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Business Process Management Software im Vergleich: 6 Tools

June 30, 2021
Business Process Management Software im Vergleich

Prozesse können der Schlüssel zu Effizienz und Produktivität sein, aber auch genau das Gegenteil bewirken. Unklare Verantwortlichkeiten, doppelte Arbeit oder Engpässe führen zu Ineffizienz, sind teilweise aber vielleicht gar nicht bekannt. So können Workflows deutlich länger als notwendig dauern, ohne dass es je auffällt.  

Die Disziplin des Business Process Management möchte hier Abhilfe schaffen und ist schon lange kein Geheimtipp mehr. An Universitäten gelehrt und von Unternehmensberatungen gepredigt hat BPM mittlerweile eine Menge technischer Unterstützung gewonnen.

Unzählige Business Process Management Software möchte helfen, Prozesse zu visualisieren, Schwachpunkte aufzuzeigen und teilweise direkt zu eliminieren, indem der Prozess umstrukturiert und teilweise automatisiert wird.  

Die Landschaft dieser Business Process Management Software ist jedoch teilweise sehr undurchsichtig. Es gibt Rankings von Capterra oder G2, die über Hundert Tools vergleichen. Dabei sind die Zielgruppen allein völlig unterschiedlich. Von kostenfreien Versionen über 18$ pro Monat bis hin zu 1500$ im Monat zeigt allein die Preisgestaltung, dass riesige Unterschiede vorliegen.

Aber bevor wir verschiedene Business Process Management Software vergleichen, machen wir noch einen kurzen Abstecher.

Welchen Nutzen bringt eine Business Process Management Software?

Der Nutzen von Business Process Management Software ist klar zu benennen:

  • Standardisierung und hochwertige Qualität

Sich die eigenen Prozesse mal genauer anzuschauen und zu standardisieren, erhöht im besten Falle auch die Qualität - nicht nur der Prozesse, sondern auch der Ergebnisse. Noch dazu müssen nicht mehr Ressourcen eingesetzt oder mehr Arbeitszeit investiert werden, um die Qualität zu steigern. Wenn noch dazu die Fehlerquote sinkt, steigt die Qualität noch weiter.

  • Wachstumsmöglichkeiten und Skalierung

Häufig sind Prozesse und die Teamgröße ein limitierender Faktor beim Wachstum des Unternehmens. Wenn Workflows nicht nur analysiert, sondern auch optimiert und teilweise automatisiert ablaufen, dann können sie auch einfacher skaliert werden. Denn egal ob 10 oder 100 Datensätze pro Tag, ein automatisierter Workflow mittels einer Business Process Management Software läuft stabil.

  • Engpässe vermeiden und Belastungen reduzieren

Wenn das gesamte Team auf 120% fährt und kaum noch Kapazität hat, dann kommt jede kleine Optimierung der Prozesse sehr gelegen. So kann eine geeignete Business Process Management Software dazu beitragen, dass der Workload sinkt, dein Team wieder durchatmen kann und sich auf die relevanten Aufgaben fokussieren kann.  

  • Verbesserte Kommunikation und Kund:innenzufriedenheit

Schnellere Prozessdurchläufe mit klaren Verantwortlichkeiten und regelmäßigem Reporting bewirken, dass dein Team besser abgestimmt ist und auch deine Kund:innen schneller dein Produkt oder deine Dienstleistung in Anspruch nehmen können. Wenn die Kommunikation in Prozesse integriert wird, wird außerdem gewährleistet, dass alle Stakeholder stets involviert sind.  

Funktionen von Business Process Management Software

Klar, Prozesse sollen gemanagt werden. Ein wichtiger Punkt hierbei ist die Visualisierung. Hier gibt es direkt Unterschiede: Viele Business Process Management Softwares bieten eine Oberfläche, auf der die Prozesse selbst modelliert werden, ähnlich wie beispielsweise über BPMN.  

Im Gegenzug gibt es Anwendungen, die aus wenigen Informationen, beispielsweise einer CSV-Datei, die relevanten Daten extrahieren und eigenständig einen Prozess darstellen und Schwachpunkte aufzeigen. Hier lautet das Stichwort Process Mining.

Dafür stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung;

  • Abbildung und Analyse bestehender Geschäftsprozesse

Nachdem die relevantesten Prozesse identifiziert sind, geht es an deren Optimierung. Eine detaillierte Abbildung des IST-Stands gibt erste Anhaltspunkte. Hier kommt häufig ein BPMN-Diagramm ins Spiel. Allerdings sollte eine geeignete Business Process Management Software auch diesen Punkt in einer nutzer:innenfreundlichen Umgebung abdecken.  

