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Erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding mit Perspective co

June 2, 2021
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Mitarbeiter Onboarding und Recruiting haben sich stark gewandelt, das ist längst kein Geheimnis mehr. Vom ersten Kontaktpunkt bis zum ersten Arbeitstag und darüber hinaus, kann es ein langer Weg sein. Diesen kannst du erfolgreich gestalten und dir dabei verschiedene Anwendungen zu Nutze machen. Eine dieser Anwendungen ist Perspective co. Sie bietet sogenannte Click Funnels optimiert fürs Smartphone, die dir dabei helfen können, interessierte Bewerber:innen zu erkennen, vorzuselektieren und dein Unternehmen gut darzustellen. Wie genau und was API-Integration damit zu tun hat, liest du hier.  

Was ist Perspective co?

Perspective co bietet Click Funnels an – und zwar mobile first. Zu Deutsch: eine Reihe von Online-Schritten, quasi Fragen, durch die sich Leads durchklicken. Diese sind optimiert fürs Smartphone, da Perspective co auf Social Media Marketing aufbaut. Ziel ist es, qualifizierte Leads mit einigen Charakteristiken und Interessen zu gewinnen. So können die kleinen Quizze bei der digitalen Neukund:innen-Akquise unterstützen.  

Im Editor kannst du Layout, Design und natürlich Frageinhalte auswählen. So kannst du beispielsweise herausfinden, ob deine Leads eher an schwarzen oder an roten Autos interessiert sind.  

Die Oberfläche der Mobile Funnels kommt dabei ohne viel Text aus. Viel mehr stehen kleine Bilder und schnelles Klicken im Mittelpunkt. Dadurch soll die Wahrscheinlichkeit gesteigert werden, dass Personen den Prozess bis zum Ende durchlaufen. Am Ende hast du einige Informationen über potenzielle Neukund:innen gewonnen und deine Leads erhalten personalisierte Ergebnisseiten und das Gefühl von Individualität. Das sieht dann beispielsweise so aus:

perspective co Funnel Mitarbeiter Onboarding
Quelle: perspective.co

Aber was haben Perspective co Funnels zur Leadgenerierung mit Mitarbeiter Onboarding zu tun?

Zwar ist Perspective co auf die Kund:innen-Akquise spezialisiert, aber das Prinzip ist auch hervorragend auf interessierte Bewerber:innen anwendbar. Denn dein Mitarbeiter Onboarding, oder vielmehr deine Employee Journey, beginnt schon am ersten Kontaktpunkt. Und dieser kann selbstverständlich auch übers Smartphone passieren.

Genau hierfür hat Perspective co kürzlich Social Recruiting Funnels in ihre Vorlagen aufgenommen. Diese sollen Jobanzeigen auf Social Media mit Mobile Funnels verbinden. Außerdem können sich Bewerber:innen mit oder ohne CV bewerben, du qualifizierst die Kandidat:innen vor und erhältst mehr Bewerbungen durch interaktive Klickfolgen.  

So kannst du die Vorlage der Clickfunnels nutzen, um dich selbst als Unternehmen so zu präsentieren, wie du es möchtest und mehr über deine zukünftigen Teammitglieder zu erfahren. Mit den richtigen Fragen kann ein Clickfunnel auch bei der Auswahl der Bewerbungsunterlagen unterstützen.  

Perspective co sammelt im Hintergrund brav alle Informationen für dich. So kannst du nicht nur erkennen, wer vielleicht interessant ist, sondern auch herausfinden, wer sich überhaupt für dein Unternehmen interessiert. Durch die individualisierten Ergebnisse am Ende des Click Funnels kannst du zudem schon eine Vorsortierung treffen: Nach weiteren Unterlagen fragen, vielleicht einen virtuellen Rundgang durchs Unternehmen oder einen Link zur Terminvereinbarung für ein unverbindliches Kennenlernen.

Erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding beginnt vorm ersten Arbeitstag

Wir definieren Mitarbeiter Onboarding in diesem Post nicht als die Einarbeitung, die ab dem ersten Arbeitstag abläuft. Im Gegenteil. Wir meinen das, was davor kommt. Gerne wird das auch als Employee Journey bezeichnet. Das Mitarbeiter Onboarding ist nämlich eine Aufgabe, die quasi für alle Unternehmen Relevanz hat. Vom ersten Kontaktpunkt über die Vertragsunterschrift bis hin zum Ende der Probezeit kann erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter:innen tonangebend sein.  

Der Einfluss eines erfolgreichen Mitarbeiter Onboardings ist dabei nicht zu unterschätzen: Denn ist eine qualifizierte Person erfolgreich eingestellt, ist es sehr schmerzhaft innerhalb der Probezeit oder des ersten Jahres eine Kündigung zu erhalten.

Vorm ersten Arbeitstag ist das Mitarbeiter Onboarding aber mitunter sehr administrativ:

Alle relevanten Unterlagen, etwa Stammdaten, Vertrag, Dokumente oder Zusatzvereinbarungen müssen vorbereitet und signiert werden. Klar, das sind wichtige und notwendige Aufgaben. Aber der Fokus sollte und könnte schon hier auf dem Zwischenmenschlichen liegen. Neue Teammitglieder können begrüßt, vorgestellt und mit allen wichtigen Informationen versorgt werden.  

Genau das kann wieder in den Mittelpunkt rücken, wenn du die Administration des Mitarbeiter Onboardings automatisch ablaufen lässt. So kannst du dich um die fachliche und soziale Einarbeitung kümmern.  

