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Wie du die Airtable API ohne Code nutzt

May 12, 2021

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Datenbanken sind so ein Thema für sich. Obwohl sie extrem wichtig im digitalen Zeitalter sind, genießen sie einen schlechten Ruf. Zu kompliziert, völlig unübersichtlich und teilweise sogar nur über SQL nutzbar. So kommt es nicht selten vor, dass extrem wichtige Datenbanken nur von einzelnen Personen im Unternehmen überhaupt verstanden werden. Ohne die nötigen Kenntnisse kann in solchen Datenbanken schnell Schaden angerichtet werden.  

Airtable ist eine Software, die Abhilfe schafft: Datenbank und Tabellenkalkulation in einem. Ohne den Überblick zu verlieren. Und noch besser: Die Airtable API ist wirklich ausgezeichnet. So kannst du wichtige Daten nicht einfach in deiner Datenbank versauern lassen, sondern auch an anderen Stellen nutzen. Denn wahrscheinlich sammelst du Daten ja nicht einfach zum Spaß. Du benötigst sie für wichtige Prozesse und Kommunikation.  

Über die API-Integration gelingt genau das: Daten von Software zu Software übergeben und Aufgaben so automatisch ablaufen zu lassen. Alles mit Hilfe der Airtable API.  

Exkurs: Was ist eine API

Eine API oder auch Application Programming Interface ist eine Programmierschnittstelle, die von verschiedenen Softwares zur Verfügung gestellt wird. So entstehen Endpunkte, an denen Daten oder Informationen angezapft und weiterverwendet werden können. Im Falle von Airtable können so relevante Stammdaten aus der Datenbank an anderen Stellen weiterverwendet werden, beispielsweise im CRM-System. In der entsprechenden API-Dokumentation ist niedergeschrieben, welche Daten genau übergeben werden können. So kann eine Software verschiedenste API-Endpunkte besitzen über die unterschiedlichen Informationen übergeben werden.  

 

Was ist Airtable?

Wahrscheinlich bist du auf diesem Blogpost gelandet, weil du Airtable bereits nutzt oder dich schon über das Cloud-Tool informiert hast. Darum hier nur die Kurzfassung: Airtable ist eine cloudbasierte Business Solution, die eine Mischung aus Datenbank und Tabellenkalkulation ist. Dabei besticht Airtabel mit der intuitiven Oberfläche, die es dir sehr leicht macht, eine neue Tabelle, sogenannte “Base”, anzulegen. Wie für eine Datenbank üblich, kannst du hier zahlreiche Informationen ablegen. Aber Airtable gibt sich nicht einfach mit dem Sammeln von Daten zufrieden.

Du kannst innerhalb von Airtable Verknüpfungen schaffen, sodass Tabellen und Tabellenblätter synchronisiert werden oder eine relationale Datenbank erschaffen. Du kannst Airtable aber auch mit anderen Programmen verknüpfen und so noch viel weitreichendere Aufgaben abbilden. Genau dafür gibt es die Airtable API. Diese erlaubt es dir, die Stammdaten auch in anderen Anwendungen zu verwenden. Das Stichwort hierzu lautet: Automatisierung. Denn wenn du automatisch Daten übergeben und austauschen kannst, kannst du auch den gesamten Prozess eigenständig ablaufen lassen.  

Genau hierin ist Airtable eine wahre Meisterin. Die Airtable API ist nicht nur ausgezeichnet, sondern, in unseren Augen, in ihrer umfassenden Dokumentation einmalig. Jegliche Daten können übergeben, angesteuert und weiterverwendet werden. Daraus ergeben sich großartige Möglichkeiten für Automatisierungen, die dir das Leben einfacher machen.  

Was macht die Airtable API besonders?

Kurz gesagt: Die Airtable API ist extrem gut. APIs werden von den Softwarehersteller:innen zur Verfügung gestellt und schwanken stark in der Qualität. So kann es sein, dass nur ein Bruchteil der verfügbaren Daten überhaupt an andere Software übergeben werden kann. Außerdem ist eine API nicht selbstverständlich. Vor allem veraltete Software oder auch on-premise Software haben häufig keine API. Hier sammelt Airtable also schon mal Punkte.  

Über die Airtable API ist es also möglich jede einzelne Zelle aus einer Tabelle einzeln anzusteuern. Ansteuern meint, automatisch Daten zu entnehmen oder auch einzufügen.  

