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Prozesse automatisieren ohne RPA – iPaaS als Alternative

April 30, 2021
Prozesse automatisieren ohne RPA

Prozesse automatisieren – was kommt dir da zuerst in den Sinn? Wir meinen hiermit nicht, die Industrie-Automatisierung, bei der ganze Produktionsstraßen vollautomatisch mit immer weniger Menschen und immer mehr Robotern arbeiten. Nein, wir reden von digitalen Prozessen. Denn was für die Produktion funktioniert, geht genauso gut auch in der digitalen Arbeitswelt. Prozessautomatisierung übernehmen wiederkehrende Aufgaben, die durch standardisierte Schritte gekennzeichnet sind. Na gut, könntest du jetzt denken, so viele Prozesse sind das aber gar nicht.  

Falsch: Mit der richtigen Vorbereitung, nämlich der Analyse und eben Standardisierung der Prozesse, können zahlreiche Abläufe in Unternehmen automatisiert werden – von automatischen E-Mails, über Stammdatenpflege und Vorbereitung der Buchhaltung bis hin zu PDF-Erstellung ist vieles möglich.

Eine Technologie in diesem Feld ist Robotic Process Automation, kurz RPA. Dieser Begriff hat zuletzt stark Fahrt aufgenommen und wirbt mit Konzernen und Großunternehmen, die so riesige Effizienz- und Produktivitätssteigerungen realisieren können. Doch es geht auch anders: Prozesse optimieren ohne RPA ist nämlich genauso gut, nein, sogar besser möglich. Wieso? Wir erklären’s.

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Prozesse automatisieren mit welcher Technologie?

Die Automatisierungs-Branche ist noch jung und da wundert es nicht, dass zahlreiche Anbieter:innen und Technologien um die Gunst des Marktes werben. Die zwei vorherrschenden Ansätze sind aktuell RPA und iPaaS. Robotic Process Automation und Integration Plattform as a Service – ganz schön hochtrabende Begriffe also. Dazu eine kurze Abgrenzung (einen ausführlichen Vergleich RPA vs iPaaS gibt’s hier):

RPA lässt riesige Individualentwicklungen von on-premise sowie Cloud-Software zu. Das bedeutet, dein eigens gehostetes ERP System kann durch RPA automatisiert werden und somit Daten mit anderen Anwendungen austauschen.  

iPaaS kommt als modulare Lösung daher: Über eine Plattform werden die verschiedenen Cloud-Tools miteinander verknüpft und erschaffen so einen automatisierten Datenfluss. Hierbei wird auf die Schnittstellen der einzelnen Programme, welche diese uns zur Verfügung stellen, zurückgegriffen. Das heißt, es wird das verknüpft, was bereits da ist.  

Daraus ergeben sich entscheidende Vorteile für iPaaS, die für eine Großzahl an Unternehmen relevant sind:

1. iPaaS erfordert eine deutlich verkürzte Zeitspanne für die Einrichtung

2. Da keine Individualentwicklungen anfallen, ist iPaaS deutlich günstiger

3. iPaaS funktioniert unabhängig der Datenmenge: so sind die Automatisierungen skalierfähig und wachsen mit dem Unternehmen  

Prozesse automatisieren ohne RPA – aber wie?

Entscheidest du dich für eine Automatisierung, braucht es in der Regel folgende fünf Schritte. Wie so oft nützt auch die beste Absicht nichts, wenn das Projekt nicht strategisch angegangen wird. Punktuell digitale Prozesse automatisieren, während andernorts völlig ineffiziente, manuelle und vielleicht sogar analoge Prozesse ablaufen, ist selten zielführend. Daher ist Schritt 1:

1. Die richtigen Prozesse für die Prozessautomatisierung erkennen

Meistens ergeben sich die relevanten Prozesse für eine Automatisierung von selbst, sie drängen sich sozusagen auf. Wie? Denk einmal an die 5 Prozesse in deinem Unternehmen, die unverzichtbar sind, quasi für das gesamte Bestehen des Unternehmens bedeutend, aber auch sehr zeitaufwändig und ressourcenintensiv. Genau hier solltest du ansetzen. Daran schließt noch die wahrscheinlich wichtigste Frage an: Läuft dieser Prozess vollständig digital ab? Wenn nicht, dann ist die Digitalisierung der zwingende erste Schritt. Denn ohne das, geht’s nicht.  

Hast du diese Prozesse identifiziert, dann geht’s zum nächsten Punkt:

2. Identifizierte Prozesse für die Automatisierung standardisieren  

Wie eingangs schon erwähnt, bieten sich besonders wiederkehrende und standardisierte Prozesse für die Prozessautomatisierung an. Aber diese Standardisierung fällt ja nicht vom Himmel. Sie wird an einem gewissen Punkt angestrebt und implementiert. Besonders historisch gewachsene Prozesse können zu Beginn ziemlich chaotisch wirken. Nicht nur vor dem Hintergrund der Automatisierung, sondern auch vor dem des Geschäftsprozessmanagements ist eine Standardisierung früher oder später unumgänglich.  