  • Verbesserung und Automatisierung von Workflows

Nachdem also die wichtigsten Prozesse dargestellt sind, stechen eventuell bereits Verbesserungsmöglichkeiten ins Auge. Vielleicht ist es nötig, fachliche Punkte und Verantwortlichkeiten zu ändern. Was eine gute Business Process Management Software allerdings liefern sollte, ist die Möglichkeit, den Prozess durch Automatisierung ebenfalls effizienter zu gestalten. Dieses Feature ist aber nicht immer enthalten.

  • Controlling und Monitoring von Workflows

Ein mal optimiert, bedeutet nicht, dass dein Prozess für immer glatt laufen wird. Darum bieten viele Business Process Management Software die Möglichkeit, deine Prozesse kontinuierlich zu überwachen. Auch Reportings können helfen, deine Prozesse zu überprüfen und Kennzahlen zu erheben.

Aber genug mit der Einführung. Business Process Management Software im Vergleich: Um diese Tools geht’s

  • Kissflow
  • Pipefy
  • Zapier
  • n8n
  • Nintex & Processmaker


Kissflow als hoch gehandelte Business Process Management Software

Kissflow ist die erste Business Process Management Software in diesem Vergleich und wird hoch gehandelt: Beim G2 Vergleich der besten Business Process Management Tools liegt es auf Platz 4 (von 230) und auch bei Capterra sahnt die Anwendung gute Bewertungen ab.

Kissflow startet die BPM-Suite mit einem Formular, für das im Anschluss Prozessschritte, ein Workflow und Bedingungen definiert werden. In der Anwendung selbst kann der Entwurf im Team besprochen und angepasst werden, bevor er veröffentlicht und kontinuierlich überprüft wird.

Dabei kommt Kissflow ohne Code aus und ist auch bei höherer Datenmenge leicht zu skalieren.  

Kissflow Business Process Management Software Pricing
Quelle: Kissflow.com

Pipefy als Business Process Management Software mit kleinen Automatisierungen

Auch Pipefy wird hoch gehandelt: Erster Platz beim G2 Ranking von insgesamt 230 Tools – nicht schlecht. Die Business Process Management Software lässt dich Workflows nicht nur modellieren sondern auch automatisieren. Ein simples Beispiel hierzu: Du kannst einen kleinen Filter im Prozess setzen, wie etwa “Wenn das Projekt umfangreicher als 10 Stunden ist, dann benachrichtige Teammitglied XY”. Das sieht dann folgendermaßen aus:

BPM Tool Pipefy Automations
Quelle: Pipefy

Die Modellierung geht dabei extrem schnell: Auslöser ist eine Anfrage, etwa über ein Pipefy Portal, ein Formular oder eine E-Mail. Aus zahlreichen Templates erstellt Pipefy dann deinen Prozess. Im Anschluss werden die relevanten Stakeholder eingebunden, indem sie Aufgaben zugewiesen bekommen und benachrichtigt werden. Auch Abhängigkeiten und Fristen werden definiert. In Pipefy Dashboard und Reportings kannst du stehts einsehen, wo deine Prozesse stehen.

Im Falle eines Sales Prozesses etwa ergibt sich dann folgendes Bild:

 Business Process Management Software Pipefy

In einer Kanban Übersicht wird dargestellt, welche Aufgaben sich in welcher Phase befinden, inklusive aller relevanten Informationen. Über ein Formular kannst du automatisch einen neuen Lead hinzufügen und das Dashboard gibt dir einen Überblick über deine Pipeline und mögliche Abschlüsse.  

Für den Vertrieb tut es an dieser Stelle wahrscheinlich auch ein gut organisiertes CRM. Allerdings bietet Pipefy wirklich vielfältige Einsatzmöglichkeiten für Marketing, IT, Business Operations, HR, Finanzen und viele mehr.

Möchtest du Pipefy mit weiteren Anwendungen integrieren, bietet dir das Tool 4 Möglichkeiten: Entweder über eine custom Integration, die du anfragst, über eine native Integration (nur mit Slack, GitHub, BitBucket und Google Hangouts möglich) über die API von Pipefy oder via Zapier.

Und eben letzteres bringt uns auch zum nächsten Tool.

Zapier als BPM Tool für Automatisierungen

Zapier ist nicht die klassische Business Process Management Software in dieser Liste. Zapier hat nämlich das primäre Ziel, deine Workflows zu automatisieren, nicht zu modellieren. Dennoch bietet Zapier über seine extrem übersichtliche Oberfläche auch die Möglichkeit, Prozesse zu optimieren und Schwachpunkte zu erkennen.

