Immer mehr Prozesse lassen sich digitalisieren und automatisieren. Doch bevor das geschieht, müssen sie zunächst vereinfacht und somit optimiert werden. Was ganz einfach klingt, ist häufig die größte Herausforderung für Unternehmen, weiß Finance-Expertin Ute Schröder vom C4B Team. Woran es oft hapert und welche Voraussetzungen Ihr im Unternehmen schaffen solltet, erläutert Ute Schröder im Interview.

Die Automatisierung von Prozessen steht bei vielen Unternehmen auf der Wunschliste ganz oben. Woran hapert es Deiner Erfahrung nach, wenn es damit nur schwer vorangeht, Ute?

Prozesse und Vorgehensweisen haben sich meist über einen langen Zeitraum eingespielt – und das stellt meiner Erfahrung nach das größte Hindernis auf dem Weg zur Automatisierung dar. Wenn Ihr widersprüchliche Daten aus vielen Quellen habt, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation braucht Ihr einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

Welche Voraussetzungen müssen denn zunächst erfüllt werden?

Die Automatisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Das ist häufig eine Mammutaufgabe: Alle Prozesse, die beispielsweise im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen - das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

Kannst Du uns ein Beispiel nennen?

Wir haben in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens besprochen. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie zunächst den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund drei Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

Wo liegen Deiner Erfahrung nach die Fallstricke – und wie kann man diese vermeiden?

Fallstricke liegen immer wieder bei den hausinternen Sonder- oder Insellösungen. Will man vermeiden, hier zu stolpern, so muss man seine Prozesse standardisieren. Erst dann lassen sich neue Technologien einsetzen. Wir arbeiten bei C4B eng mit dem Finance-Experten Denis Glowicki zusammen, er ist CFO bei den Wicke-Werken. Denis hat einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem Du die vor- und nachgelagerten Prozesse Deiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennst. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So verbessert man aber nicht mehr seine Abläufe. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen. Das war übrigens auch für viele Unternehmen eine der „Lessons Learned“ während der Pandemie: Prozesse müssen transparent und für alle MitarbeiterInnen nachvollziehbar sein, dann klappt es auch mit Remote Work besser.

Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?

Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

Wie genau funktionieren die Manuals?

Wir haben die einzelnen Schritte so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert. Nach Installation der Software könnt Ihr direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung arbeiten und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance. Unser Dokumentationstool ist einzigartig auf dem Markt. Und damit gelingt es dann auch, Arbeitsabläufe zu identifizieren, zu strukturieren und verständlich zu machen.

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Ute Schröder, Betriebswirtin und Controlling-Expertin, ist geschäftsführende Gesellschafterin der C4B-Team GmbH & Co. KG . Vor über 10 Jahren gründete sie die Finance-Facharbeitskreise „C4B Benchmarking Circle“, eine Plattform für Führungskräfte aus dem Finance und Controlling. Die erfahrene Managerin war lange Jahre bei Jungheinrich beschäftigt und leitete dort das Auslandscontrolling. Kontaktiere Ute Schröder auf Linkedin oder auf Xing.