Tipps und Beispiele

Mitarbeiter Onboarding automatisieren: Zufriedenheit schaffen

April 2021
Mitarbeiter Onboarding automatisieren: Zufriedenheit schaffen
Mitarbeiter Onboarding automatisieren

Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ist eine Aufgabe, die für jedes Unternehmen relevant ist und eine immense Bedeutung hat: Vom Tag der Zusage bis zum Ende der Probezeit und darüber hinaus soll ein erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding Zufriedenheit schaffen, die fachliche Einarbeitung gewährleisten aber natürlich auch das neue Teammitglied willkommen heißen und sozial integrieren. Der Einfluss eines erfolgreichen Mitarbeiter Onboardings ist nicht zu unterschätzen: Denn ist eine qualifizierte Person erfolgreich eingestellt, ist es sehr schmerzhaft, innerhalb der Probezeit oder des ersten Jahres eine Kündigung zu erhalten.

So soll das Mitarbeiter Onboarding eine ganze Reihe an Funktionen erfüllen: Ganz nüchtern betrachtet müssen alle relevanten Unterlagen, wie Vertrag, Stammdaten, Zusatzvereinbarungen oder Bescheinigungen inklusive Unterschriften ausgetauscht werden. Aber in dieser Phase besteht ebenfalls die Möglichkeit, das neue Teammitglied zu begrüßen. Durch regelmäßige Kontaktaufnahme vor dem ersten Arbeitstag kann Nervosität genommen werden. Einen wirklich standardisierten Prozess fürs Mitarbeiter Onboarding, gibt es bei vielen Unternehmen allerdings erst ab dem ersten Arbeitstag. Aber das muss nicht so sein!

Denn besonders aber nicht nur der administrative Teil des Onboarding neuer Mitarbeiter kann von Automatisierung profitieren. Ganz richtig, Automatisierung. Wie genau, das zeigen wir anhand einer fiktiven Employee Journey in diesem Blogpost. Aber zuvor erklären wir noch, was wir damit meinen, wenn wir von Mitarbeiter Onboarding automatisieren sprechen.

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Wie kann Automatisierung das Mitarbeiter Onboarding unterstützen?

Der Idealfall ist, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen von Beginn an ein positives Bild deines Unternehmens und des Teams erhalten. Aber das ist kein Zufall oder reine Sache der Sympathie. Meistens ist die Phase vor dem Arbeitstag von Administration geprägt: Informationen einholen, Daten pflegen, Verträge vorbereiten, Bescheinigungen austauschen und, und, und. Was zwingend notwendig ist, ist aber eigentlich auch genau das: Ein notwendiges Übel. Ein toller Vertrag allein reicht nicht unbedingt, um das neue Teammitglied aufs Unternehmen einzustimmen.  

Nichtsdestotrotz kann genau dieser administrative Teil automatisiert werden, da er stark standardisiert und wiederkehrend ist. Gelingt das, dann kannst du dich weniger auf die Erstellung notwendiger Unterlagen und mehr auf die freundliche Begrüßung des neuen Teammitglieds fokussieren. Außerdem kannst du so…

Administration einsparen  

Mitarbeiter binden  

Unternehmenswerte vermitteln  

Wichtige Dokumente parat haben  

Eine optimale Einarbeitung realisieren  

Mitarbeiterzufriedenheit von Anfang an prägen  

Deine Personalabteilung entlasten

Automatisierst du dein Mitarbeiter Onboarding, dann reduzierst du den Aufwand für Papierkram und Formelles auf ein Minimum und kannst die fachliche und soziale Einarbeitung von Beginn an in den Mittelpunkt stellen. (Apropos: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?)

Ziele eines automatisierten Onboardings neuer Mitarbeiter

Die Zeile der Automatisierung deines Mitarbeiter Onboardings sind eng verknüpft mit den Zielen des Mitarbeiter Onboardings selbst:  

Informiere neue Mitarbeiter

Stelle zeitnah und pünktlich alle wichtigen Unterlagen digital und signiert zur Verfügung, ohne das etwas vergessen geht.

Schaffe konstant hohe Qualität

Durch einen standardisierten und automatisierten Onboarding Prozess, gelingt die Einarbeitung jedes Mal aufs Neue.

Stimme Mitarbeiter aufs Unternehmen ein

Das Onboarding ist der erste Prozess nach der Bewerbung, den neue Teammitglieder kennen lernen. Stelle sicher, dass sie überzeugt sind.

Automatisiertes Mitarbeiter Onboarding anhand eines Beispiels

Nun aber genug Vorgeplänkel, wie könnte das Ganze denn realistisch aussehen? Wir haben eine automatisierte Employee Journey skizziert, die so oder so ähnlich einfach umsetzbar ist.  

Von der Einstellung bis zum ersten Arbeitstag:

Einstellung

Glückwunsch! Das neue Teammitglied wurde erfolgreich eingestellt und hat für die Stelle zugesagt. Zeit, dein automatisiertes Mitarbeiter Onboarding zu starten. Über einen Klick in deiner Datenbank startest du den Prozess und das Teammitglied erhält eine E-Mail mit der Bitte, den Personalfragebogen auszufüllen.

Informationen einholen

Über ein Formular füllt das Teammitglied den Personalfragebogen aus. Sämtliche Informationen werden sicher an die Datenbank und dein HR-Tool übergeben. Die verantwortliche Person erhält eine Benachrichtigung und wählt über eine Checkbox aus, welche Unterlagen versendet werden.

