative als zukunftsfähige Technologie

IPaaS hat noch einen weiteren Vorteil, den wir bisher nicht erwähnt haben: Die Technologie setzt dank der Schnittstellen und Cloud-Tools auf das richtige Pferd: Der Trend zur Cloud-Software ist schon lange erkennbar und führt sich fort.  Das bedeutet ebenfalls, dass immer mehr Anwendungen über Schnittstellen verfügen. On-Premise Lösungen gehen somit weiter zurück. In Zukunft werden immer weniger Unternehmen einen eigenen Server im Haus haben.

In diesem Kontext kann RPA viel mehr als eine Zwischenlösung angesehen werden: Eigens entwickelte Bots ahmen menschliche Aktionen nach, so lange bis die Software auf Cloud-Lösungen umgestellt wurde und die Schnittstellen integriert werden. Somit ist iPaaS als RPA Alternative in unseren Augen zukunftsfähiger, obwohl sie noch nicht die gleiche Aufmerksamkeit erhält.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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