Airtable API Integration

Mit nativen Automations

Über die eigene API besitzt Airtable bereits zahlreiche native Automatisierungen, etwa für Wordpress, Typeform, Twitter, Asana oder E-Mails. So können ganz einfach kleine Prozesse automatisiert werden:  

Wenn du deine Social Media Posts in Airtable planst, kannst du sie automatisch auf Twitter oder Facebook posten lassen. Wähle dafür einen Status als Auslöser und Airtable übernimmt den Rest.

Schau nicht mehr regelmäßig selbst in die Dokumente: Lass dich über Slack benachrichtigen, wenn eine bestimmte Zelle oder Tabelle geupdated wurden.

Verbinde Airtable mit deinem Google Calendar und aktualisiere automatisch einzelne Zellen, wenn ein Kalenderereignis erstellt wurde. So kannst du beispielsweise den Überblick über den Status deiner Kund:inen behalten, wenn diese sich einen Termin vereinbaren.

Du kannst auch eigene Automatisierungen anlegen, beispielsweise wenn du Antworten in einem Google Formular erhältst, eine E-Mail in Outlook erhältst oder Änderungen an einer anderen Airtable Tabelle vorgenommen werden.

Die nativen Automatisierungen von Airtable sind besonders gut geeignet, wenn du einen kleinen Prozess hast, der nicht viel Komplexität benötigt. Außerdem ist die Erstellung wirklich einfach. Du wählst einen Auslöser aus, verbindest deinen Account, etwa für Google oder Office356, und wählst im Anschluss die auszuführende Aktion aus, beispielsweise eine E-Mail versenden.

Dennoch: Für wirklich komplexe Automatisierungen oder eine Vielzahl an anderen Anwendungen kommen die nativen Automatisierungen über die Airtable API schnell an ihre Grenzen. Genau darum gibt es allerdings spezialisierte Automatisierungsplattformen, die Hunderte und Tausende Apps unterstützen.

Mit Integromat und Zapier

Integromat und Zapier sind die Namen zweier sehr ähnlicher Automatisierungsplattformen. Die verwendete Technologie nennt sich iPaaS, Integration Plattform as a Service. Auf der Oberfläche können Hunderte und im Fall von Zapier Tausende Apps miteinander verknüpft werden und so Daten untereinander austauschen (Du fragst dich, wo der Unterschied liegt? Hier haben wir Integromat und Zapier verglichen). Wozu das ganze? Automatisierung! Denn standardisierte und wiederkehrende Aufgaben sind sehr leicht zu delegieren – und zwar an Bots. Am deutlichsten wird das mit einem Beispiel, wie die Airtable API verwendet werden kann.

Mit Hilfe von Airtable automatisch Angebote generieren

Erst kürzlich haben wir das für einen Kunden umgesetzt: Anhand eines Formulars werden automatisch Angebote erzeugt – mit der Hilfe der Airtable API.

Dafür haben wir in Wordpress ein Formular gebaut. Hier können die Berater:innen der Firma (gemeinsam mit den Kund:innen) abhaken, welche Leistungsbausteine für die Dienstleistung gebucht werden möchten. Die Dienstleistung ist sehr umfassend, weshalb sich auch sehr individuelle Angebote ergeben. Einige der Bausteine sind verpflichtend, viele andere hingegen optional. Das schafft zusätzliche Komplexität.

Wird das Formular in Wordpress ausgefüllt und abgeschickt, werden sämtliche Informationen über die Wordpress API übergeben. Mittels Integromat verknüpfen wir Wordpress mit Airtable. Hier sind die zugehörigen Textbausteine für das fertige Angebot hinterlegt und mit den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten aus dem Wordpress Formular gematcht. Das bedeutet, wenn die Berater:innen Option 1 “Erstellung einer Social Media Kampagne” anwählen, ergibt sich daraus ein ausführlicherer Textbaustein für das Angebot.

Zurück in Integromat wird aus diesen Informationen und auf Grundlage der Airtable API ein Word-Dokument erzeugt. Dieses enthält die ausgewählten Textbausteine, die fortlaufend nummeriert und mit dem zugehörigen Stundensatz versehen sind. Je nach Wunsch, wird das Dokument den Berater:innen zur Kontrolle gesendet oder direkt an die Kund:innen versendet.  

Obwohl nur drei Anwendungen, Wordpress, Airtable und Microsoft Word, verwendet werden, ist dieser Prozess sehr komplex: Für jegliche Auswahlmöglichkeiten müssen die passenden Textbausteine vorliegen, eine fortlaufende Nummerierung muss auch dann gewährleistet sein, wenn einzelne Bausteine ausgelassen werden und die zugehörigen Kund:inneninformationen müssen ebenfalls übernommen werden.