Unserer Erfahrung nach ist dieser Schritt nicht zu unterschätzen. Manchmal ist es das erste Mal seit langem, dass ein Prozess überhaupt so genau analysiert wird. Schwächen, die jahrelang existierten, treten zu Tage und sollten überdacht werden. Prozesse automatisieren heißt eben auch Prozesse standardisieren.  

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3. Die richtige Auswahl der Software  

Höchstwahrscheinlich nutzt du bereits eine oder mehrere Softwares, um die zuvor identifizierten und standardisierten Prozesse zu unterstützen. Das kann ganz unterschiedlich sein: ERP, CRM, E-Mails, Datenbank, Webseite, Shop-System und viele mehr können zum Einsatz kommen. Diese müssen berücksichtigt werden. Sind diese Tools cloudbasiert? Wenn ja, stehen die Chancen gut, dass sie eine (gute) Programmierschnittstelle bereitstellen. Und genau diese Schnittstellen sind maßgeblich für die Prozessautomatisierung.  

In diesem Schritt kann es natürlich auch sein, dass sich eine Software als mangelhaft erweist, ersetzt werden muss oder an anderer Stelle eine neue Software implementiert wird. Genau hier zeigt sich eine weitere Stärke von iPaaS: Es basiert auf SaaS-Anwendungen, also Software as a Service. Was bedeutet das? Diese sind nicht nur allesamt cloud-basiert (und meistens mit einer guten Schnittstelle ausgestattet), sondern bieten häufig verschiedene Preismodelle: Je nach gewünschtem Umfang und Anforderungen, können flexibel verschiedene Pakete gebucht werden. So kann es sein, dass du heute das kleinste und somit günstigste Software-Paket benötigst, in einigen Monaten oder Jahren jedoch das größere. So zahlst du nur für den Umfang, den du wirklich brauchst.  

Okay, du hast die Prozesse identifiziert, standardisiert und die optimale Software ausgewählt, jetzt geht’s endlich los

4. Prozesse automatisieren mit iPaaS

Wenn alle drei vorangegangenen Schritte akribisch durchgeführt wurden, dann ist dieser Schritt tatsächlich gar nicht mehr so groß. Die zuvor definierten Prozesse werden digital nachgebaut und auf einer entsprechenden iPaaS-Plattform verknüpft. Hierfür gibt es aktuell zwei Anbieter:innen, die um die Gunst der User:innen werben: Zapier und Integromat. Beide eint eine intuitive Oberfläche, auf der ohne (viel) Programmierkenntnisse die erforderlichen Anwendungen “zusammengesteckt” werden.  

Zugegeben, etwas mehr steckt schon dahinter, aber so ähnlich kannst du es dir vorstellen. Wie auf einem Flowchart entstehen somit die Prozesse, ausgehend von den einzelnen Anwendungen. Zapier und Integromat bieten also nur die Oberfläche, um die bereits existierenden Schnittstellen der genutzten Software zu verbinden und somit Daten automatisch auszutauschen.

Beide Anwendungen versprechen außerdem, dass die Oberfläche sowohl für Fachleute als auch Personen ohne Programmierkenntnisse intuitiv und verständlich ist. Somit kannst du dich selbst ins Abenteuer Automatisierung stürzen.  

5. Prozesse langfristig und nachhaltig automatisieren  

Der ganze vorherige Aufwand wäre umsonst, wenn deine Automatisierungen nicht langfristig bestehen bleiben. Genau hier hilft jedoch der anfangs angesprochene Vorteil von iPaaS: Deine Automatisierungen können mit dir und deinem Unternehmen wachsen. Hast du auf einmal deutlich mehr Anfragen von Kund:innen ist das kein Problem. Du buchst einfach das nächstgrößere Paket für dein CRM und alles läuft genauso weiter wie bisher. Skalierung ist hierbei das Stichwort. Und genau das kann Prozessautomatisierung mit iPaaS bieten: eine langfristige Lösung für die Standardisierung und Automatisierung, die dir Arbeit an vielen Stellen abnimmt und deine digitalen Prozesse eigenständig durchführt.  

Prozessautomatisierung dank iPaaS wahr werden lassen

Nachdem wir hier so ausführlich die fünf Schritte zur Erfolgreichen Prozessautomatisierung erklärt haben, steht dir ja eigentlich nichts mehr im Weg, oder? Spaß, natürlich steckt schon etwas mehr dahinter als in diesen 1000 Wörtern beschrieben. Prozesse automatisieren ist dennoch keine Rocket Science. Richtig vorbereitet und mit der richtigen Software-Auswahl ist iPaaS zudem eine perfekte Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine Ressourcen für Individualentwicklungen haben, gleichzeitig jedoch ihre eigenen Mitarbeiter:innen entlasten möchten. Denn genau darum geht es: wiederkehrende, händische Prozesse, die sehr zeitaufwändig sind, automatisch ablaufen lassen und so mehr Luft zum Durchatmen haben und sich anderen Dingen, wie Kund:innenansprache oder Business Development widmen.

In der Zwischenzeit stehen wir gerne zur Verfügung, wenn du bei einem oder allen fünf Schritten Hilfe brauchst. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein. Wir freuen uns auf dich.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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