iPaaS Automatisierung vs. integrierte Automatisierung einer App: Wann nutze ich was?

Immer mehr Anwendungen haben mittlerweile integrierte Automatisierungen, die dazu dienen, andere Apps zu integrieren. Auf der anderen Seite gibt es Anwendungen wie Zapier oder Make, die sich ebenfalls genau das zur Aufgabe gemacht haben: Apps auf einer schlanken Plattform miteinander zu verknüpfen und zu integrieren. Aber wo genau liegt der Unterschied? Wann nutze ich besser Make oder Zapier, wann eher eine integrierte Automatisierung bei bspw. Airtable?

Cloud-Automation ist gerade erst dabei, abzuheben und immer mehr Apps ziehen nach. So gibt es immer mehr No-Code-Workflow Lösungen. Hieraus das richtige fürs eigene Unternehmen zu finden, kann aber schwer sein. Zwei Tools, die sich einen großen Namen in der Szene gemacht haben, sind Zapier und Make. Auf der iPaaS Plattform können unzählige Apps und Anwendungen verknüpft werden und so automatische Workflows erschaffen, ganz ohne menschliche Interaktion.  

Um sich in der Welt und den Begriffen der Automatisierung zurechtzufinden, möchten wir verdeutlichen, wann Zapier und wann besser eine integrierte Automatisierung genutzt werden sollte. Also, los geht's

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Wann eine integrierte Automatisierungen Sinn macht

Airtable (eine unserer Lieblingsapps), Teams oder Pipedrive sind ideale Beispiele für integrierte Automatisierungen. So werden andere, externe Apps verbunden und Daten automatisch übergeben. Meistens sind diese Optionen zudem noch kostenfrei und einfach in der Anwendung. Also eine echte Alternative zu Zapier oder Make? Leider nicht immer. Aus unserer Erfahrung übersteigen die Anforderungen unserer Kund:innen häufig die integrierten Automatisierungen solcher Apps.

Drei Aspekte sollten bei der Entscheidung, ob eine integrierte Automatisierung oder eine Automation-Plattform wie Zapier oder Make genutzt werden sollte, bedacht werden.

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#1 Komplexität der Automatisierung

Sowohl Zapier als auch Make haben unzählige Funktionen und nahezu alles erdenkliche ist dort automatisierbar. Das bringt aber auch eine gesteigerte Komplexität mit sich: logische Abläufe müssen verstanden und erlernt werden. Anwender:innen, die wenig Erfahrung damit haben, können sich leicht überwältigt fühlen.

Integrierte Automatisierungen hingegen sind oft meist sehr simpel angelegt und genau das ist ein großer Vorteil: Neue Anwender:innen können schnell und selbst Automatisierungen anlegen. Meist nur in ein bis zwei Schritten. Auch wenn Automatisierungen nur innerhalb dieser App oder nur eine weitere App integrieren, sind diese Funktionen häufig ausreichend.

Also: Je geringer die Komplexität der Automatisierung desto eher eine integrierte Automatisierung.

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#2 Erfahrung

iPaaS Plattformen werben meist mit ihrer Einfachheit und durch die Low-Code oder No-Code Oberflächen sind auch (scheinbar) keine Programmierkenntnisse nötig. Doch dieser Schein kann trügen. Schon bei der Freigabe eines API-Keys können unerfahrene Nutzer:innen an ihre Grenzen stoßen. Dann kann Frust aufkommen statt der versprochenen Erleichterung der Arbeitsabläufe.

Auch die Fehlercodes, sollte einmal etwas nicht richtig konfiguriert sein, sind schnell sehr komplex und erfordern endlose Suchen auf den Support Seiten oder Video-Tutorials, die nur noch mehr Verwirrung stiften. Also: Sind deine Erfahrungen mit Zapier oder Make gering, können integrierte Automatisierungen die Aufgabe meist zufriedenstellend erfüllen.

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#3 Deine bestehende Infrastruktur

Vielleicht ist deine gesamte Infrastruktur um eine App herum aufgebaut und diese ist eng verwoben mit allen anderen Anwendungen. Wenn ein Ökosystem alles weitere überwiegt, dann ist es häufig sehr kompliziert, externe Anwendungen hinzuzufügen. Wenn die Automatisierung deiner angestrebten Aufgaben auch innerhalb dieses Ökosysstems ohne externe Anbieter:innen funktioniert, dann muss der Wechsel auf eine iPaaS Plattform nicht erzwungen werden.

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Wann iPaaS Sinn macht

Trotz der zuvor erwähnten Argumente GEGEN Zapier oder Make, gibt es natürlich Szenarien, die ein solches Tool begünstigen. Insbesondere wenn ein großes Projekt mit hoher Komplexität und zahlreichen Prozessen automatisiert werden soll, kommen beide Anwendungen zum Zug und können ihre wahren Stärken ausspielen.

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#1 Vielseitigkeit

Wenn du ganz am Anfang deiner Automation Journey stehst, kann der Berg häufig unfassbar hoch erscheinen. Wir betonen immer wieder, dass eine Automatisierung nur so gut ist, wie die Prozesse, die dahinter stecken. Der erste Schritt ist meist, den Prozess, den es zu automatisieren gilt, überhaupt ein mal zu skizzieren - häufig das erste Mal überhaupt. Aus der Erfahrung ergeben sich schon bei diesem Schritt unerwartete Ergebnisse: Ineffizienzen werden erkannt oder der Prozess wurde zu Beginn im Umfang unterschätzt. Statt eines geplanten 5-schrittigen Prozesses, entsteht auf einmal ein 10-schritiger mit zahlreichen Abzweigungen und Bedingungen.

Diese Komplexität gilt es dann schlank und effizient in Zapier oder Make abzubilden - und beide Plattformen liefern genau das. Über integrierte Funktionen aber auch Workarounds lassen sich nahezu alle Prozesse abbilden.
Nichtsdestotrotz empfehlen wir für besonders komplexe Prozesse, sich Rat von Expert:innen zu holen. Darum tun wir das, was wir tun.

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#2 Support

Nicht nur auf den Support Seiten von Zapier und Make selbst, sondern auch in den Sozialen Medien, haben sich mittlerweile riesige, hilfsbereite Communities zusammen getan. Inspiration, Hilfe, Anregungen: Alles erdenkliche ist kostenfrei verfügbar und kann dir helfen, deine Automatisierungen zu realisieren, auch wenn du Anfänger:in bist. Denn früher oder später werden sicherlich Hindernisse auf dich zukommen, die eine Person vor dir schon gemeistert und die Anleitung dazu veröffentlicht hat.

Vielleicht hast du gemerkt, dass die Entscheidung, ob eine integrierte Automatisierung oder eine iPaaS Plattform genutzt werden sollten, gar nicht so leicht ist. Falls du hierbei Rat benötigst, helfen wir gerne in einem kostenfreien Gespräch. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

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