Zu Beginn wird stets ein Auslöser des Prozesses ausgewählt. Das kann beispielsweise eine eingehende E-Mail sein, aber die Möglichkeiten sind unbegrenzt, je nach Anwendung, die du nutzt. Im Anschluss können automatisch Aktionen ausgeführt werden, die dank Filtern und Bedingungen nur dann ablaufen, wenn du es möchtest.  

Zapier stellt dadurch besonders den Aspekt der Prozessoptimierung in den Mittelpunkt. Denn durch die Automatisierungen kannst du dir je nach Prozess jede Woche Stunden einsparen. Dafür ist es zuvor allerdings notwendig, den Workflow mal genauer unter die Lupe zu nehmen und zu modellieren. Ist das aber getan, dann birgt Zapier enormes Potenzial.  

Wenn du mehr über Zapier erfahren möchtest, haben wir hier einen Blogpost dazu verfasst. Hier kannst du kostenfrei mit Zapier starten und dich mit der Business Process Management Software austoben.

n8n ermöglicht Business Process Management im Flowchart

Eine weitere Business Process Management Software, die ähnlich wie Zapier die Automatisierung deiner Workflows in den Mittelpunkt stellt, ist n8n. Allerdings gibt es einen entscheidenden Unterschied zu Zapier: Die Oberfläche wird nicht als linearer Prozess abgebildet, sondern ist einem Flowchart angelehnt. So kannst du deinen Prozess, Abhängigkeiten und eventuelle Engpässe direkt erkennen:

 Business Process Management Software n8n
Quelle: n8n

Außerdem ist n8n Open Source und kann überall gehostet werden, wo du es möchtest. Die Idee ist allerdings die gleiche, wie bei Zapier: Ein Auslöser startet den Prozess, weitere Anwendungen werden integriert und können durch Bedingungen den Workflow weiter modellieren.  

Eine ausführliche Review zu n8n findest du an dieser Stelle. Wenn du n8n selbst hostest, ist es kostenfrei. In der Cloud gibt es das BPM Tool ab 20€ pro Monat und hier kannst du mit n8n starten.  

Für große Unternehmen und Konzerne: Ninox und ProcessMaker als BPM Software

In all den Vergleichen von G2 oder anderen hochgehandelten Webseiten werden sowohl Nintex als auch ProcessMaker immer wieder erwähnt und gelobt. In dieser Liste lassen sie sich allerdings nur bedingt vergleichen, einfach da sie ganz andere Ausrichtungen haben.  

Während die 4 vorangegangenen Business Process Management Softwares den Fokus darauf legen, dass quasi alle im Team selbst Prozesse modellieren und somit auch optimieren können, spezialisieren sich Nintex und ProcessMaker eher auf die entsprechenden Abteilungen in großen Unternehmen.

Das zeigt sich allein an der Preisgestaltung, die kaum vergleichbar mit den bisherigen Tools ist. Bei Nintex gibt’s die Process Management Software ab 950$ pro Monat.  

 Business Process Management Software Nintex Pricing
Quelle: Nintex.com

Bei ProcessMaker geht’s ab 1495$ im Monat los

 Business Process Management Software ProcessMaker Pricing
Quelle: Processmaker.com

Fazit: Eine spezialisierte Business Process Management Software ist kein Muss

Wir müssen zugeben: Eine Software, die ausschließlich dafür da ist, um Prozesse zu modellieren und dir einen Überblick zu geben, ist in unseren Augen nicht sehr sinnvoll. Das heißt nicht, dass Prozesse nicht gemanagt werden sollten, aber vielmehr, dass eine BPM Software mehr können sollte: Direkte Automatisierungen ermöglichen oder zumindest kleinere Optimierungen zulassen. Pipefy setzt hier an, die Möglichkeiten der Automatisierungen sind allerdings sehr begrenzt und eine Kanban Ansicht ermöglichen mittlerweile immer mehr Tools. Nintex und ProcessMaker machen sich RPA zu nutze, eine Technologie zur Automatisierung von Prozessen, die sehr kostspielig und nur für wenige große Unternehmen relevant ist.

n8n und Zapier stellen die Automatisierung deiner Prozesse in den Mittelpunkt, um deren Modellierung musst du dich im voraus allerdings selbst kümmern. Wir finden diesen Ansatz den besseren, denn was bringt es, einen schön designten Prozess zu haben, Schwachpunkte zu erkennen und dann aber keinen Ansatzpunkt zu haben? So sind diese beiden Tools, die eigentlich keine spezialisierten Business Process Management Softwares sind, perfekt geeignet, um deinen Workflows und Prozessen mehr Geschwindigkeit zu geben. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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