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Was Enterprise Application Integration mit KMUs zutun hat

July 6, 2021
Enterprise Application Interface

Ob durch organisches Wachstum, Zusammenschlüsse oder Übernahmen: Insellösungen sind in der IT-Landschaft von Unternehmen keine Seltenheit. Verschiedene Aufgaben benötigen spezialisierte Anwendungen. Unterschiedliche Initiativen haben eventuell andere Software-Lösungen hervorgebracht. So kann über die Zeit ein Mosaik von Anwendungen entstehen, in dem jedes Teil seine Daseinsberechtigung hat. Es hat dennoch entscheidende Vorteile, all diese Anwendungen miteinander zu verknüpfen. Eine Disziplin, die sich dessen annimmt, ist die Enterprise Application Integration, kurz EAI. Sie hat zum Ziel, Datenbanken als auch Arbeitsabläufe zu verbinden.  

Enterprise Application Integration möchte durch die Verknüpfung von Anwendungen, Informationen oder viel mehr Daten, die bereits vorhanden sind, effizienter nutzen und Fehler minimieren. Hierfür stellt sie entsprechende IT-Infrastruktur bereit: Durch Drittsoftware sollen die heute bereits verwendeten Anwendungen, wie ein ERP, CRM oder eine E-Commerce-Software, integriert und somit synchronisiert werden.  

Aber EAI möchte und kann noch mehr.  

Was ist Enterprise Application Integration?

Neben der nötigen Software umfasst EAI auch die Planung und Methoden, um alleinstehende Anwendungen zu integrieren. Dabei zeichnet die Enterprise Application Integration aus, dass sie stark prozessorientiert ist. So können Daten über das gesamte Unternehmen hinweg, von Front- bis Backoffice und von Standort A bis Standort Z ausgetauscht werden. Hierfür werden die etablierten und bekannten Softwarelösungen mit Hilfe einer externen Drittsoftware verbunden.  

Damit die vorhandenen Anwendungen der einzelnen Geschäftsfunktionen nicht verändert werden (müssen), arbeitet EAI mit Adaptern. Diese Adapter sind der Kleber zwischen den Applikationen und ermöglicht es, Daten anwendungsübergreifend zu übergeben.  

Diese Adapter ergeben dann einen sogenannten Business Bus. Dieser wird auch als Integration Bus oder schlicht als Integrationsplattform bezeichnet. Statt aber einfach nur zu verknüpfen kann auf der Integrationsplattform durch Regeln, Prozessbeschreibungen oder auch Filter sichergestellt werden, dass die Daten einer definierten Logik und Systematik folgen. So sind alle relevanten Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort.  

Technisch betrachtet liefert die Enterprise Application Integration eine Middleware, welche die Verknüpfung anderer Software und Systeme ermöglicht.  

Das Ergebnis ist einleuchtend:

Durch die Automatisierung von Datenflüssen mittels Enterprise Application Integration können unterschiedliche Abteilungen an jeglichen Standorten auf wichtige Daten zugreifen und sicher sein, dass diese stets aktuell sind. Zudem können mittels Datenanalysen die fundierten Entscheidungen des Managements unterstützt werden.  

Statt also Informationen in unterschiedlichen Softwares manuell einzugeben, minimiert EAI diesen Zeitaufwand, potenzielle Fehlerquellen und Kosten. Damit Adaptern gearbeitet wird, ermöglicht EAI zudem hohe Flexibilität und leichte Erweiterungen. Auch Anpassungen des Workflows oder der Geschäftsprozesse sind dank Enterprise Application Integration möglich.  

Bedeutung und Vorteile der Enterprise Application Integration

Die Motivation, Enterprise Application Integration fürs Unternehmen zu nutzen, kann unterschiedlich sein. Zum einen wird das Team in ihren täglichen Aufgaben unterstützt, da es sich sicher sein kann, dass mit korrekten Echtzeitdaten gearbeitet wird und langes Suchen, nach den richtigen Informationen der Vergangenheit angehört. Aber auch die Optimierung und Beschleunigung der Geschäftsprozesse kann ein Grund sein, EAI zu nutzen.  

Des Weiteren geht die Enterprise Application Integration Hand in Hand mit Cloud Computing. Da die Adapter einer EAI auf Schnittstellen der verwendeten Softwareanwendungen angewiesen sind, eignen sich Cloud-Lösungen besonders gut. Der Wunsch, mehr aus diesen Cloud-Anwendungen rauszuholen, kann demnach ebenfalls ein Motivator für EAI sein.  

Hinzu kommen verschiedenste Vorteile für Anwender:innen und die IT-Infrastruktur:

  • Einfacher Austausch einzelner Anwendungen

Wenn die Umstellung auf eine neue Applikation, beispielsweise ein anderes CRM, geplant ist, vereinfacht EAI diesen Prozess. Da die Verbindungen zu anderen Anwendungen im Unternehmen über die zentrale EAI-Middleware laufen, müssen nur die Adapter angepasst werden. Als würdest du einen Steckdosen-Adapter für deinen neuen Fernseher mit amerikanischem Anschluss kaufen, statt die gesamte Steckdose auszutauschen.  