Integration von perspective co mit HR-Tools wie Personio

Wie zu Beginn gesagt, sammelt Perspective co wichtige Daten fürs Mitarbeiter Onboarding (vorausgesetzt du stellst die richtigen Fragen). Nun gibt es zwei Möglichkeiten: Eine interessierte Person klickt sich durch deinen Mobile Funnel, interessiert sich für dein Unternehmen, hat vielleicht sogar ein erstes Gespräch, aber erhält keine Zusage für den Job. Dann greifen die gesetzlichen Richtlinien und du löschst sämtliche Daten von ihr höchstwahrscheinlich wieder.  

Oder die Person ist hervorragend geeignet und nach mehreren Interviews wird klar, dass ein Vertrag unterschrieben wird. Dann sind die Daten aus dem Mobile Funnel vielleicht auch an anderer Stelle relevant. Zum Beispiel in deiner HR-Software. Anwendungen wie Personio unterstützen dich bei der gesamten Personaladministration.  

Von der Lohnabrechnung über die Personalentwicklung bis hin zur Administration und Recruiting. Und die beiden letzteren spielen für Perspective eine wichtige Rolle. So kannst du relevante Daten aus Perspective, bei Eignung der Mitarbeiter:innen, einfach an Personio übergeben. Wie genau?

Exkurs: API Integration und Automatisierung fürs Mitarbeiter Onboarding

Das Stichwort hierfür lautet API-Integration. Das haben wir an dieser Stelle ausführlich dargestellt aber hier nochmal zum besseren Verständnis: Perspective co, Personio und viele andere Anwendungen haben eine Programmierschnittstelle, eine sogenannte API (Application Programming Interface). Diese wird von der Software bereitgestellt. Über diese Schnittstelle können Daten aus der Software heraus und herein gegeben werden.  

Haben nun zwei Anwendungen eine API, dann können diese verbunden werden. So können automatisch Daten ausgetauscht werden und die Software ist in der Lage, miteinander zu kommunizieren. Simples Beispiel: Eine Bewerberin gibt ihren vollständigen Namen im Perspective co Funnel an. Dieser ist auch für Personio relevant und kann automatisch in die andere Software übertragen werden.

So musst du nicht mehr sämtliche Daten, die zwar längst vorliegen, aber an der falschen Stelle, kopieren und einfügen oder gar abtippen.

Doch die API-Integration kann mehr als einfach nur Daten austauschen. Sie kann auch mit zahlreichen “Wenn, dann” Funktionen und Bedingungen versehen werden. So stellen wir sicher, dass nur die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt fließen. Fürs Mitarbeiter Onboarding kann das etwa bedeuten, dass nur dann Daten gespeichert werden, wenn es überhaupt zum erfolgreichen Vertragsabschluss kommt.  

Möglich wird das über entsprechende Software, die wie eine Plattform zur API-Integration wirkt. Zapier und Integromat sind hierbei die Marktführer.  

Zurück zu Personio: Natürlich kannst du über Personio nicht nur Daten erfassen, sondern auch den Prozess fürs Mitarbeiter Onboarding gestalten. So könnte beispielsweise an einem festgelegten Datum, etwa am ersten Arbeitstag, ein neuer Prozess gestartet werden: Zusatzvereinbarungen zur Signatur verschicken. In Personio ist der Arbeitsbeginn abgespeichert. Tritt dieses Datum ein, dann werden automatisch die relevanten Unterlagen zu Datenschutz, Home Office Policy oder auch Firmenwagenvereinbarungen zur digitalen Signatur an dein neues Teammitglied versendet.

Du erhältst zum richtigen Zeitpunkt deine Unterschrift, die Unterlagen werden automatisch im richtigen Ordner abgelegt und statt Dokumente zusammen zu suchen und auszudrucken, dreht sich am ersten Arbeitstag alles ums menschliche und fachliche.  

Mitarbeiter Onboarding mit deinem CRM integriert

Eine weitere Möglichkeit, wie du Perspective co fürs Mitarbeiter Onboarding integrieren kannst, ist dein CRM. Vielleicht nutzt du es zusätzlich oder statt einer HR-Software und erstellst Kontakte für neue Teammitglieder. Auch das geht dank der verfügbaren Schnittstellen ganz einfach. So können die relevanten Daten, wie Name, Adresse, E-Mail oder Telefonnummer ganz einfach automatisch in dein CRM übertragen werden.

Dabei ist es ziemlich egal, ob du Hubspot, Pipedrive, Copper, Zoho CRM oder irgendein anderes Cloud-CRM nutzt. Hauptsache, es hat eine Schnittstelle.  

Was ist dein Nutzen daraus?

Daten von A nach B schieben, schön und gut. Aber was hast du sonst davon, wenn du dein Mitarbeiter Onboarding mit Clickfunnels wie Perspective co integrierst?

  • Naja, einerseits kann ein professionelles und reibungsloses Auftreten hilfreich fürs Employer Branding sein. Nichts ist schlimmer, als wenn Bewerber:innen nach Kontaktaufnahme nie wieder etwas von dir hören.  
  • Das führt uns auch zum zweiten Punkt: Niemand geht im Prozess verloren. Durch ein definiertes Mitarbeiter Onboarding weißt du stets, wo welche Schritte nötig sind oder als nächstes anstehen. So ist immer klar, wo sich wer befindet.
  • Das Zwischenmenschliche rückt in den Vordergrund: Onboarding sollte sich nicht nur um Verträge und Unterschriften drehen. Tut es meistens aber jedoch. Wenn du den administrativen Teil automatisierst, dann hast du wieder mehr Zeit das neue Teammitglied kennen zu lernen und zu begrüßen.

Wenn der Post dein Interesse geweckt hat, kannst du gerne in einem Beratungsgespräch mit uns herausfinden, ob auch dein Mitarbeiter Onboarding von Perspective co profitieren kann. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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