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Personalmangel entgegenwirken mit Automatisierung durch iPaaS & SaaS Software

October 2021
Fachkräftemangel entgegenwirken mit iPaaS & SaaS Software

Der immer größer werdende Fachkräftemangel ist ein Problem für verschiedenste Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Vor allem IT-Fachkräfte werden verzweifelt gesucht, da die fortschreitende Digitalisierung immer mehr IT-Prozesse mit sich bringt, die von einem Experten oder einer Expertin verwaltet werden müssen.

Aber es ist nicht nur das IT-Personal, das rar wird, denn egal, wie viele Dokumente eingescannt wurden und online verfügbar sind, oder wie viele Prozesse wie Terminvereinbarungen, Rechnungen verfassen und Co. nun online erledigt werden können – bei den meisten Aufgaben muss nun mal eine Person hinter dem PC sitzen und diese Schritte einzeln durchführen.

Oder vielleicht auch nicht?

Personalmangel mit Software lösen

Nicht unbedingt!

Wenn man die richtige Software verwendet, können bestimmte Prozesse automatisiert werden, sodass Fachkräfte weniger Zeit für sich wiederholende, automatisierbare Aufgaben aufwenden müssen, wie zum Beispiel auf die gleichen E-Mails antworten, Links versenden oder auch einfache Datenübertragung.

So kann eine Person, der an einem normalen Arbeitstag 8 bis maximal 10 Stunden zur Verfügung stehen, ihre Zeit effizienter einteilen und muss sie nicht mit sogenannten Routineaufgaben wie Rechnungen verschicken, Termine vereinbaren und Co. verschwenden.

Die Fehlerquote kann als kleiner Bonus auch gleichzeitig gesenkt werden, da z. B. eine Datenübertragung mithilfe von Software keine Flüchtigkeitsfehler oder ähnliches aufweisen kann.

Es geht bei der Automatisierung also nicht darum, dass Fachkräfte durch automatisierte Prozesse ersetzt werden sollen, sondern dass sie eher entlastet werden und ihnen ermöglicht wird, dass sie ihre Zeit effizienter nutzen können.

Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel

Damit jede Fachkraft ihr volles Potenzial ausschöpfen und ihre Zeit maximal nutzen kann, ist es essenziell, dass das Personal nicht von überflüssigen Aufgaben abgehalten wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man den Fachkräftemangel mit Software lösen kann:

Eine Möglichkeit wäre, dass immer mehr Cloud-Prozesse im Unternehmen angewandt und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die richtigen Tools an die Hand gegeben werden, mit denen Aufgaben einfach automatisiert werden können.

Dabei muss jedoch darauf geachtet werden, dass diese Cloud-Prozesse bzw. iPaaS (kurz für Integration Platform as a Service) benutzerfreundlich sind, sodass du nicht bald vor dem Problem stehst, dass du eine IT-Fachkraft benötigst, um diese Tools zu managen.

Integromat und Zapier sind solche Automatisierungs-Softwares, die dir genau das bieten.

Sie haben eine benutzerfreundliche Oberfläche, die an Smartphone-Apps erinnert und somit leicht und schnell zu bedienen ist, auch ohne sonderliche Hintergrundkenntnisse.

Diese Softwares arbeiten mit API-Schnittstellen, mit denen digitale Tools wie beispielsweise Mails, Cloud-Speicher, CRM, Buchhaltungstools, E-Mail-Marketing und vieles mehr an einem Ort miteinander verbunden werden. So können Daten automatisch von Anwendung zu Anwendung weitergegeben werden, wodurch ein automatisierter Datenfluss entsteht und viel weniger Arbeitsaufwand aufgebracht werden muss, um bestimmte Prozesse zu bewältigen.

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Mit Integromat Geschäftsprozesse automatisieren

Hier haben wir ein Beispiel für dich, wie solch ein automatisierter Prozess bei Integromat aussehen könnte, in dem eine Rechnung, die per E-Mail eingeht, in die Buchhaltungssoftware Lexoffice übertragen wird.

Personalmangel entgegenwirken mit Software

Sobald eine E-Mail in einem definierten Postfach eingeht, wird diese zunächst nach Anhängen überprüft. Wenn die Rechnung als Datei-Anhang, z. B. als PDF, mitgesendet wurde, wird dieser in OneDrive übertragen und von dort in Lexoffice hochgeladen (oberer Pfad).

Sollte die Rechnung nicht als E-Mail-Anhang, sondern nur in Textform vorliegen, wird zuerst eine PDF-Datei aus der E-Mail generiert.

Dann folgen die gleichen Schritte wie zuvor: Die Rechnung wird in OneDrive übertragen und am Ende in Lexoffice hochgeladen, wo sie zur Verbuchung vorliegt (unterer Pfad).

Wenn du dir nun vorstellst, dass diese Schritte sonst von einer Fachperson dutzende Male am  Tag durchgeführt werden, kannst du dir schnell errechnen, wie viel Zeit durch diese Automatisierung eingespart wird.

Diese eingesparte Zeit steht dieser Person nun für Aufgaben zur Verfügung, die leider (noch) nicht mithilfe von Software Integration automatisiert werden können.

Hier ist ein Vergleich von 5 Automation-Tools für den Anfang, denn Integromat und Zapier sind nur zwei Tools von vielen!

Trotz Fachkräftemangel Prozesse effizienter gestalten

Die zweite Möglichkeit ist, dass das Wissen intern aufgebaut wird, wie bestimmte Prozesse automatisiert werden können, sodass das Fachpersonal selbstständig diese Prozesse automatisieren und den Arbeitsalltag effizienter gestalten kann, was dir und deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen noch mehr Flexibilität bietet.

Indem deinem Personal gezeigt wird, wie diese Automatisierungsprozesse angewandt werden, benötigst du keine IT-Fachkraft, von der die Prozesse im Unternehmen abhängen und kannst in gewisser Weise auch potenzielle Fachkräfte durch Software ersetzen.

Natürlich gibt es auch bestimmte Maßnahmen, mit denen man dem Fachkräftemangel kurzfristig entgegenwirken kann, jedoch sind diese iPaaS ein langfristiger Lösungsansatz, der mehr Effizienz und Produktivität in Ihr Unternehmen bringen kann, wenn die Sache richtig angegangen wird.

Vorsicht vor chaotischer Automatisierung

Dabei ist es aber auch wichtig, dass bestimmte Prozesse nicht nur automatisiert werden, weil man es kann, sondern weil das Ganze Sinn ergibt und mehr Effizienz in das Unternehmen gebracht wird.

Um das zu gewährleisten, müssen die Prozesse im Unternehmen zuvor gründlich betrachtet und analysiert werden, bevor man mit der Optimierung und Automatisierung beginnt. Hier kannst du nachlesen, wie du bestimmen kannst, ob eine Aufgabe automatisierbar ist.

Aber keine Sorge, du musst dich nun nicht stundenlang mit jedem einzelnen Prozess in deinem Unternehmen oder Betrieb auseinandersetzen, das können wir für dich erledigen! Kontaktiere uns einfach und erfahre in einem kostenlosen Beratungsgespräch, wie wir gemeinsam deinen Weg der Digitalisierung und Automatisierung gestalten können.

Fachkräftemangel entgegenwirken mit iPaaS & SaaS Software

Fachkräftemangel entgegenwirken mit iPaaS & SaaS Software

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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