Dokumente versenden

Aus einer Reihe von Vorlagen wird automatisiert und korrekt die Vertragsvorlage erstellt. Weitere Dokumente, wie Zusatzvereinbarungen oder Befreiungsanträge, können ebenfalls ausgewählt werden. Diese werden mit einer begleitenden E-Mail ans Teammitglied verschickt.

Unterschriften einholen

Im gleichen Zuge können die Unterlagen digital von dir und dem neuen Teammitglied signiert werden. Oder es werden nochmal Änderungen vorgenommen, ganz individuell.

Bereitstellung

Die unterschriebenen Papiere werden allen relevanten Stakeholdern zur Verfügung gestellt: Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, externen Steuerberatern und natürlich dem Teammitglied selbst. Zudem werden die Dokumente an dem Speicherort abgelegt, wo sie hingehören. Alles automatisch.

Einarbeitung

Die perfekte Einarbeitung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag: Über automatisierte E-Mails und E-Learning hältst du das neue Teammitglied in der Loop: Was sind die nächsten Schritte, wie wird der erste Arbeitstag aussehen, was kann die Person erwarten. So startet neues Personal direkt zufrieden in den neuen Job.

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Zufriedenheit ist kein Zufall

Das Beispiel zeigt, dass Mitarbeiter Onboarding automatisieren heißt, Prozesse zu verbinden. Über wenige Klicks werden wichtige Unterlagen erstellt, Informationen abgefragt und Signaturen eingeholt. Verbinde also dein Onboarding mit allen relevanten Kanälen, wie Website und E-Mails, halte neue Mitarbeiter:innen in der Loop, informiere sie über weitere Schritte, hole alle Informationen ein und stellen diese im Anschluss den relevanten Personen, wie HR, Steuerberater und Mitarbeiter:in, zur Verfügung.

Durch die Automatisierung des Onboardings stellst du nicht nur sicher, dass keine wichtigen Dokumente vergessen oder verloren gehen, sondern sparst dir Zeit für die Administration, die du an anderer Stelle viel besser einsetzen kannst: die erfolgreiche fachliche und soziale Einarbeitung. So unterstützt dich das automatisierte Onboarding dabei, zufriedene Mitarbeiter für dich zu gewinnen.

Software für ein automatisiertes Mitarbeiter Onboarding

Ob Wordpress, Webflow oder ein anderes CMS: Deine Webseite stellt für viele Bewerber wahrscheinlich den ersten Touchpoint dar. Darum ist es wichtig, diese über Formulare in den gesamten Onboarding Prozess zu integrieren.

E-Mails per Outlook oder Gmail sind der primäre Kommunikationsweg für Unterlagen und Informationen. Dein neues Teammitglied erhält nicht nur automatisch alle Dokumente per Mail, sondern auch regelmäßige Updates bis zum ersten Arbeitstag. Hierfür ist nahezu jede E-Mail-Software denkbar.  

Natürlich müssen die Informationen auch irgendwo gespeichert werden. Darum ist eine Datenbank, wie beispielsweise Airtable, unerlässlich. So stellst du sicher, dass alle Daten sicher und flexibel zur Verfügung stehen.  

Alternativ oder ergänzend nutzt du vielleicht bereits eine Software, die deine HR bei vielen administrativen Prozessen unterstützt, wie etwa Personio. Natürlich kann auch diese Anwendung in die Automatisierung eingebunden werden, damit alle Daten fehlerfrei und an richtiger Stelle verfügbar sind.

Die Vertragserstellung ist im Zuge des Onboardings der wahrscheinlich individuellste Schritt. Aber auch hier kann Automatisierung unterstützen: Anhand von Vorlagen und Textpassagen kannst du automatisiert digitale und signaturbereite Verträge ganz nach deinen Anforderungen erstellen. Hierfür setzt du lediglich einige Haken und automatisch erstellt sich der Arbeitsvertrag nach deinen Wünschen. Über weitere individuelle Abfragen erhalten neue Mitarbeiter:innen zudem nur die Dokumente, die sie benötigen.

Die Vertragsunterschrift – der Moment der Wahrheit. Über Tools für die digitale Signatur können rechtssicher und schnell der Vertrag sowie weitere relevante Unterlagen den Mitarbeiter:innen und Personalverantwortlichen zur Verfügung gestellt werden. So können orts- und zeitunabhängig Verträge geschlossen werden.

Zusätzlich zu all dem Papierkram ist auch die Schulung und Einarbeitung deiner neuen Mitarbeiter:innen von großer Bedeutung. Um wichtiges Wissen von Beginn an zu vermitteln, kann zusätzlich eine E-Learning Plattform wie Learndash integriert werden. So findet auch das fachliche Onboarding Berücksichtigung.

Überlasse die Zufriedenheit und Bindung neuer Teammitglieder nicht dem Zufall: Mitarbeiter Onboarding automatisieren

Die zuvor genannten Beispiele zeigen, dass viele Dokumente zwar wichtig, aber zweitrangig für das eigentliche Ziel des Onboardings sind: Die neu gewonnenen Mitarbeiter:innen von Beginn an binden. Gewinne mehr Zeit für die Einarbeitung, statt Dokumenten hinterherzulaufen, indem du das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen automatisierst.  

So schaffst du eine optimierte und verlässliche Employee Journey, deren Ziel es ist, dein lang gesuchtes Personal von Beginn an ans Unternehmen zu binden. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

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Mitarbeiter Onboarding automatisieren: Zufriedenheit schaffen

Mitarbeiter Onboarding automatisieren: Zufriedenheit schaffen

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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