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Piesync Alternative: Synchronisiere deine Daten mit Zapier & Integromat

July 2, 2021
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Piesync ist, oder viel mehr war, eine Anwendung um deine Daten, insbesondere Stammdaten zu Kontakten, Leads und Organisationen, mit deinem CRM zu synchronisieren. Auf diese Weise musst du die Daten nur an einer Stelle pflegen, kannst dir aber sicher sein, dass sie auch an allen anderen Stellen aktuell verfügbar sind. Seit 2019 ist Piesync nun Teil von Hubspot und wird ab Ende 2021 nicht mehr als alleinstehendes Produkt verfügbar sein. Piesync ist nämlich nun fester Teil des CRMs Hubspot und dessen “Operations Hub”. Aus der alleinstehenden Software wurde also eine native Integration in Hubspot.

Höchste Zeit also einen Blick auf eine mögliche Piesync Alternative zu werfen. Denn auch wenn du sowieso Hubspot und den Operations Hub nutzt, also nicht vom Abschalten der PieSync Plattform betroffen bist, lohnen sich Hubspot Alternativen. Denn sie bieten noch deutlich mehr Funktionen.  

Um das deutlicher zu machen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Funktionsweise von PieSync, um die Alternativen besser zu vergleichen.  

PieSync Funktionen und Möglichkeiten

PieSync ist darauf spezialisiert, deine Stammdaten in deinem CRM immer up-to-date zu halten. Dafür verknüpfst du dein (Hubspot) CRM mit weiteren Anwendungen, für die diese Daten relevant sind, beispielsweise Newsletter Tool, Buchhaltung, GSuite, Office und viele mehr. Das funktioniert in beide Richtungen: Wenn du etwa einen Kontakt in Hubspot änderst, wird diese Änderung auch in deinen Google Kontakten übernommen und andersrum.

Das Setup ist dabei denkbar einfach: PieSync leitet und lenkt dich durch den Prozess. Zunächst wählst du die Apps aus, mit denen dein CRM verbunden werden soll. Diese müssen im Anschluss autorisiert werden. Im nächsten Schritt wählst du die Kontaktarten, die synchronisiert werden sollen, Kontakte oder Leads.  

Zuletzt definierst und verfeinerst du den Prozess durch Bedingungen und Aktionen. So kann beispielsweise die Segmentierung, Tags, Gruppen oder Kategorien relevant sein und soll übernommen werden. Oder durch einen Filter erfolgt die Synchronisation nur dann, wenn gewisse Kriterien erfüllt werden. So entsteht ein großer “Wenn..., dann...” Prozess.  

Warum eine PieSync Alternative?

Wenn du sowieso Hubspot als CRM nutzt, warum dann überhaupt eine PieSync Alternative suchen? Solltest du Hubspot nicht nutzen, dann kann es relevant für dich sein, ein anderes Tool zu nutzen und schnellstmöglich zu implementieren, bevor PieSync im Dezember 2021 abgeschaltet wird. Neben der Restriktion auf Hubspot hat PieSync aber eine sehr große Schwäche:  

PieSync ist extrem limitiert in der Datenart und den verfügbaren Aktionen.

So unterstützt PieSync keine Synchronisation etwa von Rechnungen, E-Mails, Aufgaben, Deals oder Kampagnen. All das sind jedoch wichtige Bausteine in deinem CRM und Sales-Prozess. Hier bieten PieSync Alternativen deutlich mehr Möglichkeiten.

Auch die Anzahl der unterstützen Apps ist überschaubar. Hier können die PieSync Alternativen mit Hunderten und Tausenden unterstützten Anwendungen aufwarten.

Welche PieSync Alternativen gibt es?

Das Prinzip von PieSync, die Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Cloud-Anwendungen, ist nicht einzigartig. Im Gegenteil, aktuell gibt es mehr Software denn je, die das gleiche Ziel hat. Allerdings beschränken sich wenige davon ausschließlich auf dein CRM. Über die API-Schnittstellen deiner genutzten Software können nämlich eine Vielzahl von Anwendungen verbunden und so fröhlich Daten ausgetauscht werden.

Zwar gibt es eine große Menge an PieSync Alternativen, wir beschränken uns an dieser Stelle aber nur auf 2. Warum? Sie sind zum einen bewährt und zum anderen funktionieren sie mit Hubspot hervorragend.  

PieSync Alternative #1: Integromat

Integromat ist ebenfalls eine Anwendung, die es versteht, Cloud-Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so Daten automatisch zu synchronisieren und dir Zeit zu sparen. Dabei setzt Integromat aber auf deutlich mehr Komplexität. Versteh das nicht falsch, auch für Integromat gibt es unzählige Tutorials und Hilfen, die dir das Setup erleichtern. Deinen ersten Prozess wirst du ganz sicher selber erstellen können.

