Tipps und Beispiele

„Automatisierung hat keine Chance ohne saubere Prozesse" - Interview mit Ute Schröder

July 15, 2021
Prozessdokumentation

Immer mehr Prozesse lassen sich digitalisieren und automatisieren. Doch bevor das geschieht, müssen sie zunächst vereinfacht und somit optimiert werden. Was ganz einfach klingt, ist häufig die größte Herausforderung für Unternehmen, weiß Finance-Expertin Ute Schröder vom C4B Team. Woran es oft hapert und welche Voraussetzungen Ihr im Unternehmen schaffen solltet, erläutert Ute Schröder im Interview.

Die Automatisierung von Prozessen steht bei vielen Unternehmen auf der Wunschliste ganz oben. Woran hapert es Deiner Erfahrung nach, wenn es damit nur schwer vorangeht, Ute?

Prozesse und Vorgehensweisen haben sich meist über einen langen Zeitraum eingespielt – und das stellt meiner Erfahrung nach das größte Hindernis auf dem Weg zur Automatisierung dar. Wenn Ihr widersprüchliche Daten aus vielen Quellen habt, dann klappt auch die Automatisierung von Prozessen nicht. Für die digitale Transformation braucht Ihr einheitliche Daten und standardisierte Prozesse. Doch die hat bisher nur ein kleiner Teil der Unternehmen. Die meisten sind noch bei der Umsetzung.

Welche Voraussetzungen müssen denn zunächst erfüllt werden?

Die Automatisierung hat nur eine Chance, wenn Unternehmen Prozesse und Schnittstellen kennen – analog oder bereits digital. Das ist häufig eine Mammutaufgabe: Alle Prozesse, die beispielsweise im eigenen Rechnungswesen zur Anwendung kommen, zu analysieren und aussagefähige und transparente Prozessdokumentationen für alle relevanten Vorgänge zu erstellen - das stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen.

Kannst Du uns ein Beispiel nennen?

Wir haben in einem unserer Benchmarking Circle das Beispiel eines international tätigen Handelsunternehmens besprochen. Auf dem Weg zu Digital Finance untersuchten sie zunächst den Prozess der Rechnungsprüfung. Der dreistufige Prozess von Rechnungseingang, -prüfung und -freigabe zeigte im gesamten Unternehmen bei rund drei Millionen eingegangenen Rechnungen insgesamt 174.000 Varianten. 174.000 Varianten – wie will man das automatisieren? Aber es ist der erste, richtige und wichtige Schritt, denn zunächst müssen Arbeitsabläufe identifiziert, strukturiert und verständlich gemacht werden. Nur so lassen sie sich dann auch optimieren. Und auch die GoBD schreibt ja gesetzlich vor, Prozessbeschreibungen zu erstellen und aktuell zu halten.

Wo liegen Deiner Erfahrung nach die Fallstricke – und wie kann man diese vermeiden?

Fallstricke liegen immer wieder bei den hausinternen Sonder- oder Insellösungen. Will man vermeiden, hier zu stolpern, so muss man seine Prozesse standardisieren. Erst dann lassen sich neue Technologien einsetzen. Wir arbeiten bei C4B eng mit dem Finance-Experten Denis Glowicki zusammen, er ist CFO bei den Wicke-Werken. Denis hat einmal sehr zutreffend das Schnittstellen-Dilemma beschrieben. Ab einer Unternehmensgröße von mehr als zehn Mitarbeitern wird es schwierig, alle anfallenden Arbeitsschritte zu kennen, jeder wird zu einem Experten in seinem Teilbereich, mit eingeschränktem Blick nach rechts und links. Schwierig wird es an dem Punkt, an dem Du die vor- und nachgelagerten Prozesse Deiner eigenen Tätigkeiten nicht mehr genau kennst. Sie werden dann einfach durchgeführt und häufig nicht mehr auf deren Nutzen hinterfragt. So verbessert man aber nicht mehr seine Abläufe. Bei der Prozessdokumentation geht es auch darum, diese Schnittstellen zu identifizieren – und dann zu optimieren und das Wissen – was kommt vor und welcher Arbeitsschritt nach mir – zu teilen. Das war übrigens auch für viele Unternehmen eine der „Lessons Learned“ während der Pandemie: Prozesse müssen transparent und für alle MitarbeiterInnen nachvollziehbar sein, dann klappt es auch mit Remote Work besser.

Wie geht man die Aufgabe der Prozessdokumentation am besten an?

Eine Aufgabe dieses Umfangs lässt sich in aller Regel nicht aus eigener Kraft stemmen. Es gibt viele Berater, die dabei ihre Unterstützung anbieten. Mein Geschäftspartner Dennis Cichowski und ich haben jedoch gemeinsam mit insgesamt vier weiteren Finance-Experten aus der Praxis einen anderen Ansatz gewählt und ein Tool zur Prozessdokumentation entwickelt, die C4B Manuals. Vorgefertigte Prozesse und vormodellierte Flow-Charts helfen, den unternehmenseigenen, individuellen Prozess quasi im Handumdrehen abbilden zu können. Auch ohne externe Berater und teure Beratungsleistungen. Dabei haben wir mit der hsp Software GmbH als Softwarehersteller gearbeitet.

Wie genau funktionieren die Manuals?

Wir haben die einzelnen Schritte so aufgebaut, wie sie in den meisten Unternehmen vorkommen. Die Prozesse sind bereits hinterlegt und die Flow Charts vormodelliert. Nach Installation der Software könnt Ihr direkt mit der bereits vorhandenen Prozessbeschreibung arbeiten und einzelne Schritte können individuell angepasst werden. Bei unseren Best Practice-Prozessschritten finden sich auch viele Digitalisierungs- und Automatisierungstipps. Es handelt sich sozusagen um ein „Lebendes Dokument“. Sobald etwas in den Schritten angepasst wird, passt sich rechts das Flow Chart Diagramm der Live-Demo an. Zudem ist es kollaborativ, denn es können mehrere Personen darin arbeiten, Aufgaben verteilen, Dokumente hinterlegen und Risiken & IKS Kontrollen zuordnen. Damit bieten wir ein auf dem Markt einzigartiges Tool mit bereits vorgefertigten Prozessen, quasi eine Blaupause für alle Prozesse im Finance. Unser Dokumentationstool ist einzigartig auf dem Markt. Und damit gelingt es dann auch, Arbeitsabläufe zu identifizieren, zu strukturieren und verständlich zu machen.

wemakefuture und c4b Prozessdokumentation

Ute Schröder, Betriebswirtin und Controlling-Expertin, ist geschäftsführende Gesellschafterin der C4B-Team GmbH & Co. KG . Vor über 10 Jahren gründete sie die Finance-Facharbeitskreise „C4B Benchmarking Circle“, eine Plattform für Führungskräfte aus dem Finance und Controlling. Die erfahrene Managerin war lange Jahre bei Jungheinrich beschäftigt und leitete dort das Auslandscontrolling. Kontaktiere Ute Schröder auf Linkedin oder auf Xing.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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