  • Geringere Kosten

Natürlich, wenn die Fehler durch verringerte Dateneingabe minimiert werden, Automatisierungen Aufgaben in Sekunden übernehmen und sich Bearbeitungszeiten deines Teams verringern, verringert das auch die Kosten.  

  • Datenkonsistenz

Die gleichen Daten an verschiedenen Stellen, völlig losgelöst voneinander, sind der maßgebliche Auslöser für Inkonsistenzen. Die Datenintegration dank EAI schafft aktuelle und synchrone Informationen, beispielsweise über Kontakte, Unternehmen oder Stakeholder.  

  • Flexible Arbeitsabläufe und Workflows

Da EAI modular arbeitet, also die einzelnen Module verknüpft statt ersetzt, können auch die einzelnen Puzzleteile flexible verändert werden. So können die einzelnen Geschäftsprozesse optimiert oder abgeändert werden, ohne dass es weitreichende Folgen in anderen Bereichen nach sich zieht.

  • Individualisierte IT-Landschaft

Mittlerweile gibt es für jede Aufgabe eine spezialisierte Software. Statt dich auf die Anwendungen zu beschränken, die am besten miteinander harmonieren, ermöglicht es die Enterprise Application Integration, unterschiedlichste (Cloud-)Software einzusetzen, ganz nach deinem Bedarf.  

Enterprise Application Integration für sich nutzen

Obwohl das Wort Enterprise im Namen steckt, können auch zahlreiche KMUs die Technologie und vor allem den Prozess hinter EAI für sich nutzen. Denn mehr und mehr gibt es auch erschwingliche EAI-Lösungen für Unternehmen jeglicher Art und Größe, die Software mittels einer Middleware integrieren. Vor der Implementierung machen allerdings die folgenden Phasen und Überlegungen Sinn, egal für welches Unternehmen:

  • Analyse der Prozesse

Die betroffenen Geschäftsprozesse benötigen eine Dokumentation des Ist-Standes. Hier können Flow-Charts oder BPMN helfen, die aktuellen Abläufe zu visualisieren, mit all ihren Schwachstellen. Außerdem sollten wichtige Auslöser und Aktionen identifiziert werden.  

  • Modellierung des Prozesses

Häufig fallen Engpässe oder Schwachstellen eines Workflows erst bei der intensiven Analyse auf. In diesen Fällen lohnt sich eine Neumodellierung des Prozesses oder einzelner Aktionen. Vor allem Informationssilos oder Engpässe sollten vermieden werden.  

  • Spezifikation der benötigten Software

Sind alle benötigten Anwendungen bereits vorhanden? Wenn nein, welche braucht es noch? Wenn ja, liefern sie geeignete Schnittstellen und sind sie cloudbasiert? Diese Eigenschaften sind maßgeblich, damit die Integration mit anderen Applikationen mittels Enterprise Application Integration gelingen kann.  

  • Auswahl der EAI-Software

Unterschiedliche EAI-Software bietet unterschiedlichen Mehrwert. Die Auswahl der geeigneten Enterprise Application Integration kann darum einige Zeit in Anspruch nehmen.

  • Architektur und Implementierung

Erst jetzt folgt die Implementierung der EAI. Besonders die Konfiguration und das Testing benötigt in dieser Phase (dank guter Vorarbeit in der Prozessanalyse) die meiste Zeit.

Wie erkenne ich ein geeignetes EAI-System?

Hierbei soll es nicht um die technischen Feinheiten gehen, sondern vielmehr um die Grundanforderungen an ein EAI-System. Folgende Fragen können bei der Identifikation helfen:

Gibt es eine Vielzahl an verfügbaren Adaptern?

Können neue Adapter schnell angeboten werden?

Ist die Bedienung einfach und leicht zu erlernen?

Welche Vorkenntnisse und Programmierkenntnisse braucht es für die Bedienung?

Wie steht es um die Sicherheit der Daten und den Datenschutz?

Können Prozesse mit Hilfe der EAI-Software modelliert werden?

Die Liste der Fragen kann noch um einiges verlängert werden. Besonders hierbei gibt es riesige Unterschiede von KMUs zu Enterprises. Dennoch können wir an dieser Stelle eine Empfehlung für eine EAI-Software geben, die für eine Vielzahl von Unternehmen passt: Integromat.

Integromat nennt sich selbst zwar nicht Enterprise Integration Application, sondern bezeichnet sich als Integrationsplattform as a Service. Doch die Überschneidungen hierbei sind groß: Eine Middleware verbindet verschiedene Anwendungen und die Oberfläche erlaubt eine Prozessmodellierung dank Filtern, Bedingungen sowie Verzweigungen. Dabei setzt Integromat vollständig auf Cloud-Anwendungen: Diese stellen geeignete Schnittstellen bereit und können so dank der verfügbaren Adapter schnell angebunden werden.

Ein Blick auf Integromat lohnt sich also sowohl für kleine als auch große Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und beschleunigen wollen. Hier kannst du dir die Anwendung kostenfrei anschauen. Oder vereinbare gerne eine erste unverbindliche Beratung mit uns. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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