Aber in den weiterführenden Funktionen bietet Integromat dann deutlich mehr Möglichkeiten, einen hochkomplexen, verzweigten und bedingten Automatisierungsprozess zu erstellen. Die Oberfläche sieht dabei ganz anders aus als bei der PieSync Alternative Zapier. Integromat setzt nämlich auf einen modularen Prozess, keinen linearen. Probier's einfach mal aus.

PieSync Alternative Integromat Prozess

So kannst du Integromat nicht nur dafür nutzen, deine Kontaktdaten aus Google Contacts mit deinem Hubspot CRM zu synchronisieren. Mit der PieSync Alternative kannst du deinen gesamten Vertriebsprozess automatisch unterstützen:

Speichere relevante Kontaktdaten direkt in deinem CRM, wenn sich ein Termin in deinem Kalender gebucht wurde, etwa über Calendly. Vergebe direkt einen Status und lasse automatisch generierte E-Mails an den Lead versenden. Wenn keine Interaktion erfolgt, sende automatisch Reminder. Sollte doch eine Antwort erfolgen, wird auch das sofort mit dem Status in deinem CRM synchronisiert. Ist ein Lead gewonnen, kannst du automatisch Angebote generieren lassen und zur digitalen Signatur versenden. Oder Rechnungen automatisch aus deinem Projektmanagement inklusive Stundenübersicht erstellen lassen.  

Integromat bietet wahrlich viele Funktionen, um sich deinen Prozessen anzupassen. Dabei unterstützt Integromat weniger Anwendungen als Zapier, mehrere Hundert. Dennoch ist Integromat als PieSync Alternative mächtig und kann, richtig eingesetzt, deine manuellen Prozesse ersetzen, dein Team unterstützen und so zu mehr Produktivität beitragen.

Auch Integromat gibt es in einer kostenfreien Version, die du hier testen kannst. Diese bietet sogar mehr Kapazitäten als der kostenfreie Zapier Plan.  

PieSync Alternative #2: Zapier

Zapier ist der leuchtende Stern am Automatisierungs-Himmel. Vielleicht bist du selbst schon mal über den Namen gestolpert. Zapier versteht es exzellent, Marketing zu nutzen, um sich selbst als Nummer 1 Automation-Tool zu platzieren. Und das zurecht: Seit vielen Jahren bietet Zapier die Möglichkeit, ganz einfach selbst deine Anwendungen zu verbinden, Daten zu übergeben und so eine Menge Arbeit abgenommen zu kriegen.

Dabei setzt Zapier ganz klar auf ein denkbar einfaches Setup deiner Prozesse. Ähnlich wie bei PieSync wählst du zunächst deine verwendeten Apps aus, autorisierst sie und stellst im nächsten Schritt einen Auslöser des Prozesses aus und die anschließenden Aktionen. Dabei nimmt dich Zapier an die Hand, führt dich durch jeden Schritt und erleichtert dir die Einrichtung so enorm. So entstehen linear aufgebaute Abläufe:

PieSync Alternative Zapier Prozess

Zapier verspricht, dass es keine Programmierkenntnisse braucht und wird diesem Versprechen in aller Regel gerecht. Nichtsdestotrotz bietet Zapier die Möglichkeit, Code in deine Automatisierungen zu integrieren – wenn du das möchtest. Außerdem hat die PieSync Alternative einen entscheidenden Vorteil: Zapier unterstützt über 3.000 Apps. Das sind Spitzenwerte. Zapier ist in unseren Augen ideal geeignet, wenn du selbst mit einigen Automatisierungen herumspielen willst, einfache Synchronisationen zwischen verschiedenen Apps erstellen möchtest und vielleicht mal hier und da einen Filter einbauen willst.

Dafür gibt es einen kostenlosen Plan, sodass du Zapier als PieSync Alternative erst mal ausprobieren kannst. Dieselbe Möglichkeit bietet auch die zweite PieSync Alternative.

Beschränke dich nicht nur auf Kontakte & Leads: PieSync Alternativen können mehr

Die Automatisierung von Prozessen, leichter ausgedrückt die Synchronisation von Daten, kann ein echter Gamechanger sein. Besonders wenn Informationen an unterschiedlichsten Stellen benötigt oder übergeben werden, hilft sie, den Überblick zu behalten. Dabei ist es immer von Vorteil, den gewünschten Prozess zunächst detailliert zu dokumentieren und visualisieren.  

Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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