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iPaaS Automatisierung vs. integrierte Automatisierung einer App: Wann nutze ich was?

January 18, 2021
integrierte-Automatisierung-oder-iPaaS

Immer mehr Anwendungen haben mittlerweile integrierte Automatisierungen, die dazu dienen, andere Apps zu integrieren. Auf der anderen Seite gibt es Anwendungen wie Zapier oder Integromat, die sich ebenfalls genau das zur Aufgabe gemacht haben: Apps auf einer schlanken Plattform miteinander zu verknüpfen und zu integrieren. Aber wo genau liegt der Unterschied? Wann nutze ich besser Integromat oder Zapier, wann eher eine integrierte Automatisierung bei bspw. Airtable?

Cloud-Automation ist gerade erst dabei, abzuheben und immer mehr Apps ziehen nach. So gibt es immer mehr No-Code-Workflow Lösungen. Hieraus das richtige fürs eigene Unternehmen zu finden, kann aber schwer sein. Zwei Tools, die sich einen großen Namen in der Szene gemacht haben, sind Zapier und Integromat. Auf der iPaaS Plattform können unzählige Apps und Anwendungen verknüpft werden und so automatische Workflows erschaffen, ganz ohne menschliche Interaktion.  

Um sich in der Welt und den Begriffen der Automatisierung zurechtzufinden, möchten wir verdeutlichen, wann Zapier und wann besser eine integrierte Automatisierung genutzt werden sollte. Also, los geht's

Wann eine integrierte Automatisierungen Sinn macht


Airtable (eine unserer Lieblingsapps), Teams oder Pipedrive sind ideale Beispiele für integrierte Automatisierungen. So werden andere, externe Apps verbunden und Daten automatisch übergeben. Meistens sind diese Optionen zudem noch kostenfrei und einfach in der Anwendung. Also eine echte Alternative zu Zapier oder Integromat? Leider nicht immer. Aus unserer Erfahrung übersteigen die Anforderungen unserer Kund:innen häufig die integrierten Automatisierungen solcher Apps.

Drei Aspekte sollten bei der Entscheidung, ob eine integrierte Automatisierung oder eine Automation-Plattform wie Zapier oder Integromat genutzt werden sollte, bedacht werden.

#1 Komplexität der Automatisierung

Sowohl Zapier als auch Integromat haben unzählige Funktionen und nahezu alles erdenkliche ist dort automatisierbar. Das bringt aber auch eine gesteigerte Komplexität mit sich: logische Abläufe müssen verstanden und erlernt werden. Anwender:innen, die wenig Erfahrung damit haben, können sich leicht überwältigt fühlen.

Integrierte Automatisierungen hingegen sind oft meist sehr simpel angelegt und genau das ist ein großer Vorteil: Neue Anwender:innen können schnell und selbst Automatisierungen anlegen. Meist nur in ein bis zwei Schritten. Auch wenn Automatisierungen nur innerhalb dieser App oder nur eine weitere App integrieren, sind diese Funktionen häufig ausreichend.

Also: Je geringer die Komplexität der Automatisierung desto eher eine integrierte Automatisierung.

#2 Erfahrung

iPaaS Plattformen werben meist mit ihrer Einfachheit und durch die Low-Code oder No-Code Oberflächen sind auch (scheinbar) keine Programmierkenntnisse nötig. Doch dieser Schein kann trügen. Schon bei der Freigabe eines API-Keys können unerfahrene Nutzer:innen an ihre Grenzen stoßen. Dann kann Frust aufkommen statt der versprochenen Erleichterung der Arbeitsabläufe.

Auch die Fehlercodes, sollte einmal etwas nicht richtig konfiguriert sein, sind schnell sehr komplex und erfordern endlose Suchen auf den Support Seiten oder Video-Tutorials, die nur noch mehr Verwirrung stiften. Also: Sind deine Erfahrungen mit Zapier oder Integromat gering, können integrierte Automatisierungen die Aufgabe meist zufriedenstellend erfüllen.

#3 Deine bestehende Infrastruktur

Vielleicht ist deine gesamte Infrastruktur um eine App herum aufgebaut und diese ist eng verwoben mit allen anderen Anwendungen. Wenn ein Ökosystem alles weitere überwiegt, dann ist es häufig sehr kompliziert, externe Anwendungen hinzuzufügen. Wenn die Automatisierung deiner angestrebten Aufgaben auch innerhalb dieses Ökosysstems ohne externe Anbieter:innen funktioniert, dann muss der Wechsel auf eine iPaaS Plattform nicht erzwungen werden.

Wann iPaaS Sinn macht

Trotz der zuvor erwähnten Argumente GEGEN Zapier oder Integromat, gibt es natürlich Szenarien, die ein solches Tool begünstigen. Insbesondere wenn ein großes Projekt mit hoher Komplexität und zahlreichen Prozessen automatisiert werden soll, kommen beide Anwendungen zum Zug und können ihre wahren Stärken ausspielen.

#1 Vielseitigkeit

Wenn du ganz am Anfang deiner Automation Journey stehst, kann der Berg häufig unfassbar hoch erscheinen. Wir betonen immer wieder, dass eine Automatisierung nur so gut ist, wie die Prozesse, die dahinter stecken. Der erste Schritt ist meist, den Prozess, den es zu automatisieren gilt, überhaupt ein mal zu skizzieren - häufig das erste Mal überhaupt. Aus der Erfahrung ergeben sich schon bei diesem Schritt unerwartete Ergebnisse: Ineffizienzen werden erkannt oder der Prozess wurde zu Beginn im Umfang unterschätzt. Statt eines geplanten 5-schrittigen Prozesses, entsteht auf einmal ein 10-schritiger mit zahlreichen Abzweigungen und Bedingungen.

Diese Komplexität gilt es dann schlank und effizient in Zapier oder Integromat abzubilden - und beide Plattformen liefern genau das. Über integrierte Funktionen aber auch Workarounds lassen sich nahezu alle Prozesse abbilden.
Nichtsdestotrotz empfehlen wir für besonders komplexe Prozesse, sich Rat von Expert:innen zu holen. Darum tun wir das, was wir tun.

#2 Support

Nicht nur auf den Support Seiten von Zapier und Integromat selbst, sondern auch in den Sozialen Medien, haben sich mittlerweile riesige, hilfsbereite Communities zusammen getan. Inspiration, Hilfe, Anregungen: Alles erdenkliche ist kostenfrei verfügbar und kann dir helfen, deine Automatisierungen zu realisieren, auch wenn du Anfänger:in bist. Denn früher oder später werden sicherlich Hindernisse auf dich zukommen, die eine Person vor dir schon gemeistert und die Anleitung dazu veröffentlicht hat.

Vielleicht hast du gemerkt, dass die Entscheidung, ob eine integrierte Automatisierung oder eine iPaaS Plattform genutzt werden sollten, gar nicht so leicht ist. Falls du hierbei Rat benötigst, helfen wir gerne in einem kostenfreien Gespräch. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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