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Buchhaltung automatisieren - So sparen KMUs Zeit und Personalkosten

July 11, 2020
Buchhaltung automatisieren
Buchhaltung automatisieren

Die Buchhaltung ist eine der wichtigsten Pflichten eines jeden Unternehmens – egal ob KMU, selbstständig oder Konzern. Sie stellt einen Prozess dar, der meist zeit- und personalintensiv ist und absolut fehlerfrei ablaufen muss. Sie besteht aus wiederkehrenden Prozessabläufen, die der korrekten Erfassung aller Geschäftsvorfälle bedürfen. Die Buchhaltung zu automatisieren ist genau deshalb enorm zukunftsfähig und relevanter denn je. In Zeiten steigenden Wettbewerbs können an dieser Stelle Kosten gespart werden und so Personalressourcen für andere Kernaufgaben freigesetzt werden.

Buchhaltung automatisieren – aber wie?

Grundvoraussetzung, um die Buchhaltung zu automatisieren, sind optimierte und effizient ablaufende Prozesse. Relevante Belege und Rechnungen erreichen Ihr Unternehmen meist über verschiedenste Kanäle – sowohl online als auch offline.

Belege und Rechnungen, die per E-Mail eingesendet werden, können mittels einer Automatisierung direkt klassifiziert und den richtigen Kund*innen zugeordnet werden. Weiterhin können Belege in sämtlichen Programmen Ihres Unternehmens automatisch eingelesen werden. Dies beinhaltet auch jene Belege, die per Post zugesendet werden. Der analoge Posteingang wird automatisch digital eingelesen, den richtigen Kund*innen zugeordnet und abschließend in der Cloud abgelegt.

Mittels entsprechender Software werden die Belege im nächsten Schritt eingelesen, erkannt und in Buchungssätze umgewandelt. Bei fälligem Rechnungsdatum wird deren Zahlung automatisiert veranlasst. Auch die Ausgabe entsprechender Reportings, Kennzahlen oder Statistiken kann angebunden werden.

Buchhaltung automatisieren Prozessablauf 1
Buchhaltung automatisieren Prozessablauf

Der Prozess schließt selbstverständlich ebenfalls ausgehende Belege und Rechnungen ein. Die Rechnungs- und Angebotserstellung, auch bei individuellen Bedarfen, kann folglich an die automatisierte Buchhaltung angeschlossen werden.

Buchhaltung automatisieren – Fehlerquote senken

Werden die Prozesse der Buchhaltung zuvor optimiert und anschließend automatisiert, können wir eine konstant hohe Qualität gewährleisten. Durch die Verknüpfung aller verschiedenen Kanäle und Tools innerhalb eines Unternehmens, die zur Buchhaltung verwendet werden, können Fehlerquellen aufgedeckt und minimiert werden. Auch die Kombination von digitalen und analogen Rechnungen stellt keinerlei Probleme mehr da.

Als IT-Beratung helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne bei der Analyse Ihrer internen Prozesse, um diese bestmöglich und individuell automatisiert abzubilden. Gemeinsam mit Ihnen erkennen wir so Automatisierungs-Potenziale, die zuvor im Verborgenen lagen. Unser Ziel ist es hierbei stets, die für Sie perfekte Lösung zu finden – ganz nach Ihren Vorstellungen und Wünschen.

Buchhaltung automatisieren – Arbeitszeit reduzieren

Es ist uns möglich, fast die gesamte Buchhaltung vonUnternehmen jeder Größe digital und automatisiert wiederzugeben. Derwahrscheinlich größte Benefit für Sie: Arbeitszeit wird eingespart undLohnkosten werden gesenkt. Aber auch die Arbeitslast kann so gezielt verringertwerden.

Im Falle unserer Kund*innen konnten wir nach der Implementierung der optimierten und automatisierten Buchhaltung eine Reduktion der Arbeitszeit von 30% erreichen.

Möchten auch Sie den nächsten Schritt gehen, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen? Machen Sie sich auf, Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbaren Sie noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.

Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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