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Piesync migrieren: Wenn Piesync eingestellt wird

July 7, 2021
Piesync migrieren Zapier & Integromat

Als Teil des Hubspot Operations Hub ist Piesync nun schon seit einiger Zeit nicht mehr frei verfügbar. Für Neukund:innen ist das Tool zur Synchronisation von Daten also schon nicht mehr verfügbar. Bis Ende 2021 wird der Dienst aber auch für alle Bestandskund:innen eingestellt. Als native Integration im Hubspot Operations Hub ist es somit nur noch mit Hubspot nutzbar.

Was aber, wenn du Piesync ohne Hubspot nutzt? Oder schlichtweg nicht für den Operations Hub zahlen möchtest?

Dann lautet die Antwort wahrscheinlich: Piesync migrieren. Und zwar zu einer anderen Software, die das Gleiche oder zumindest Ähnliches schafft.

Piesync ist spezialisiert darauf deine Daten, insbesondere Kontaktinformationen, zu synchronisieren – und zwar in zwei Richtungen. Das heißt Daten werden nicht nur von A nach B übernommen, sondern jederzeit auch andersherum. Da insbesondere Kontaktdaten an verschiedenen Stellen und auch in unterschiedlichen Anwendungen bereitstehen müssen, bringt diese Funktion einen großen Mehrwert.  

Ein simples Beispiel hierfür ist etwa dein CRM und deine E-Mail-Marketing App oder deine Buchhaltungssoftware. Egal an welcher Stelle du die Daten änderst, du kannst dir sicher sein, dass alle anderen Anwendungen auch up to date sind.  

Das Stichwort bei Piesync lautet also Synchronisation. Hierbei beschränkt sich die Anwendung auf Kontakte, Leads und Unternehmen. Weitere relevante Daten, wie Aufgaben, Bestellungen, E-Mails, Rechnungen oder Deals stehen (bisher) nicht zur Auswahl.

Wir haben an dieser Stelle bereits über Piesync Alternativen geschrieben: Zapier oder Integromat.

Beide Anwendungen legen den Fokus mehr auf Automatisierung, statt Synchronisation wie es Piesync tut. Das bedeutet, dass die bidirektionale Synchronisation nicht so einfach abzubilden ist, dafür allerdings um einiges mehr Aktionen, Daten oder auch Anwendungen unterstützt werden.

1. Piesync vs Zapier

Wenn dir die Oberfläche und das einfach Erstellen neuer Synchronisationen gefällt, dann wirst du auch mit Zapier bestens zurechtkommen. Auch Zapier nimmt dich an die Hand, während du deine Prozesse digital abbildest. Du wählst zunächst einen Auslöser aus, verbindest die dafür nötige Anwendung und wählst im Anschluss die auszuführende Aktion aus. Eigentlich brauchst du nichts weiter zu tun, als den Anweisungen zu folgen, die Zapier vorgibt.

Was Zapier besonders macht: Es ist unabhängig, also nicht an Hubspot gebunden und es unterstützt mehr als 3000 Apps. Die Auswahl zwischen welchen Applikationen du also deine Daten verschieben möchtest, ist wahrlich riesig.

Dabei arbeitet Zapier allerdings mit einseitiger Synchronisation. Das bedeutet, du wählst an erster Stelle dein CRM, etwa Pipedrive, Hubspot oder Salesforce aus und an zweiter dein E-Mail-Marketing Tool, wie Mailchimp, Sendgrid oder Sendinblue. In dieser Logik werden Datenänderungen nur vom CRM ins Marketing verschoben, nicht andersrum.  

Doch ist es absolut möglich, dass du einen zweiten Prozess erstellst, der auch in die andere Richtung Daten synchronisiert. Das ist zwar ein kleiner Umweg, bildet aber letztendlich dieselbe Funktion ab wie Piesync.  

Noch dazu: Zapier kann durch die umfassende Auswahl an Aktionen und Filtern im gleichen Schwung noch mehr abbilden: Du kannst etwa Kontakte oder Leads in deinem CRM, die gewisse Kriterien erfüllen, automatisch zu einer definierten Mailing Liste hinzufügen. Dann werden nicht nur die Stammdaten übernommen, sondern die Person erhält auch sofort relevante Inhalte zugesendet.

Um beim Beispiel Hubspot CRM zu bleiben: Zapier bietet aktuell 23 Auslöser, wie etwa neuer Kontakt, neues Unternehmen, neuer Deal, neue Kalenderaufgabe oder neues Ticket, 34 anschließende Aktionen, wie Kontakt aktualisieren, Produkt erzeugen oder sämtliche Felder updaten und 20 Suchanfragen, wie finde Kontakte, Produkte oder Ticket. Die Möglichkeiten mit Zapier anstelle von Piesync sind also wirklich bemerkenswert.

Also, möchtest du Piesync zu Zapier migrieren, wird dir die ähnlich aufgebaute Oberfläche sehr entgegen kommen. Wenn du eine zweiseitige Synchronisation wünschst, erfordert es etwas mehr Arbeit beim Erstellen der neuen Workflows. Dafür kannst du aber noch viel mehr Funktionen abbilden, als nur Stammdaten übernehmen.

2. Piesync vs Integromat

Auch Integromat haben wir in unserem anderen Blogpost als hervorragende Piesync Alternative vorgestellt. Möchtest du Piesync durch Integromat ersetzen, werden dir zunächst die Unterschiede in der Oberfläche auffallen. Integromat setzt im Gegensatz zu Piesync oder Zapier nicht auf einen linearen Ablauf, sondern auf einen modularen. Was genau heißt das?

Auch bei Integromat wählst du zunächst einen Auslöser aus. Hierfür hast du die Auswahl zwischen Hunderten von Anwendungen. Im Anschluss wählst du die weiteren Aktionen und Filter oder Bedingungen. Diese kannst du jedoch fröhlich hin und her schieben oder austauschen, du kannst einfach Verzweigungen bauen und hast dennoch den Überblick, wie der Prozess abläuft.

Zum Vergleich: Wenn du den Auslöser bei Zapier austauschen möchtest, musst du alle nachfolgenden Schritte löschen. Bei Integromat kannst du den Auslöser einfach ersetzen.  

Wir wollen nicht lügen: Das führt aber auch dazu, dass Integromat etwas mehr Übung benötigt für Anfänger:innen. Hast du den Dreh aber einmal raus, dann kann Integromat auch wirklich komplexe Prozesse abbilden.  

Auch Integromat bietet keine direkte Möglichkeit für zweiseitige Synchronisation, wie es Piesync tut. Allerdings kannst du wie bei Zapier auch einfach einen weiteren kleinen Prozess erstellen, der in die andere Richtung synchronisiert. Das solltest du also beachten, möchtest du Piesync zu Integromat migrieren.

In unseren Augen ist Integromat die beste Option, wenn du groß denken möchtest: Integromat kann enorme Komplexität abbilden, behält dabei den Überblick über deine Prozessabläufe und kann so viel mehr als nur Kontaktdaten zu synchronisieren. Probier's doch einfach mal aus!

Also: Piesync migrieren kann dir deutlich mehr Möglichkeiten eröffnen, als nur wenige Daten zu synchronisieren. Es kann sogar der Startschuss sein, eine Vielzahl deiner digitalen Prozesse zu automatisieren und so aufs nächste Level zu halten. Wenn du Fragen zu deinen Anwendungen, Möglichkeiten oder einer Beratung hast, kontaktiere uns. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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