Dieses Beispiel zeigt, wie viele Möglichkeiten für automatisierte Prozessabläufe über die Airtable API ermöglicht werden. In fast jedem Prozess wird an einem Punkt eine Datenbank benötigt, auch wenn es nur ein Zwischenschritt ist. Genau hierfür eignet sich Airtable perfekt.

Was bringt mir die Airtable API?

Aber auch visuell macht Airtable schwer was her. Als Mischung aus Datenbank und Tabellenkalkulation bringt Airtable viel Übersichtlichkeit in vorhandene Daten. Über unterschiedliche Ansichten, zum Beispiel als Kanban Board oder Gantt Chart, sind weitere Nutzungsmöglichkeiten denkbar. Außerdem kannst du auf Grundlage deiner Airtable Base ein Formular erstellen. Dieses kannst du als Link versenden oder auf einer Webseite einbetten. Alle eingereichten Antworten sind so automatisch im richtigen Tabellenfeld hinterlegt.  

Über die ausgezeichnete API gelingt Airtable etwas Außergewöhnliches: Nahezu unendliche Komplexität, ohne den Überblick zu verlieren. Durch die Erweiterung mit Zapier oder Integromat entstehen komplexe und dennoch übersichtliche Integrationen, die mit kaum einem anderen Tool so umsetzbar sind.  

In unseren Augen ist Airtable perfekt, um Daten zu speichern, sortieren und visualisieren. Ist das nicht die Aufgabe einer jeden Datenbank? Ja, das sollte man meinen. Dennoch gibt es viel zu viele Softwares, die durch ihre Oberfläche nur unnötige Komplexität schaffen oder in ihren Funktionen sehr eingeschränkt sind.  

Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.

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Cloud Integration, iPaaS, SaaS, BPA… Ough, hard to keep track of all these terms. They are currently used frequently (and increasingly) in the context of automation, and it is sometimes difficult to make a clear distinction and distinction. We have already written blog posts on the terms iPaaS, SaaS and BPA, but we’ll take them up again here to make the difference.

But let’s start with cloud integration, because that’s the central umbrella term in which we embed all the other technologies in this blog post.

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What does Cloud Integration mean?

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  • Is available in real time
  • Can be accessed from almost anywhere
  • Reduce potential sources of error by entering the same data multiple times
  • Require less installation and maintenance
  • Can optimize business processes

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To illustrate these advantages, an example is suitable that we know well from our everyday work as an automation agency:

The central data to be used here is the data of a major customer. This can be the simplest information, such as the address. This address is required in numerous but completely different processes in the company: on the one hand, for correct invoicing in accounting. On the other hand, in the CRM system, where all the data of the large customer is also stored. But the address is also important in sales, for example, when employees go to the sales meeting on site.

Now the customer announces that the address of the company has changed after a move. This information will reach you by e-mail. There are now two options:

01. The e-mail is forwarded to all affected departments, accounting, sales, customer service, marketing… All persons open their corresponding program, CRM, accounting software, marketing tools (such as newsletter marketing) and change the data already stored there of the customer. This means that in multiple applications, different people do exactly the same thing: change one address.

02. But there is also an alternative: By connecting your applications, thus by integrizing them, the customer’s e-mail, or rather the information it contains about the address change, is automatically passed on to all affected applications: CRM, accounting, marketing, ERP. This does not require any clicks, because the cloud integration detects a trigger, i.e. address change, and thus automatically starts the process.

What sounds unimpressive in a single process becomes more effective when such a process occurs several times a day or weekly. Because there is a lot of data that is available in different applications and should always be correct. If these applications are cloud applications they are suitable for cloud integration.

But cloud integration doesn’t just happen. There are now a variety of applications that enable and implement this. Such tools usually allow us to link the relevant cloud applications on a central platform and define clear rules on when, how, where, how much data should be passed on and what happens to them.

IPaaS, SaaS, BPA, ABC – who can still see through it?

To realize cloud integration, there are various applications and technologies that are sometimes used interchangeably.

We have made a first distinction between iPaaS and BPA here.

We explain the term SaaS in more detail here.

Here the short version, again:

Cloud integration cannot be done without SaaS, iPaaS and BPA

Cloud integration is rather an umbrella term that includes numerous technologies, such as SaaS, iPaaS and BPA, and this is also absolutely necessary. Cloud integration is a concept that is made possible by appropriate technologies.

However, all terms share the commonality that they are cloud-based and thus offer enormous potential for growth and scaling. In addition, they are often cheaper to implement and maintain because changed requirements are easy to implement.

As an independent automation agency, we implement cloud integration according to your requirements. We use a variety of SaaS tools and iPaas (strictly speaking BPA) software. Together we find individual solutions that are flexible and scalable.

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